Vorlageneditor

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Mit dem Vorlageneditor können Druckvorlagen erstellt werden.

Dabei sind keine Programmierkenntnisse erforderlich, alle Objekte lassen sich in Grösse und Position exakt festlegen, mittels Textbausteinen können Programmeinstellungen direkt angesprochen werden.

 

Hinweis: Bevor Sie Änderungen an der Standardvorlage vornehmen, sollten Sie sich von dieser mit dem Schalter Kopieren im Bereich Auswahl eine Kopie erzeugen.

 

Benutzung bei vorgefertigem Briefkopf oder Nutzung von PDF-Overlaydateien:

Sie können im Editor einen kompletten Briefkopf inklusive Bildeinbindung erstellen, sollten Sie jedoch einen vorgefertigen Briefköpf benutzen wollen, indem bereits eine Firmenanschrift und eine Fußzeile enthalten ist, ist folgendes nowendig:

1) Erstellen Sie eine Kopie der Standardvorlage.

2) Deaktivieren Sie bei folgenden Elementen die Eigenschaft 'Anzeigen' und aktivieren Sie für die Fußzeilen die Einstellung 'Platzhalter'.

Seite 1 -- Adressat-Titel

Seite 1 -- Firmenadresse

Seite 1 -- Fußzeile

Seite 2 -- Fußzeile

3)  Deaktivieren Sie bei 'Seite 1 -- Adressat' die Einstellung 'Rahmenlinien oben'.

4) Stellen Sie beim Objekt 'Seite 1 -- Adressat' den Wert 'Oben' so ein, dass in den richtigen Bereich gedruckt wird.

5) Stellen Sie beim Objekt 'Seite 1 -- Hauptteil' den Wert 'Oben' so ein, dass in den richtigen Bereich gedruckt wird.

6) Erstellen Sie für die Seitenzahl der ersten Seite ein neues Objekt (Neue Fußzeile) vom Typ Text mit folgenden Einstellungen:

7) Drucken Sie das PDF-Dokument immer ohne Skalierung (also keine Randanpassung, etc.), dann werden die im Programm eingestellten Abstände mm-genau umgesetzt.

 

 

Einfügen eines Bildes, z.B. Logos:

Gehen Sie auf Neues Objekt --> Bild-Objekt.

Stellen Sie als Z-Position Oben ein.

Legen Sie die Position und die Dimension des Bildes fest.

Aktivieren Sie die die Einstellung Aspect Ratio.

Legen Sie unter Objekt erscheint, fest, auf welchen Seiten das Objekt erscheinen soll.

Damit die anderen Elemente Platz für das Bild reservieren, muss eine weitere Kopf- oder Fusszeile mit der Höhe des Bildes erstellt werden oder eine bestehende Zeile in der Höhe angepasst werden.

Hinweis:

Bilder, sollten im Bereich \Datenordner\Vorlagen gespeichert werden, in diesem Fall werden sie auch bei einem Rechnerwechsel immer gefunden.

 

Einfügen eines Bildes im Text, z.B. einer Unterschriftsdatei:

Die Syntax dazu ist:

<image="c:/beispiel.jpg;1;1;8.5cm;4cm"></image>

Die Werte werden semikolongetrennt und eingeschlossen in Anführungsstriche.

Parameter:

Dateiname: Absoluter Pfad, sofern eine Datei nicht gefunden wird, wird in der Reihenfolge Datenordner, Vorlagenordner, Dokumentenordner nach der Datei gesucht.

Es sollten nur jpeg oder png-Bilder benutzt werden.

Bild an Grösse anpassen: 0 oder 1.

Aspect Ratio beachten: 0 oder 1.

Breite: Dezimaltrennzeichen: Punkt, Einheiten wie in HTML [pt;cm;mm...].

Höhe: Dezimaltrennzeichen:Punkt, Einheiten wie in HTML [pt;cm;mm...].

 

 

Einstellungen:

Unter Typ kann nach dem Vorlagentyp (Angebot, Mahnung, Rechnung) gefiltert werden, standardmässig ist beim Öffnen des Dialogs der aktuell benutzte Vorlagentyp ausgewählt.

Der Schalter Kopieren als ermöglicht es, eine Kopie der aktuellen Vorlage mit einem anderen Vorlagentyp zu erstellen.

 

 

1) Unter Seitenmasse können die Seitengrösse und die Randeinstellungen vorgenommen werden.

Diese Werte gelten für alle mit der Vorlage erzeugten Seiten.

 

2) Objekte:

Allgemeines:

Die Einstellungen Links und Oben eines Objektes beziehen sich immer auf den Blattanfang und sind von den Seitenrändern unabhängig.

 

Mit der Einstellung Anzeigen kann ein Objekt sichtbar bzw. unsichtbar gemacht werden.

Für die Objekte 'Kopfzeile', 'Fußzeile' und 'Hauptteil' gibt zusätzlich noch die Einstellung Platzhalter.

