Import konfigurieren
Um auch exotische oder teilweise eigentlich ungültige Textformate lesen zu können, wurde der Importdialog so erweitert, dass im Zweifelsfall die Einstellungen manuell getroffen werden können, die die automatische Einleseroutine eventuell nicht erkennt. In den meisten Fällen sind die vom Programm ermittelten Voreinstellungen jedoch bereits richtig, sodass nur noch mit OK bestätigt werden muss.
Grundeinstellungen
Unter Trennzeichen wird das Zeichen ausgewählt, mit dem die Datenfelder getrennt sind (Semikolon, Tabulator, Komma usw.).
Unter Titelzeile wird die Zeile ausgewählt, in der die Feldtitel stehen (Betrag, Datum usw.). Ein Import ohne Titelzeile ist nicht möglich.
Unter 1. Datenzeile wird die Zeile ausgewählt, ab der die eigentlichen Daten beginnen — meist die Zeile direkt nach der Titelzeile.
Unter Letzte Datenzeile wird die Zeile ausgewählt, in der die letzten Daten stehen. Diese Auswahl ist praktisch, da manche Banken am Ende Zusatzdaten anhängen, die sich dadurch abschneiden lassen.
Nachdem alle Felder ausgewählt wurden, wird der Dialog mit OK beendet.
Neue Einlesefunktion
Die Option Neue Einlesefunktion aktiviert ein verbessertes Einleseverfahren. Sie ist vor allem für strukturierte Daten gedacht, die das bisherige Verfahren nicht in allen Fällen korrekt lesen konnte. Wird festgestellt, dass die Daten falsch eingelesen werden — etwa weil Felder verschoben oder zusammengezogen erscheinen —, kann diese Option aktiviert werden, um das Ergebnis zu korrigieren.
Datumsfeld
Unter Datumsfeld wird die Spalte bestimmt, die als Belegdatum verwendet wird. Empfohlen wird der Buchungstag, da dieser stabiler ist als die Wertstellung. Die Wertstellung kann in seltenen Fällen ungültig sein — solche Zeilen werden dann nicht importiert — oder sich nachträglich ändern, was zu einem doppelten Import führen kann. Der Buchungstag bleibt dagegen konstant.
Dezimalseparator
Das Programm erkennt die meisten weltweiten Zahlenformate automatisch. Der unter Dezimalseparator eingestellte Wert wird nur in den Fällen herangezogen, in denen das Format mehrdeutig ist und nicht eindeutig erkannt werden kann.
Datumsfilter
Über Von und Bis lässt sich der Import auf einen Datumsbereich begrenzen. Der Filter wird erst nach dem Beenden des Dialogs angewendet. Bleibt ein Feld leer, gilt nach dieser Seite keine Begrenzung; bleiben beide leer, findet keine Filterung statt. Der Filter ist hilfreich, um bei einem erneuten Import bereits übernommene Zeiträume auszuschließen und so doppelte Buchungen zu vermeiden.
Vorlagen
Beim Import merkt sich das Programm die getroffenen Einstellungen in einer Vorlage. Es werden stets alle vorhandenen Vorlagen angezeigt. Wird eine zum aktuellen Importtext passende Vorlage gefunden, wird diese automatisch ausgewählt und ihre Einstellungen übernommen. Wird keine passende gefunden, ist die angezeigte Auswahl beliebig — in diesem Fall sind die Einstellungen manuell zu prüfen.
Der Dialog dient damit auch zur Verwaltung der Vorlagen. Über Name lässt sich die Vorlage benennen (rein zur besseren Übersicht), über Konto das zugeordnete interne Finanzkonto. Mit Löschen wird die gewählte Vorlage entfernt.
Wurde im vorgelagerten Schritt versehentlich eine falsche Kontonummer ausgewählt und damit bereits eine Vorlage angelegt, sollte die Kontonummer über Ändern korrigiert und der Dialog anschließend mit Abbrechen beendet werden. Die Korrektur der Kontonummer wird sofort gespeichert und gilt unabhängig davon, ob der Dialog mit OK oder Abbrechen beendet wird.
