DATEV® Pro Format

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Exportiert die Buchungsdaten im DATEV-Pro-Datenformat.

 

 

Standardmäßig ist der global eingestellte Datumsbereich zum Export ausgewählt.

Die Einstellung Immer globale Voreinstellung aktiviert die Auswahl des Buchungsstatus der Buchungen immer so, wie sie auf der Mauspalette eingestellt ist.

 

Die Werte unter Berater und Mandantennummer sind im Normalfall für den Datenaustausch mit dem Steuerberater wichtig.

Beim Import von Daten in DATEV-Rechnungswesen pro müssen die Datenfelder Berater und Mandantennummer in der zu importierenden Datei mit den Werten des aktuell bearbeiteten Mandanten übereinstimmen, ansonsten ist kein Import möglich.

 

Unter Kontenfilter kann eine semikolon-getrennte Liste von Konten eingetragen werden. In diesem Fall werden nur Konten exportiert, bei denen eines der Konten in der Buchung vorhanden ist.

 

Unterkonten auflösen:

In Taxpool®-Buchhalter ist es möglich, bei einem Konto ein sogenanntes Referenzkonto einzutragen, dabei erbt das entsprechende Konto alle Eigenschaften des Referenzkontos und es sind nur noch die Kontonummer, die Kontenbezeichnung und die Einstellung 'DATEV-Automatik' des Kontos frei wählbar.

Das Konto wird also zu einem Unterkonto.

Der Vorteil dabei ist, dass evtl. datumsabhängige Änderungen im Referenzkonto (z.B. EÜR-Zuordnung, Bilanzzuordnung, USt.-Zuordnung) immer automatisch auf alle Unterkonten übertragen werden.

 

Da neu angelegte Konten beim ersten Import in eine andere Buchhaltung in der Regel auch dort neu angelegt werden müssen, gibt es die Möglichkeit, den Arbeitsaufwand der Neuanlage zu verringern, indem die Unterkonten zum --dort häufig bereits bekannten-- Referenzkonto aufgelöst werden, in diesem Fall wird in der exportierten Buchung anstelle des Unterkontos das Referenzkonto eingetragen.

 

Beispiel: Die Konten 8201, 8202, 8203 sind neu angelegte Unterkonten von 8200:

1200 8201

1200 8202

1200 8203

 

Einstellung Unterkonten auflösen aktiv:

Resultat in der Exportdatei:

1200 8200

1200 8200

1200 8200

 

Dies ist aber vom Anwendungsfall abhängig, wenn die Daten nur zu einer weiteren Auswertung exportiert werden, ohne dass die Daten zurück importiert werden sollen, ist eine Auflösung der Konten (Einstellung Unterkonten auflösen aktiv) evtl. sinnvoll.

Sofern der gesamte Datenbestand zu einer permanenten Weiterverarbeitung in eine andere Buchhaltung exportiert wird, sollten die Konten nicht aufgelöst werden  (Einstellung Unterkonten auflösen nicht aktiv).

Bei einem Datenaustausch mit dem Steuerberater sollte dies mit dem Steuerberater vorab einmalig abgestimmt werden.

 

 

DATEV-spezifische Einstelllungen:

 

Version 5 nutzen (Export mit Festschreibungsinfo):

Die Daten werden mit Festschreibungskennzeichen exportiert.

Sofern dies nicht in der Benutzerverwaltung der anderen Software deaktiviert wurde, werden die Daten direkt nach dem Import festgeschrieben.

 

Stornobuchungen als Generalumkehr exportieren:

Markiert exportierte Stornobuchungen mit dem Kennzeichen für Generalumkehr.

Bei der Generalumkehr wird auf der gleichen Seite mit einem Minuszeichen storniert.

Dadurch werden die Jahresverkehrszahlen nicht künstlich erhöht.

 

In Belegfeld #1 folgende Belegdaten kopieren:

Standardmäßig ist  'Komplett' eingestellt.

 

In Belegfeld #2 folgende Belegdaten kopieren:

Standardmäßig ist  'Leer' eingestellt.

 

Versteuerungsart übergeben:

Diese Einstellung wird bei der Gewinnermittlung EÜR ignoriert.

Eine explizierte Übergabe der Versteuerungsart ist in der Regel nicht nötig, da davon ausgegangen wird, dass auch in der Ziel-Buchhaltung die gleiche Versteuerungsart eingestellt ist.

Sollten jedoch Erlöse im zu exportierenden Datumsbereich sowohl Ist-Versteuert, als auch Soll-Versteuert gebucht worden sein, muss diese Einstellung aktiviert werden.

 

OP-Ausgleich notwendig:

Sofern die Offenen Posten in Taxpool®-Buchhalter verwaltet werden, sollte diese Einstellung deaktiviert bleiben.

Soll in der Ziel-Buchhaltung auch eine OP-Auswertung stattfinden, kann die Einstellung aktiviert werden, in diesem Fall werden die Belege aller Zahlungen in der Exportdatei auf den Beleg der zugrundeliegenden Rechnung gesetzt, dadurch wird z.B. in DATEV-Rechungswesen der OP-Ausgleich erkannt, es muss in diesem Fall zusätzlich die Einstellung In Belegfeld #1 folgende Belegdaten kopieren auf  'Komplett' stehen.

 

Aktuelle Kontenautomatik benutzen:

Die manuelle Konten-Einstellung 'DATEV-Automatik' wird ignoriert, es werden Werte aus dem aktuellen Programmupdate benutzt.

Sofern mit der aktuellen Programmversion gearbeitet wird, sollte die Einstellung Aktuelle Kontenautomatik benutzen aktiviert werden.

