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DMS (Dokumentenmanagementsystem) |
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Verwaltet die Dokumente in einem Dokumentenmanagementsystem. Die bisherige Ablage von Dokumenten in Programmunterordnern wird derzeit noch parallel weitergeführt. Das DMS ist nur in der 64-Bit-Programmversion enthalten und dort nur in der Vollversion. Über das automatische Update kann von der 32-Bit-Version auf die 64-Bit-Version umgestellt werden. Zur Organisation der Datenbanken.
A: Voraussetzungen: Damit sich die Dokumente verschiedener Firmen nicht überschreiben, muss für jede Firma unter 'Einstellungen, Verschiedenes' ein eindeutiger Ordner zugewiesen sein.
B: Auswahl der Datenbank:
1) SQLite: Die Dokumente zu einer Firma werden in einer Datei verwaltet. Die Datei befindet sich auf dem gleichen Rechner wie die Programminstallation. Es ist keine weitere Datenbankinstallation notwendig.
2) PostgreSQL: Die Dokumente zu einer Firma oder i.d.R. allen Firmen werden in einem Datenbankcluster (im Prinzip Datenordner) verwaltet, der sich auf dem aktuellen Rechner, einem Rechner im Intranet oder im Internet befindet. Auf die Daten kann von verschiedenen Orten aus zugegriffen werden. Es muss dazu entweder ein Datenbankserver installiert werden oder es wird auf einen bestehenden Server zugegriffen.
C: Einrichtung der Datenbank:
1) SQLite: Öffnen Sie nacheinander alle Firmen und erstellen Sie zu jeder Firma eine Datenbank, verwenden Sie dabei am Besten den Firmennamen als Namen der Datenbank, z.B. MeineFirma1.tinydms MeineFirma2.tinydms MeineFirma3.tinydms Als Ordner wird der Datenordner vorgegeben, es kann jedoch auch jeder andere Ordner einer verbundenen Festplatte verwendet werden, der Ordner eines Netzlaufwerks darf nicht verwendet werden.
Nach der ersten Firma kann eine Schlüsseldatei erstellt werden, die bei der Erstellung der weiteren Datenbanken geladen werden kann, dadurch entfällt die Eingabe der Passwörter. Nach dem Erstellen der Datenbank sollten jeweils die Dokumente eingelesen werden, die Einstellung Daten aus Datenordner einlesen sollte dabei aktiv sein.
Hinweis: Um den Ordner nachträglich zu ändern, reicht es aus, das Programm zu beenden, alle Datenbanken (.tinydms) in einen anderen Ordner zu verschieben und danach nacheinander alle entsprechenden Taxpool-Firmen zu öffnen, die Fehlermeldung, dass die Verbindung nicht hergestellt werden konnte, kann ignoriert werden. Anschließend werden die Datenbanken erneut mittels Datenbank verbinden zugeordnet.
2) PostgreSQL:
Hinweis: Sofern Sie sich mit einem Server auf einem anderen Rechner verbinden, kann die Installation und der Schritt a) (s.u.) übersprungen werden.
Ein Installer ist hier zu finden. Ein Binärpaket, dass sich überall entpacken lässt, ist hier zu finden.
Sofern ein Server auf dem aktuellen Rechner genutzt werden soll: Falls bereits ein Server installiert wurde, kann dieser verwendet werden, ansonsten befindet sich in der aktuellen Taxpool-Komplettinstallation ein portabler Server in /INSTALLATIONSORDNER/tools64/pgsql Bei älteren Installationen muss dieser mit dem automatischen Update hinzugefügt werden.
Vorgehensweise:
a) Erstellung des Datenbank-Clusters und eines Dienstes zum automatischen Start des Servers.
b) Öffnen Sie nacheinander alle Firmen und erstellen Sie zu jeder Firma eine Datenbank, verwenden Sie dabei am Besten den Firmennamen als Namen der Datenbank, z.B. MeineFirma1 MeineFirma2 MeineFirma3
Nach der ersten Firma kann eine Schlüsseldatei erstellt werden, die bei der Erstellung der weiteren Datenbanken geladen werden kann, dadurch entfällt die Eingabe der Passwörter. Nach dem Erstellen der Datenbank sollten jeweils die Dokumente eingelesen werden, die Einstellung Daten aus Datenordner einlesen sollte dabei aktiv sein.
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