DATEV-Format

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Exportiert die Buchungsdaten im DATEV-Datenformat (.csv).

 

 

Standardmäßig ist der global eingestellte Datumsbereich zum Export ausgewählt.

Die Einstellung Immer globale Voreinstellung aktiviert die Auswahl des Buchungsstatus der Buchungen immer so, wie sie auf der Mauspalette eingestellt ist.

 

Die Werte unter Berater und Mandantennummer sind im Normalfall für den Datenaustausch mit dem Steuerberater wichtig.

Beim Import von Daten in DATEV-Rechnungswesen pro müssen die Datenfelder Berater und Mandantennummer in der zu importierenden Datei mit den Werten des aktuell bearbeiteten Mandanten übereinstimmen, ansonsten ist kein Import möglich.

 

Unter Kontenfilter kann eine semikolon-getrennte Liste von Konten eingetragen werden. In diesem Fall werden nur Konten exportiert, bei denen eines der Konten in der Buchung vorhanden ist.

 

Unterkonten auflösen:

In Taxpool®-Buchhalter ist es möglich, bei einem Konto ein sogenanntes Referenzkonto einzutragen, dabei erbt das entsprechende Konto alle Eigenschaften des Referenzkontos und es sind nur noch die Kontonummer, die Kontenbezeichnung und die Einstellung 'DATEV-Automatik' des Kontos frei wählbar.

Das Konto wird also zu einem Unterkonto.

Der Vorteil dabei ist, dass evtl. datumsabhängige Änderungen im Referenzkonto (z.B. EÜR-Zuordnung, Bilanzzuordnung, USt.-Zuordnung) immer automatisch auf alle Unterkonten übertragen werden.

 

Da neu angelegte Konten beim ersten Import in eine andere Buchhaltung in der Regel auch dort neu angelegt werden müssen, gibt es die Möglichkeit, den Arbeitsaufwand der Neuanlage zu verringern, indem die Unterkonten zum --dort häufig bereits bekannten-- Referenzkonto aufgelöst werden, in diesem Fall wird in der exportierten Buchung anstelle des Unterkontos das Referenzkonto eingetragen.

 

Beispiel: Die Konten 8201, 8202, 8203 sind neu angelegte Unterkonten von 8200:

1200 8201

1200 8202

1200 8203

 

Einstellung Unterkonten auflösen aktiv:

Resultat in der Exportdatei:

1200 8200

1200 8200

1200 8200

 

Dies ist aber vom Anwendungsfall abhängig, wenn die Daten nur zu einer weiteren Auswertung exportiert werden, ohne dass die Daten zurück importiert werden sollen, ist eine Auflösung der Konten (Einstellung Unterkonten auflösen aktiv) evtl. sinnvoll.

Sofern der gesamte Datenbestand zu einer permanenten Weiterverarbeitung in eine andere Buchhaltung exportiert wird, sollten die Konten nicht aufgelöst werden  (Einstellung Unterkonten auflösen nicht aktiv).

Bei einem Datenaustausch mit dem Steuerberater sollte dies mit dem Steuerberater vorab einmalig abgestimmt werden.

 

Abweichendes DATEV-Konto exportieren:

Sofern in der Kontenverwaltung für Konten ein Abweichendes DATEV-Exportkonto eingestellt wurde, wird durch diese Einstellung das eigentliche Buchungskonto durch ein anderes Konto ersetzt.

Das Konto muss nicht im aktuellen Kontenrahmen enthalten sein.

Dies kann evtl. sinnvoll sein, falls im Zielsystem ein anderer Kontenrahmen genutzt wird.

Falls die DATEV-Daten später auch wieder in in die gleiche Datenbank reimportiert werden sollen, sollte diese Einstellung nicht genutzt werden.

 

Konten nicht erweitern:

Standardmäßig werden Konten bei einer Erweiterung der Kontenlänge mit der passenden Anzahl an Nullen exportiert.

Bei aktiver Einstellung findet keine Erweiterung statt.

 

Belege exportieren:

Exportiert die den Buchungen zugeordneten Belege.

