Dieser Dialog importiert Buchungsdaten aus Onlinebanking-Kontoauszügen oder generell aus einer beliebigen Textdatenbank.
Die meisten Banken unterstützen den Export der Kontoauszüge als Textdatei.
1) Es muss zuerst das programminterne Finanzkonto ausgewählt werden, dass dem Bankkonto im Programm entspricht.
Falls für die Kontonummer bereits Vorlagen bestehen, kann auch einfach eine Vorlagen mit der Kontonummer ausgewählt werden, die für den Import verwendet werden soll und die dann das Konto in das Eingabefeld für die Kontonummer einträgt.
Wichtig: Bei Öffnen des Dialog wählt das Programm immer die erste der Vorlagen aus, sodaß deren Kontonummer eingetragen wird. Falls in ein neues Finanzkonto importiert werden soll, muss dessen Kontonummer manuell eingetragen werden, falls noch in keiner Vorlage vorhanden. Es sollte für jede Vorlage ein eindeutiger Titel eingetragen werden, Wie der Titel oder die Kontonummer nachträglich geändert werdenkann, ist hier nachzulesen.
2) Unter Kontoauszugsdatei die Datei mit den Buchungsdaten öffnen.
3) Bereits importierte Buchungen erkennt das Programm, sofern sich das Format der Importdatei nicht geändert hat, diese werden dann nicht in der Liste angezeigt, falls die Einstellung Doppelte Buchungen vermeiden aktiviert ist.
Wichtig: Diese Einstellung ist nicht nur für die Anzeige, sondern auch für den Import relevant. D.h. wenn bereits importierte Buchungen nicht erneut importiert werden sollen, muss die Einstellung vor dem Import aktiviert sein.
4) Nach dem Öffnen der Datei erscheint noch ein Zusatzdialog in dem erweiterte Einstellungen getroffen und bereits bestehenden Vorlagen verwaltet werden können.
In der Datenvoransicht werden die Datenfelder mit den Inhalten der Textdatenbank angezeigt. Dort ist bei neuen Formaten erkennbar welche Felder für den Import relevant sind.
In der Datenvoransicht ist eine Mehrfachauswahl möglich.
Nur die ausgewählten Einträge werden importiert.
Der Schalter Alle auswählen wählt alle Einträge der Liste aus.
Der Schalter Alle abwählen wählt alle Einträge der Liste ab.
Mittels Doppelklick können die Daten in der Voransicht bearbeitet werden.
Mit dem Schalter Listenansicht einstellen können unbenutzte Datenfelder ausgeblendet oder die Reihenfolge benutzter Felder geändert werden.
Die Einstellung Datenfeldtyp ermitteln bewirkt, dass das Programm anhand der Datenfeldinhalte ermittelt, ob es sich um Zahlenfelder handelt, und nur diese Felder bei den Auswahllisten Betrag zulässt. Sollte ein benötigtes Datenfeld nicht in einem der genannten Felder auftauchen, sollte diese Einstellung deaktiviert werden.
Nach einer Änderung der Einstellung müssen die Daten erneut importiert werden.
Unter Datenfelder zuordnen lassen sich die Datenfelder der Textdatenbank den internen Datenfeldern zuordnen.
Bei noch nicht bekannten Formaten weist ein Mitteilungsfenster daraufhin, dass eine Zuordnung vorgenommen werden muss.
Der Schalter Neuer Import erscheint aktiviert, sofern den Auswahllisten Kontonummer/IBAN und BLZ/BIC Datenfelder zugewiesen wurden.
Die Daten werden dann beim Import intern in das MT940-Format konvertiert und der entsprechende Importdialog gestartet.
Sofern die Textdatei ein Feld mit der Kundenreferenz/End-ToEnd-ID enthält, sollte es zuvor ausgewählt werden.
Offene Posten zuordnen: Dazu hier nachlesen.
Zu den internen Datenfeldern:
Betrag/Betrag Soll, Betrag Haben:
Je nach dem Aufbau der Textdatei gibt es verschiedene Auswahlmöglichkeiten:
Fall 1: Es existiert nur ein Datenfeld in dem die Buchungsbeträge vorzeichenbehaftet stehen:
In diesem Fall wird dieses Datenfeld dem internen Datenfeld Betrag Soll zugeordnet, dem Datenfeld Betrag Haben wird ein Leereintrag zugeordnet.
Beispiel:
Betrag;Buchungstext
100;Beispiel1
-200;Beispiel2
Fall 2: Es existieren zwei Datenfelder in denen die Buchungsbeträge für Soll und Haben stehen:
Sofern in einem Datenfeld ein Betrag von 0 steht, oder es leer ist, wird nur der Wert des anderen Datenfeldes verwendet.
