Alle dynamischen Programmdaten werden abgehend vom Datenordner verwaltet.
Der Datenordner und seine Unterordner müssen ohne Adminrechte beschreibbar sein, deswegen darf der Datenordner unter Windows nicht im Standard-Programmordner liegen (meist c:\programme\), da dieser in der Regel schreibgeschützt ist.
Die Vorgabe des Datenordners ist von der installierten Version (Portabel, Nicht-portabel, Bilanz) abhängig.
Datenordner bei der portablen (mobilen) Version:
In der portablen Version entspricht der Datenordner dem Programmordner.
Dies gilt für die Bilanz/-, die Mini/-und die Einnahmen-Überschuss-Version gleichermassen.
Die portable Version darf unter Windows nicht in den Standard-Programmordner installiert werden (siehe oben).
Nicht-Portable Version:
In der nicht-portablen Version ist der Datenordner vom Benutzer abhängig.
Weiterhin benutzt die Bilanzversion einen anderen Ordner als die Einnahmen-Überschuss-Version.
Je nach Windows-Version werden verschiedene Aliase für den Zugriff benutzt:
Miniversion und Einnahmen-Überschuss-Version:
C:\Dokumente und Einstellungen\Ihr Benutzername\Eigene Dateien\Taxpool-Buchhalter
\Desktop\Eigene Dateien\Taxpool-Buchhalter
C:\Benutzer\Ihr Benutzername\Eigene Dokumente\Taxpool-Buchhalter
Bilanzversion:
C:\Dokumente und Einstellungen\Ihr Benutzername\Eigene Dateien\Taxpool-Buchhalter Bilanz
\Desktop\Eigene Dateien\Taxpool-Buchhalter Bilanz
C:\Benutzer\Ihr Benutzername\Eigene Dokumente\Taxpool-Buchhalter Bilanz
Datenordner ermitteln:
Um den Ordner zu ermitteln, in dem Ihre Daten abgelegt sind, gehen Sie bitte auf den Menüpunkt <Datei|Systeminfo>.
Dort wird Ihnen der Ordner im Bereich Datenordner angezeigt. Der Schalter Anzeigen öffnet den Ordner im Windows-Dateimanager.
Datenordner manuell setzen:
Zusätzlich kann auch ein benutzerdefinierter Ordner festgelegt werden. Dies ist z.B. in der Regel notwendig, sofern die Daten im Netzwerk von mehreren Benutzern gleichzeitig benutzt werden sollten.
Wichtige Regeln, die bei der Datenhaltung beachtet werden sollten:
Im Datenordner befinden sich globale Daten, wie z.B. die Daten für die Online-Banking-Vorlagen oder Zahlungsbedingungen, die für alle verwalteten Mandanten gelten.
Legen Sie neue Datenbanken deswegen immer nur im Standard-Datenordner ab (Vorgabe im Programm).
Es ist zwar möglich einzelne Mandanten-Datenbanken in anderen Ordnern abzulegen, z.B. auf dem Desktop, um diese von dort mittels Doppelklick zu öffnen, dies sollte jedoch unbedingt vermieden werden, da in diesem Fall die globalen Daten dann dort nicht verfügbar sind und weiterhin der Überblick über die Datenbanken verloren gehen kann, insbesondere, wenn diese in verschiedenen Ordnern gelagert werden.
Anstelle dessen sollten einfach eine Verknüpfung zu der Datenbank im Datenordner erstellt werden, die dann danach auf den Desktop kopiert werden kann.
Aufbau des Datenordners:
\
Die Datei 'print_template_1.txt' enthält die mehrsprachigen Drucktexte für z.B. Angebote, Rechnungen und Mahnungen.
\Ausgaben
Während des Programmablaufs erstellte Ausgaben, wie z.B. der Betriebsprüfungsexport oder die USTVA-Ausgaben und als PDF exportierte Druckausgaben.
\Belege
Verzeichnis mit eingescannten Belegen, die einzelnen Buchungen zugeordnet sind.
\Dokumente
Dokumente, die einer Buchung zugeordnet wurden, werden direkt in diesem Ordner abgelegt.
Dokumente, die Artikeln, Rechnungen oder Anlagen zugeordnet wurden, werden in separaten Unterordnern des Ordners gelagert.
\Elster
Temporärer Ordner für die Erzeugung von Elster-Ausgaben, wird der Ordner manuell gelöscht, legt ihn das Programm wieder neu an.
\Firmen
Verzeichnis mit den Buchhaltungsdaten.
Jede Firma wird in einer separaten Datei mit der Endung .dbb abgelegt.
Zusätzlich gibt es eine Datei namens global.datx, die Daten enthält, die für alle Firmen gemeinsam gelten:
Die Vorlagen zum Import von Online-Banking-Kontoauszügen.
Benutzerdefinierte Bilanzgliederungen.
\Updates
Temporärer Ordner für automatische Updates, wird der Ordner manuell gelöscht, legt ihn das Programm wieder neu an.
\Vorlagen
Während des Programmablaufs erstellte Vorlagen, wie z.B. Importdefinitionen.
Aufbau des Datenordners, bei der Verwaltung mehrerer Mandanten:
Bei der Nutzung der Multimandanten-Einstellung, existiert noch ein weiterer Ordner
\Mandanten
von dem aus wiederum im Unterordner des jeweiligen Mandantennamens die Ordner Ausgaben, Belege, Dokumente und Vorlagen mit den mandantenspezifischen Daten abzweigen.