Die Belege und eine XML-Datei mit einer Beschreibungsdatei (DATEV-XML-Schnittstelle) werden in ZIP-Dateien gespeichert. Die Dateien dürfen nicht entpackt werden, sondern werden als zip-Datei mit dem DATEV-Programm auf den DATEV-Server geladen.

Danach sind die Belege bei den entsprechenden Buchungen auswählbar.

Die zip-Dateien dürfen maximal 450MB groß sein, als Voreinstellung für die maximal Größe ist normalerweise 50MB ein guter Wert.

Sofern die maximale Größe überschritten wird, werden mehrere Dateien erstellt.

Bereits exportierte Belege nicht erneut exportieren: Es werden nur Belege zu Buchungen exportiert, bei denen noch kein Export stattfand.

 

DATEV-spezifische Einstelllungen:

 

Version 5 nutzen (Export mit Festschreibungsinfo) (obsolete):

Die Daten werden mit Festschreibungskennzeichen exportiert.

Sofern dies nicht in der Benutzerverwaltung der anderen Software deaktiviert wurde, werden die Daten direkt nach dem Import festgeschrieben.

 

Leistungsdatum exportieren:

Exportiert das Leistungsdatum.

Diese Einstellung sollte mit dem Steuerberater abgestimmt werden.

Damit das Leistungsdatum in DATEV-Programme importiert werden kann, muss dort zuvor der Import aktiviert werden.

Werte korrigieren:

Prüft, ob beim Setzen eines Leistungsdatums, z.B. um einen alten Steuersatz für ein Automatikkonto zu aktivieren, Personenkonten oder Konten mit der Funktion 11 (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, SKR03/04 ab Konto 1410/1210) oder Funktion 13 (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, SKR03/04 ab Konto 1605/3305) mit einem Erfolgskonto gebucht wurden und ersetzt entweder Automatikkonten oder ändert den Steuerschlüssel.

Weitere Hinweise sind unter Warnmeldungen und deren Lösung (s.u.) zu finden.

Sofern die Daten mit einer anderen Taxpool®-Buchhalter-Installation ausgetauscht werden sollen, muss diese Einstellung deaktiviert werden.

Ersatzkonten:

Es können Ersatzkonten festgelegt werden, falls ein Problem mit dem Leistungsdatum auftritt, z.B. das Konto SKR03/04 8400/4400 und ein Leistungsdatum am 30.6.2020 wurden festgelegt, um mit 19% bei Belegdatum >= 1.7.2020 zu buchen.

Als Ersatzkonto wird das Automatikkonto SKR03/04 8410/4410 eingetragen, das immer mit 19% bucht: 8400;8410

Es sollte darauf geachtet werden, dass das Ersatzkonto korrekt ist, wird ein Ersatzkonto eingetragen, prüft das Programm nicht mehr, ob mit dem Konto Probleme auftreten können.

 

Neue Steuerschlüssel exportieren:

Sofern das Zielsystem keine neuen drei bzw. vierstelligen Steuerschlüssel verarbeiten kann, muss diese Einstellung deaktiviert werden.

 

Stornobuchungen als Generalumkehr exportieren:

Markiert exportierte Stornobuchungen mit dem Kennzeichen für Generalumkehr.

Bei der Generalumkehr wird auf der gleichen Seite mit einem Minuszeichen storniert.

Dadurch werden die Jahresverkehrszahlen nicht künstlich erhöht.

 

In Belegfeld #1 folgende Belegdaten kopieren:

Standardmäßig ist  'Komplett' eingestellt.

 

In Belegfeld #2 folgende Belegdaten kopieren:

Standardmäßig ist  'Leer' eingestellt.

 

Versteuerungsart übergeben:

Diese Einstellung wird bei der Gewinnermittlung EÜR ignoriert.

Eine explizierte Übergabe der Versteuerungsart ist in der Regel nicht nötig, da davon ausgegangen wird, dass auch in der Ziel-Buchhaltung die gleiche Versteuerungsart eingestellt ist.

Sollten jedoch Erlöse im zu exportierenden Datumsbereich sowohl Ist-Versteuert, als auch Soll-Versteuert gebucht worden sein, muss diese Einstellung aktiviert werden.