Standardmässig wird der vertikale Bereich der genannten Objekte freigegeben, sofern das Objekt unsichtbar wird, bei aktiver Einstellung Platzhalter wird der Bereich weiterhin reserviert.

 

Unter Objekt erscheint kann festgelegt werden, ob ein Objekt auf der ersten Seite, der zweiten Seite und den nachfolgenden Seiten oder allen Seiten erscheinen soll, dies ist z.B.  beim Adressfeld sinnvoll, das nur auf der ersten Seite erscheinen soll.

 

Die Z-Position ist wichtig, wenn sich zwei oder mehrere Objekte überschneiden, z.B. ein Text auf einem Bild, in diesem Fall sollte das Text-Objekt die Z-Position oben und das Bild-Objekt die Z-Position unten erhalten.

 

Der Schalter Als Standard speichern benutzt die Eigenschaften des aktuellen Objekts beim Einfügen eines neuen Objekts des gleichen Typs als Vorlage.

 

Das Feld Sortierung bestimmt die vertikale  Erstellungsreihenfolge bei Kopfzeilen und Fußzeilen, sofern mehrere davon vorhanden sind.

Objekte mit hohem Sortierwert erscheinen dabei zuerst (bezogen auf die Seitenoberkante), angenommen, es existieren zwei Fußzeilen mit dem Sortierwerten 1 und 2, dann erscheint die Fußzeile mit dem Wert 2 über der Fußzeile mit dem Wert 1.

 

Ausrichtung bzgl. Objekt und Ausrichtung bzgl. Seite beziehen sich auf die Werte für Links und und Oben.

Beispiel: Ein Objekt soll immer 2 cm von der rechten Seite angeordnet sein: In diesem Fall muss als Ausrichtung bzgl. des Objekts rechts und als Ausrichtung bzgl. Seite ebenfalls rechts eingestellt werden, unter Links werden -20mm eingetragen.

Diese Einstellung hat den Vorteil, dass die Position auch bei einer Änderung der Blattgrösse erhalten bleibt.

 

Mit dem Schalter Ausgabe testen wird eine Testausgabe erzeugt, dabei werden die Daten des im rechten Feld ausgewählten benutzt.

 

Um beim Ausdruck von PDF-Dateien exakt die eingestellten Abmessungen zu erhalten, müssen Sie im PDF-Programm die Skalierung 'Aktuelle Grösse' einstellen.

 

Unter Inhalt kann der Textinhalt eines Objektes bearbeitet werden, bei längeren Texten oder wenn Variablen benutzt werden sollen, sollte der Inhalt mit dem Schalter Variableneditor bearbeitet werden.

Variablen sind Texte, die später vom Programm bei der Erstellung der PDF-Datei gegen z.B. Datenbankinhalte ausgetauscht werden.

Beispiel: Wenn Sie in einem Objekt die Variable \$MANDANT_FIRMA eintragen, erscheint später auf der Rechnung an dieser Stelle der bei den Programmeinstellungen hinterlegte Firmenname.

Hinweis: Bei Objekten, die Variablen als Textinhalte enthalten, sollte die Einstellung Zeilenumbruch deaktiviert sein, Zeilenumbrüche werden mit der Variablen \$NEWLINE eingefügt. Dadurch kann der Textinhalt mittels  normalen Zeilenumbrüchen strukturiert werden, ohne dass diese in der Ausgabe erscheinen.

Weitere Infos zu Variablen und Formatierungsanweisungen finde Sie hier.

 

Die Standardvorlage von Angeboten und Rechnungen enthält bereits einige vordefinierte Objekte, die im Nachhinein kurz erläutert werden:

 

Seite 1 --- Adressat Titel (Adresszeile über der Kundenadresse):

Ersetzt die Variablen mit den im Einstellungsdialog hinterlegten Daten:

\$MANDANT_FIRMA \$MANDANT_STRASSE \$MANDANT_PLZ \$MANDANT_ORT

 

Seite 1 --- Adressat (Adressfeld mit der Kundenadresse):

Neue Zeile:

\$NEWLINE

Firmennahme des Kunden:

\$RECHNUNG_FIRMA1

Überprüft, ob alle der nachfolgenden Variablen innerhalb der geschweiften Klammer einen Text enthalten. In diesem Fall wird der Inhalt der geschweiften Klammern ausgegeben, ansonsten erfolgt keine Ausgabe:

\$IF_EXISTS_ALL{\$NEWLINE $RECHNUNG_ANREDE \$RECHNUNG_VORNAME \$RECHNUNG_NAME}

Überprüft, ob die direkt nachfolgende Variablen innerhalb der geschweiften Klammer wahr ist (hier ob die Einstellung 'Postfach nutzen' beim Kunden aktiviert wurde). In diesem Fall wird der Inhalt der geschweiften Klammern ausgegeben, ansonsten erfolgt keine Ausgabe:

