WooCommerce (REST-API)

Die Funktion führt einen automatischen Import aus WooCommerce mittels der WooCommerce-REST-API durch.

Dabei können Bestellungen, Versandgebühren, paypal-Gebühren (bei Transaktionen ab dem 1.4.2022) und Kundendaten importiert werden, zusätzliche Gebühren werden derzeit nicht unterstützt.

Sofern das WooCommerce-Zusatzmodul Germanized installiert ist, können optional auch alle damit erstellten PDF-Rechnungen importiert und den Buchungen zugeordnet werden.

Bereits importierte Bestellungen werden automatisch erkannt und nicht erneut importiert.

Wichtig: Es ist zu empfehlen, sich vor der ersten Nutzung zuerst eine Testfirma anzulegen, in die die Daten importiert werden können, um die Importeinstellungen zu testen.

Sollten Buchungen mit falschen Einstellungen erstellt worden sein, lassen sich die zuletzt importierten Buchungen wieder löschen, dazu hier.

Angelegte Kunden lassen sich nicht rückgängig machen.

Es kann jedoch vor dem Import eine Einzeldatensicherung erstellt werden, die sich später wieder zurücksichern lässt (die Einstellung Sicherung mit Originalnamen wiederherstellen sollte beim Rücksichern aktiviert werden).

Voraussetzungen:

WooCommerce (WooCommerce).

WooCommerce PayPal Payments (WooCommerce).

WooCommerce Shipping & Tax (WooCommerce).

WooCommerce Stripe-Gateway (WooCommerce).

WooCommerce-Zahlungen (Automattic).

Germanized für WooCommerce (vendidero).

Germanized für WooCommerce Pro (vendidero).

Germanized für WooCommerce: One Stop Shop (vendidero).

Einstellungen:

Webseite: Die Webseite, auf der der Shop gehostet ist, z.B. https://www.taxpool.net

API-Key/API-Secret:

Die Werte zum Zugriff mittels REST-API werden in WooCommerce folgendermaßen festgelegt, legen Sie dabei als Berechtigungen unbedingt nur Lesen fest, notieren Sie die Werte z.B. in KeePassXC oder einem anderen Passwortsafe:

Die API-Daten werden im Programm mit einer Windows-Funktion sicher verschlüsselt (Schlüsselbund), deswegen ist beim erneuten Öffnen des Programm keine Passworteingabe zum Entschlüsseln der Daten notwendig.

Datumsfilter von/bis: Der Datumsbereich (Erstellungsdatum), in dem sich die Bestellungen befinden. Das Datum wird in das Datum der Zeitzone für Deutschland konvertiert, falls sich der Server in einer anderen Zeitzone befindet.

Hinweis: Auch wenn ein Datumsbereich bereits ausgelesen wurde (z.B. 1 Quartal), sollte immer wieder z.B. vom Beginn des Wirtschaftsjahres bis zum aktuellen Datum eingelesen werden, der Grund dafür ist, dass WooCommerce in bestimmten  Fällen auch Erstattungen erstellen kann, die direkt an eine alte Bestellung geheftet werden, ohne das Änderungsdatum der ursprünglichen Bestellung zu ändern, diese Erstattungen, die selber ein aktuelleres Datum tragen, würden ansonsten nachfolgend nicht berücksichtigt werden.

Um zu verhindern, dass versehentlich Buchungen in bereits steuerlich übermittelten Monaten erzeugt werden, können diese Monate im Programm einfach manuell gesperrt werden.

ID-Cache aktivieren: Derzeit nicht unterstützt.

Germanized: Verwenden:

Diese Einstellung kann aktiviert werden, falls das WooCommerce-Zusatzmodul Germanized installiert ist und die PDF-Rechnungen ebenfalls importiert und den Buchungen zugeordnet werden sollen.

Durch diese Einstellung wird der Einlesevorgang ca. 10 mal langsamer.

Die Dateien werden im Unterordner /gmz/ des Belegordners des Mandantenordners gespeichert.

PDF überschreiben: Bereits vorhandene, gleichnamige Dateien werden erneut überschrieben.

'Zahlmethode (kurz)' bearbeiten: Es kann eine Kurzform zu einer Zahlmethode erstellt werden, die Zahlmethode und die Kurzform werden durch ein Semikolon getrennt.