Einige Konten, die sogenannten DATEV-Automatik-Konten besitzen im DATEV-Kontenrahmen eine vordefinierte Steuerautomatik, die nicht vollständig verändert werden kann

Die korrekte Abstimmung der DATEV-Automatik ist zum Datenaustausch mit DATEV-kompatiblen Programmen notwendig, da es sonst zu einem Fehler kommen kann

Da Taxpool®-Buchhalter nicht zwingend voraussetzt, dass jährliche Programm-Updates eingespielt werden, gibt es im Programm die Möglichkeit, die Konten-Einstellung 'DATEV-Automatik' auch manuell zu setzen, z.B. nachdem ein neues Konto für das neue Jahr manuell angelegt wurde, in diesem Fall muss die Einstellung Aktuelle Kontenautomatik benutzen evtl. deaktiviert werden.

 

Bei evtl. nicht-fälliger Steuer: Steuerkonten separat exportieren:

Diese Einstellung ist standardmäßig deaktivert.

Normalerweise übernehmen Buchhaltungsprogramme die Verwaltung nicht-fälliger Steuer intern, beim Import ist keine explizite Ausweisung der Steuersammelkonten erwünscht, da diese weder in die Umsatzsteuervoranmeldung noch in die Umsatzsteuererklärung einfließen.

Sollte die Ziel-Buchhaltung die Buchungen der nicht-fälligen Steuer interpretieren können, kann diese Einstellung aktiviert werden, in diesem Fall wird zusätzlich zum Rechnungsausgang eine Buchung der nicht-fälligen Steuer exportiert, sowie für den Zahlungsausgleich die Buchung 'Nicht fällig an Fällig'. .

 

Bei EÜR und Ist-Versteuerung: Buchung des Verrechungskontos explizit als steuerfrei markieren:

Bei EÜR und Ist-Versteuerung bucht Taxpool®-Buchhalter normalerweise über das Verrechnungskonto Ist-Versteuerung.

Dadurch stimmen sowohl die Versteuerungsart als auch die Gewinnermittlung, weiterhin entfallen die Rundungsdifferenzen bei der Buchung von nicht-fälliger Steuer an fällige Steuer.

Beispiel:

Datum

Brutto

Soll-Nr

Soll-Konto

Haben-Nr

Haben-Konto

Rechnungsausgang

1.190,00

10000

Debitor

1390

Verrechnungskonto Ist- Versteuerung

Zahlungseingang

1.190,00

1200

Bank

8400

Erlöse 19 % USt

Zahlungseingang

1.190,00

1390

Verrechnungskonto Ist- Versteuerung

10000

Debitor

Bei DATEV-Programmen wird in der Regel bei EÜR und Ist-Versteuerung mit nicht-fälliger Steuer gebucht.

Die Buchung von nicht-fälliger Steuer an fällige Steuer geschieht sobald ein Kundenkonto und ein Geld-Funktionskonto kombiniert werden.

Soweit nicht anders eingestellt, löst das Verrechnungskonto Ist-Versteuerung bei DATEV leider ebenfalls die Buchung von nicht-fälliger Steuer an fällige Steuer aus.

Um dies zu verhindern, kann mit dieser Einstellung bei den entsprechenden Buchungen explizit der Steuerschlüssel auf 'steuerfrei' gesetzt werden.

 

Ausgabeeinstellungen:

Mit dem Schalter Auswahl kann der Ausgabeordner festgelegt werden, dort wird eine Datei mit der Nomenklatur 'EXTF_Buchungen_JJJJMMTT_HHMMSS.csv' erzeugt.

Bei einer jahresübergreifenden Ausgabe wird für jedes Jahr eine Datei erstellt.

Hinweis: Es muss sich dabei um einen Ordner handeln, der für den aktuellen Benutzer über Schreibrechte verfügt, ansonsten erscheint eine Fehlermeldung, dass die Datei entweder blockiert ist, oder Dateirechte für den aktuellen Benutzer fehlen.

Im einfachsten Fall ist dies z.B. der Ordner eines USB-Sticks, der zuvor eingelegt wurde.

 

Mit der Einstellung Konteninfos beilegen kann zusätzlich noch je eine Datei  'kontenplan[JJJJ].tsv' mit den Konteneigenschaften aller bebuchten Konten im Ausgabezeitraum, sowie evtl. eine Datei 'kontenplan_neue_konten[JJJJ].tsv' nur der neu angelegten und bebuchten Konten im Ausgabezeitraum erzeugt werden.

Die Dateien können z.B. vom StB benutzt werden, um noch nicht vorhandene Konten in der Ziel-Buchhaltung zu konfigurieren.

Die Dateiinhalte benutzen einen Tabulator als Feldtrennzeichen.

 

Alle Dateien können mit der Einstellung Zip-Datei erstellen in ein einzelnes Zip-Archiv 'EXTF_Archiv_JJJJMMTT_HHMMSS.zip' kopiert werden, sofern die Einzeldateien nicht mehr benötigt werden, können diese mittels Einzeldateien löschen entfernt werden.

Nach der Erstellung aller Dateien kann der Ausgabeordner im Dateisystem-Manager des Betriebssystems geöffnet werden.

 

Ein nachfolgender Emailversand kann angeschlossen werden, dazu ist Eingabe einer Email-Adresse notwendig.

Beachten Sie dabei, dass die Zip-Datei keinen Passwortschutz enthält.

 

Standardmäßig werden alle Schritte der Erstellung protokolliert, dabei wird zwischen Infos, Warnungen und Fehlern unterschieden, Infos, wie z.B. der Hinweis, dass die Länge einer Kostenstelle gekürzt wurde, können mit der Einstellung Nur Warnungen und Fehler protokollieren abgeschaltet werden.