 

OP-Ausgleich notwendig:

Diese Einstellung bezieht sich derzeit nur auf Rechnungen, die in der Kunden- und Lieferantenverwaltung angelegt wurden.

Sofern die Offenen Posten in Taxpool®-Buchhalter verwaltet werden, sollte diese Einstellung deaktiviert bleiben.

Soll in der Ziel-Buchhaltung auch eine OP-Auswertung stattfinden, kann die Einstellung aktiviert werden, in diesem Fall werden die Belege aller Zahlungen in der Exportdatei auf den Beleg der zugrundeliegenden Rechnung gesetzt, dadurch wird z.B. in DATEV-Rechungswesen der OP-Ausgleich erkannt.

Hinweis: Es muss in diesem Fall zusätzlich die Einstellung In Belegfeld #1 folgende Belegdaten kopieren auf  'Komplett' stehen.

Fremdbeleg exportieren:

Das Belegfeld #1 wird mit der Fremdbelegnummer des OP belegt, falls vorhanden, ansonsten mit der Belegnummer des OP.

 

Bei evtl. nicht-fälliger Steuer: Steuerkonten separat exportieren:

Diese Einstellung ist standardmäßig deaktivert.

Normalerweise übernehmen Buchhaltungsprogramme die Verwaltung nicht-fälliger Steuer intern, beim Import ist keine explizite Ausweisung der Steuersammelkonten erwünscht, da diese weder in die Umsatzsteuervoranmeldung noch in die Umsatzsteuererklärung einfließen.

Sollte die Ziel-Buchhaltung die Buchungen der nicht-fälligen Steuer interpretieren können, kann diese Einstellung aktiviert werden, in diesem Fall wird zusätzlich zum Rechnungsausgang eine Buchung der nicht-fälligen Steuer exportiert, sowie für den Zahlungsausgleich die Buchung 'Nicht fällig an Fällig'. .

 

Bei EÜR und Ist-Versteuerung: Buchung des Verrechungskontos explizit als steuerfrei markieren:

Bei EÜR und Ist-Versteuerung bucht Taxpool®-Buchhalter normalerweise über das Verrechnungskonto Ist-Versteuerung.

Dadurch stimmen sowohl die Versteuerungsart als auch die Gewinnermittlung, weiterhin entfallen die Rundungsdifferenzen bei der Buchung von nicht-fälliger Steuer an fällige Steuer.

Beispiel:

Datum

Brutto

Soll-Nr

Soll-Konto

Haben-Nr

Haben-Konto

Rechnungsausgang

1.190,00

10000

Debitor

1390

Verrechnungskonto Ist- Versteuerung

Zahlungseingang

1.190,00

1200

Bank

8400

Erlöse 19 % USt

Zahlungseingang

1.190,00

1390

Verrechnungskonto Ist- Versteuerung

10000

Debitor

Bei DATEV-Programmen wird in der Regel bei EÜR und Ist-Versteuerung mit nicht-fälliger Steuer gebucht.

Die Buchung von nicht-fälliger Steuer an fällige Steuer geschieht sobald ein Kundenkonto und ein Geld-Funktionskonto kombiniert werden.

Soweit nicht anders eingestellt, löst das Verrechnungskonto Ist-Versteuerung bei DATEV leider ebenfalls die Buchung von nicht-fälliger Steuer an fällige Steuer aus.

Um dies zu verhindern, kann mit dieser Einstellung bei den entsprechenden Buchungen explizit der Steuerschlüssel auf 'steuerfrei' gesetzt werden.

 

Ausgabeeinstellungen:

Mit dem Schalter Auswahl kann der Ausgabeordner festgelegt werden, dort wird eine Datei mit der Nomenklatur 'EXTF_Buchungen_JJJJMMTT_HHMMSS.csv' erzeugt.

Bei einer jahresübergreifenden Ausgabe wird für jedes Jahr eine Datei erstellt.

Hinweis: Es muss sich dabei um einen Ordner handeln, der für den aktuellen Benutzer über Schreibrechte verfügt, ansonsten erscheint eine Fehlermeldung, dass die Datei entweder blockiert ist, oder Dateirechte für den aktuellen Benutzer fehlen.