\$IF_TRUE{\$RECHNUNG_POSTFACH_NUTZEN\$NEWLINE\$NEWLINE Postfach \$RECHNUNG_POSTFACH \$RECHNUNG_PLZ_POSTFACH \$RECHNUNG_ORT}

Überprüft, ob die direkt nachfolgende Variablen innerhalb der geschweiften Klammer unwahr ist (hier ob die Einstellung 'Postfach nutzen' beim Kunden aktiviert wurde). In diesem Fall wird der Inhalt der geschweiften Klammern ausgegeben, ansonsten erfolgt keine Ausgabe:

\$IF_NOT_TRUE{\$RECHNUNG_POSTFACH_NUTZEN\$NEWLINE\$NEWLINE \$RECHNUNG_STRASSE \$NEWLINE \$RECHNUNG_PLZ \$RECHNUNG_ORT}

2 neue Zeilen:

\$NEWLINE\$NEWLINE

Land des Kunden:

\$RECHNUNG_LAND

 

Seite 1 --- Firmenadresse (Eigene Adresse):

\$MANDANT_FIRMA

\$NEWLINE

\$NEWLINE \$MANDANT_STRASSE

\$NEWLINE \$MANDANT_PLZ \$MANDANT_ORT

\$NEWLINE

\$NEWLINE Telefon: \$MANDANT_TELEFON

Überprüft, ob einer der nachfolgenden Variablen innerhalb der geschweiften Klammer einen Text enthält. In diesem Fall wird der Inhalt der geschweiften Klammern ausgegeben, ansonsten erfolgt keine Ausgabe:

\$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE Fax: \$MANDANT_FAX}

\$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE Email: \$MANDANT_EMAIL}

\$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE Homepage: \$MANDANT_HOMEPAGE}

\$NEWLINE

\$NEWLINE Steuernummer: \$MANDANT_STEUERNUMMER

\$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE USt-ID: \$MANDANT_UMSATZSTEUER_ID}

\$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE\$NEWLINE Amtsgericht: \$NEWLINE\$MANDANT_REGISTERGERICHT_NAME \$NEWLINE\$MANDANT_REGISTERGERICHT_NR}

\$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE\$NEWLINE Geschäftsführer: \$NEWLINE\$MANDANT_GESCHAEFTSFUEHRER}

 

Seite 1 --- Fußzeile (Ausgabe der Bankdaten in der Fußzeile von Seite 1):

Bankverbindung: \$MANDANT_BANKVERBINDUNG1_NAME BLZ: \$MANDANT_BANKVERBINDUNG1_BLZ Konto-Nr.: \$MANDANT_BANKVERBINDUNG1_KONTONR

\$IF_EXISTS_ALL{\$NEWLINE IBAN: \$MANDANT_BANKVERBINDUNG1_IBAN BIC: \$MANDANT_BANKVERBINDUNG1_BIC}

 

Seite 1 --- Hauptteil (Enthält die Daten des Auftragseditors):

Fettdruck mit <b></b>:

\$IF_EXISTS_ONE{<b>Betreff: \$AUFTRAG_BETREFF</b>\$NEWLINE}

<b>\$AUFTRAG_VORGANG Nr.: \$AUFTRAG_NUMMER vom \$AUFTRAG_DATUM</b>

\$NEWLINE

<b>Kundennummer: \$KUNDEN_NR</b>

\$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE<b>Lieferart: \$AUFTRAG_LIEFERART</b>}

\$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE<b>Lieferdatum: \$AUFTRAG_LIEFERDATUM</b>}

\$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE<b>Bearbeiter: \$AUFTRAG_BEARBEITER</b>}

\$NEWLINE

\$NEWLINE

\$IF_EXISTS_ONE{\$AUFTRAG_KOPFTEXT\$NEWLINE \$NEWLINE}

Die Artikellliste:

\$AUFTRAG_LISTE

\$IF_EXISTS_ONE{\$NEWLINE \$NEWLINE\$AUFTRAG_FUSSTEXT}

 

Seite 2 --- Fußzeile (Ausgabe der Seitenzahl und der Anzahl der Seiten in der Fußzeile von Seite 2):

Seite \$SEITENZAHL von \$ANZAHL_SEITEN

 

 

Die Standardvorlage von Mahnungen enthält folgenden Hauptteil:

\$MAHNTEXT

Die Variable wird zum Zeitpunkt der Erstellung der Ausgabe mit dem zur Mahnstufe passenden Mahntext ersetzt.

Die Mahntexte werden im Register Vorgaben verwaltet.

 

Lieferscheine:

Der Lieferschein kann entweder mit oder ohne Preise ausgegeben werden.

Um eine Ausgabe ohne Preise zu erzeugen, muss die Variable \$AUFTRAG_LISTE im Element Hauptteil durch die Variable \$AUFTRAG_LISTE_OHNE_PREISE ersetzt werden.