In diesem Fall das Datenfeld mit dem Sollbetrag dem internen Datenfeld Betrag Soll und das Datenfeld mit dem Habenbetrag dem internen Datenfeld Betrag Haben zugeordnet.
Hinweis: Derzeit wird ein evtl. negatives Vorzeichen z.B. beim Sollbetrag ignoriert, die Werte werden als absolute Wert behandelt.
Beispiel:
Betrag1;Betrag2;Buchungstext
100;0;Beispiel1
0;200;Beispiel2
Fall 3: Es existiert ein Datenfeld in dem die Buchungsbeträge für Soll und Haben ohne Vorzeichen stehen und es existieren ein oder zwei weitere Datenfelder in denen eine Zeichenkette steht, die anzeigt, ob es sich um Soll oder Haben handelt:
In diesem Fall das Betragsfeld dem internen Datenfeld Betrag Soll zugeordnet.
Anschließen werden die beiden Schalter Wenn Datenfeld für Soll und Haben aktiviert.
Bei Soll und Haben wird unter den Wert x enthält die Zeichenkette eingetragen, die jeweils Soll und Haben charakterisiert, im unteren Beispiel S und H.
Danach wird das oder werden die Datenfelder ausgewählt, die die Zeichenkette enthalten.
Beispiel:
Betrag;Kennung;Buchungstext
100;S;Beispiel1
200;H;Beispiel2
Buchungstext: Einige Banken bieten nur ein Feld für den Buchungstext an ('Verwendungszweck', 'Buchungstext' etc.). Andere bieten mehrere Buchungstextzeilen an.
Mit dem Schalter + aus der sich öffnenden Auswahlliste können nacheinander die Datenfelder eingefügt werden, aus denen sich der spätere Buchungstext zusammensetzen soll.
Mit dem Schalter - können Einträge wieder entfernt werden. Mit den Schaltern Oben/Unten kann die Reihenfolge der Zusammensetzung verändert werden.
Empfänger: Einige Banken bieten nur ein oder gar kein Feld für den Empfänger an ('Empfänger', 'Auftraggeber' etc.). Andere bieten mehrere Empfängerzeilen an.
Das Einfügen und Bearbeiten der Einträge geschieht genauso wie bei den Buchungstexten (s.o.).
Hinweis: Die Felder Buchungstext, Empfänger, Kategorie, Benutzerfeld1, Benutzerfeld2 können benutzt werden, um später über eine Suche eine automatische Zuordnung zu einem Buchungskonto zu erstellen.
Der Schalter Importieren übertragt alle Buchungen zur Weiterverarbeitung in den Buchungsstapel.
Bereits gebuchte Kontoauszugsdaten werden vom Programm automatisch erkannt und ignoriert.
Hinweis: Falls Belegnummern aktiviert sind, werden beim Import die Belegnummern der importierten Buchungen automatisch durchnummeriert.
Sollte also der Buchungsstapel nach dem Import gelöscht worden sein, um erneut die gleichen Buchungen zu importieren empfiehlt es sich, unter<Buchen|Belege neu durchnummerieren> die Belegnummern neu durchzunummerieren, falls es Lücken gibt.
Manuelles Buchen:
In der Buchungliste erscheinen unvollständige Buchungen als rot markiert.
Bei diesen Buchungen muss noch das Gegenkonto (Kategorie) festgelegt werden.
Dazu wird im 'Einfach-Buchen-Dialog' mittels Doppelklick auf den Eintrag gegangen und in der Buchungsmaske unter Kategorie das gewünschte Gegenkonto zugeordnet.
Evtl. ist es noch notwendig, den Buchungstext anzupassen.
Alternativ kann auch auch eine passende Buchungsvorlage aus der Liste ausgewählt werden.
Danach lässt sich die Buchung sichern (Schalter Ändern).
Automatisierung des Buchens:
Um diesen Vorgang zu automatisieren, kann der automatische Buchungsassistenten aufgerufen werden <Buchen|automatischen Buchungsassisten anzeigen>.
Weitere Hinweise:
Buchungen bei denen ein unbekanntes Konto auftaucht, erscheinen in der Buchungsliste rot.
Nach dem Import wird die Datumsauswahl auf den Bereich gesetzt, in dem sich die importierten Buchungen befinden.
Importierte Buchungen werden intern markiert, diese Markierung kann z.B. benutzt werden, um nur die zuletzt importierten Buchungen zu löschen.
Importierte Buchungen mit einem Vorzeichen werden im Buchungsdialog ohne Vorzeichen angezeigt, ob es sich um eine Ausgabe oder Einnahme handelt entscheiden z.B. in der Buchungsmaske im Einfach-Buchen-Modus die gleichnamigen Auswahlschalter.
In der Buchungsmaske im Expertenmodus erscheinen Einnahmekonten auf der Habenseite und Ausgabekonten auf der Sollseite.