Einträge werden durch einen Zeilenumbruch getrennt.

Buchungstexte:

Es können Buchungstexte für Erlöse, Gebühren und Versandkosten festgelegt werden.

Dabei sind folgende Platzhalter verfügbar:

<BILLING_NAME> Name und Vorname der Bestellung.

<SHIPPING_NAME> Name und Vorname für den Versand.

<NAME> Falls <SHIPPING_NAME> leer ist, <BILLING_NAME> ansonsten <SHIPPING_NAME>.

<BILLING_COMPANY> Firmenname der Bestellung.

<SHIPPING_COMPANY> Firmenname für den Versand.

<COMPANY> Falls <SHIPPING_COMPANY> leer ist, <BILLING_COMPANY> ansonsten <SHIPPING_COMPANY>.

<EMAIL> Bestellemail.

<ID> Eindeutige ID (Ganzzahl) der Bestellung.

<ORDER_NUMBER> Bestellnummer.

<GM_INVOICE_NUMBER> Germanized-Rechnungsnummer.

<GM_INVOICE_NUMBER_COMPLETE> Komplette Germanized-Rechnungsnummer (Rechnungsnummer, Bestellnummer, Jahr).

<PRODUCT_NAME> Produktname.

<PAYMENT_METHOD> Bezahlmethode.

<PAYMENT_METHOD_S> Bezahlmethode, Kurzform (siehe weiter oben).

<,> Ein Komma oder ein anderes Trennzeichen, das nur dann erzeugt wird, wenn der vorherige Eintrag nicht leer ist.

paypal importieren:

Es werden paypal-Transaktionen importiert.

Bei Transaktionen ab dem 1.4.2022 wird auch die dazugehörige paypal-Gebühr importiert, für Transaktionen zuvor kann separat der paypal-Import genutzt und dort die Einstellung Nur Gebühren importieren aktiviert werden, ansonsten wird der zusätzliche paypal-Import im Prinzip nicht mehr benötigt, sofern Sie selber beim Einkauf mit paypal nicht ein evtl. Guthaben, sondern immer z.B. die Kreditkarte oder die Bankverbindung verwenden, damit keine Verrechnung mit Erlösen entsteht.

Werden Zahlungen mittels paypal direkt (ohne Shop) empfangen, müssen diese separat ausgewertet werden.

Für die Überweisungen und Abbuchungen von paypal zur Bank kann einfach eine Vorlage für den Geldtransit verwendet werden:

Beispiel für eine Vorlage für dem Geldeingang aus paypal:

WooCoommerce importieren:

Es werden die WooCommerce-Transaktionen (z.B. Stripe) importiert.

Die dazugehörigen Gebühren sind derzeit aus der API nicht ermittelbar, diese sind in WooCommerce unter Zahlungen/Dokumente zu finden und lassen sich im Programm z.B. mit dem Konto 3123/5923 (SKR03/04) manuell buchen.

Kunden anlegen:

Erzeugt derzeit nur aus den Emailadressen Kundendaten, in Kürze werden auch die Daten der WooCommerce-Kundendatenbank mittels ID abgleichbar sein.

Belegdatum:

Das Belegdatum der Buchungen, die Voreinstellung ist Automatisch, dabei wird das Abgeschlossen-Datum verwendet.

Hinweis: Das Bezahlt-Datum ist bei Bestellungen z.B. mit SEPA-Lastschrift, Sofort, bei denen der Zahlungseingang i.d.R. erst einige Tage später erfolgt, nur dann gesetzt, falls der Zahlungseingang abgewartet wird, wird der Status manuell vor Zahlungseingang auf Abgeschlossen gesetzt, um z.B. den Kunde nicht warten zu lassen, setzt WooCommerce das Bezahlt-Datum in diesem Fall bei Zahlungseingang nicht.

Bei Zahlungsarten, bei denen direct in WooCommerce kein Zahlungseingang erfolgt (Nachnahme, Rechnung, Scheck, Vorausüberweisung) ist das Belegdatum das Abgeschlossen-Datum

Bei Erstattungen ist das Belegdatum immer das Datum der Erstattung.

Kostenstelle1/2:

Um nach dem Import den Verkaufsanteil bestimmter Produkte oder Zahlmethoden zu ermitteln, können Kostenstellen zugewiesen werden.