Wenn die Bank das Exportformat ändert
Die Vorlagenerkennung vergleicht die Inhalte der Spaltenüberschriften der aktuellen Datei mit den in der Vorlage gespeicherten Spalten. Ändert eine Bank ihr Exportformat — typischerweise, indem hinten zusätzliche Spalten angehängt werden —, gilt die Datei als andere Struktur, und die bestehende Vorlage wird nicht mehr automatisch erkannt, obwohl sie inhaltlich weiterhin passt.
Der einfachste Weg in einem solchen Fall ist der Datumsfilter: Werden bei einem erneuten Import die bereits übernommenen Zeiträume über Von und Bis ausgeschlossen, lassen sich doppelte Buchungen unabhängig von der Vorlagenerkennung zuverlässig vermeiden. Dieser Weg ist immer möglich und erfordert keine Änderung an den Vorlagen.
Wer die bestehende Vorlage dauerhaft auf das neue Format erweitern möchte, kann die Option Immer für diesen Import verwenden nutzen. Wird sie aktiviert, prüft das Programm zunächst, ob mindestens die ersten vier Spalten der aktuellen Datei mit denen der gewählten Vorlage übereinstimmen. Ist diese Mindestbedingung erfüllt, wird die aktuelle Spaltenstruktur zusätzlich in der Vorlage hinterlegt. Die Vorlage erkennt danach beide Varianten — die ursprüngliche und die neue.
Damit die Wiedererkennung später greift, müssen jedoch alle Spalten des alten Formats auch im neuen Format vorhanden sein, und zwar in derselben Reihenfolge. Das neue Format darf zusätzliche Spalten enthalten, diese aber nur hinten anhängen. Werden bestehende Spalten umgestellt, entfernt oder umbenannt, schlägt die Wiedererkennung fehl.
Hintergrund: Da die Erkennung über die Inhalte der Spaltenüberschriften erfolgt, entsteht bei jeder Abweichung in den bisherigen Spalten — andere Bezeichnung oder andere Reihenfolge — eine andere Kennung, und die Daten im neuen Format werden nicht mehr erkannt. Nur wenn die Bank die bisherigen Felder unverändert und in gleicher Reihenfolge belässt und lediglich weitere Felder anhängt, funktioniert die Erweiterung.
Beispiel (Commerzbank):
Altes Format: Buchungstag | Wertstellung | Umsatzart | Buchungstext | Betrag | Währung | IBAN Kontoinhaber | Kategorie
Neues Format (Felder hinten angehängt, Anfang unverändert): Buchungstag | Wertstellung | Umsatzart | Buchungstext | Betrag | Währung | IBAN Kontoinhaber | Kategorie | Sender | Empfänger | Verwendungszweck
Da alle bisherigen Spalten in derselben Reihenfolge erhalten bleiben und nur hinten erweitert wird, kann die bestehende Vorlage über Immer für diesen Import verwenden auf das neue Format erweitert werden.
Wichtig zu wissen: Damit für eine bestimmte Spaltenstruktur immer genau eine Vorlage zuständig ist, werden beim Aktivieren andere Vorlagen entfernt, die dieselbe Struktur erkennen würden. Nicht betroffene Vorlagen bleiben unverändert erhalten.
Doppelte Buchungen vermeiden
Bei aktivierter Duplikatprüfung erkennt das Programm bereits importierte Buchungen anhand des Originalinhalts der Zeile und überspringt sie. Ändert eine Bank ihr Format durch angehängte Spalten, kann es vorkommen, dass dieselbe Buchung im neuen Format nicht mehr als Dublette erkannt wird. In diesem Fall helfen zwei Wege, doppelte Importe zu vermeiden: am einfachsten der Datumsfilter, mit dem sich bereits importierte Zeiträume ausschließen lassen, oder alternativ die Vorlagenerweiterung über die Alternativ-Spalten.