Zahlmethode (kurz) kann mit dem Schalter 'Zahlmethode (kurz)' bearbeiten geändert werden (siehe dazu weiter oben).

B2C:

Einstellungen für Lieferungen und Leistungen an Privatpersonen im anderen EU-Land konfigurieren.

Hinweis: Die EU-weite einheitliche Lieferschwelle in Höhe von 10.000 € gilt auch für Kleinunternehmer.

OSS: EU-Umsätze werden nach One Stop Shop berechnet (ab dem 1.7.2021, Lieferschwelle 10,000€ EU-weit). Dazu ist eine Anmeldung notwendig.

Das Programm bucht automatisch den aktuellen Steuersatz für das entsprechende EU-Land.

Lieferschwellen überschritten: Es werden die gleichen Konten wie bei OSS verwendet, die Erlöse werden jedoch nicht in Berichte/OSS ausgewertet.

Lieferschwellen nicht überschritten: Es werden Konten mit deutscher Steuer bebucht.

Per Voreinstellung verwendet das Programm für OSS und alternative umsatzsteuerliche Registrierung je EU-Land die gleichen Konten, in der Auswertung lassen sich die Buchungen jedoch auseinanderhalten.

Kontenrahmen:

Der zum Import verwendete Kontenrahmen.

Typ:

Festlegung der Buchungskonten je nach Steuerfall, im Eingabefeld Konto können die Vorgabekonten geändert werden.

Zuerst sollten dabei die folgenden Konten kontrolliert werden:

paypal-Konto: Hier sollte dasselbe Konto wie beim paypal-Import verwendet werden. Die Vorgabe ist 1220/1820/955 (SKR03/SKR04/SKR49).

In der Kontenverwaltung kann dem Konto ein sinnvoller Titel, wie 'paypal-Konto' zugewiesen werden.

WooCommerce-Verrechnungskonto: Hier kann z.B. ein noch nicht verwendetes Verrechnungskonto im Bereich 1361-1369/1461-1469/706  (SKR03/SKR04/SKR49) verwendet werden.

Es sollte ein anderes Konto als das ebay-Verrechnungskonto verwendet werden, sofern der ebay-Import genutzt wird.

In der Kontenverwaltung kann dem Konto ein sinnvoller Titel, wie 'woocommerce-Konto' zugewiesen werden.

Hinweise für Kleinunternehmer:

Es sollten die Konten Erlöse Inland ohne Steuer und Versandkosten Inland ohne Steuer kontrolliert werden, die Vorgabe ist 8195/4185/8000 (SKR03/SKR04/SKR49).

Hinweise bei Differenzbesteuerung:

Es sollten die Konten Erlöse Inland ohne Steuer und Versandkosten Inland ohne Steuer kontrolliert werden, die Vorgabe ist 8200/4200/8000 (SKR03/SKR04/SKR49).

Bereits im Programm vorhanden:

8191/4136 (SKR03/SKR04) Erlöse nach §§ 25 und 25a UStG 19% USt.

8193/4138 (SKR03/SKR04) Erlöse nach §§ 25 und 25a UStG ohne USt.

Es können dazu auch neue Konten angelegt werden, z.B.

8221/4221 (SKR03/SKR04)        Erlöse Differenzbesteuerung ohne USt, Gesamtdifferenz.

8226/4226 (SKR03/SKR04)        Erlöse Differenzbesteuerung 19 % USt, Gesamtdifferenz.

Vorgehensweise:

1) Kontrolle, ob die Einstellungen für Kleinunternehmer und Differenzbesteuerung stimmen.

2) Lesen der Infos unter Kontenrahmen/Typ (siehe weiter oben).

3) Konfiguration der anderen Dialogeinstellungen (siehe weiter oben).

4) Mit Daten vom Server abrufen werden die Shopdaten geladen, der Vorgang kann mit dem Schalter Anhalten abgebrochen werden.

5) Mit Import starten werden die Daten in Taxpool®-Buchhalter importiert, mit Abbrechen und Beenden wird der Dialog beendet, alle bereits geladenen Daten werden dann zurückgesetzt.

Dateien:

Die Importeinstellungen werden in der Datei woocommerce.opt wird im Ordner DATENORDNER/MANDANTEN/NAME_DER_FIRMA gespeichert.