Im einfachsten Fall ist dies z.B. der Ordner eines USB-Sticks, der zuvor eingelegt wurde.

 

Mit der Einstellung Konteninfos beilegen kann zusätzlich noch je eine Datei  'kontenplan[JJJJ].tsv' mit den Konteneigenschaften aller bebuchten Konten im Ausgabezeitraum, sowie evtl. eine Datei 'kontenplan_neue_konten[JJJJ].tsv' nur der neu angelegten und bebuchten Konten im Ausgabezeitraum erzeugt werden.

Die Dateien können z.B. vom StB benutzt werden, um noch nicht vorhandene Konten in der Ziel-Buchhaltung zu konfigurieren.

Die Dateiinhalte benutzen einen Tabulator als Feldtrennzeichen.

 

Alle Dateien können mit der Einstellung Zip-Datei erstellen in ein einzelnes Zip-Archiv 'EXTF_Archiv_JJJJMMTT_HHMMSS.zip' kopiert werden, sofern die Einzeldateien nicht mehr benötigt werden, können diese mittels Einzeldateien löschen entfernt werden.

Nach der Erstellung aller Dateien kann der Ausgabeordner im Dateisystem-Manager des Betriebssystems geöffnet werden.

Evtl. müssen Sie dann noch F5 drücken, falls der Dateimanager die Ansicht nicht aktualisiert hat.

 

Kein Zeitstempel:

Sofern die Daten für einen bestimmten Ausgabezeitraum immer überschrieben werden sollen, sollte diese Einstellung aktiviert werden.

Ansonsten wird bei gleichem Ausgabezeitraum immer wieder eine neue Version der Exportdaten angelegt.

 

Nomenklatur:

Mit Zeitstempel:

'EXTF_Archiv_MANDANT_DATUMSBEREICHGESAMT_JJJJMMTT_HHMMSS.zip'

'EXTF_Buchungen_MANDANT_DATUMSBEREICH_JJJJMMTT_HHMMSS.csv'

'kontenplan_MANDANT_WIRTSCHAFTSJAHR_JJJJMMTT_HHMMSS.tsv'

 

Ohne Zeitstempel:

'EXTF_Archiv_MANDANT_DATUMSBEREICHGESAMT.zip'

'EXTF_Buchungen_MANDANT_DATUMSBEREICH.csv

'kontenplan_MANDANT_WIRTSCHAFTSJAHR.tsv'

 

Ein nachfolgender Emailversand kann angeschlossen werden, dazu ist Eingabe einer Email-Adresse notwendig.

Beachten Sie dabei, dass die Zip-Datei keinen Passwortschutz enthält.

 

Standardmäßig werden alle Schritte der Erstellung protokolliert, dabei wird zwischen Infos, Warnungen und Fehlern unterschieden, Infos, wie z.B. der Hinweis, dass die Länge einer Kostenstelle gekürzt wurde, können mit der Einstellung Nur Warnungen und Fehler protokollieren abgeschaltet werden.

 

 

Warnmeldungen und deren Lösung:

 

1)

Das Konto 'x' ist bei DATEV reserviert und sollte normalerweise nicht bebucht werden:

Mögliche Ursachen:

a) Es wurde ein Konto bebucht, das mit der Kapitalkontenentwicklung in Zusammenhang steht.

Seit 2019 wird die Endnummerlogik bei DATEV nicht mehr unterstützt, es werden teilweise nur noch die 0-Konten und nicht mehr Konten je Gesellschafter genutzt.

Die Konten können jedoch beim Export auf das 0-Konto umgeleitet werden (s.u.).

 

b) Im Programm werden für einige 16%-Konten, die ab dem 1.7.2020 mit 19% buchen, die alten Kontonummern (von vor der Umsatzsteuererhöhung in 2007) genutzt, diese sind mittlerweile reserviert.

 

c) Es wurde manuell ein Konto angelegt, dass aktuell bei DATEV reserviert ist.

 

Lösung:

Sofern die Daten mit einer anderen Taxpool®-Buchhalter-Installation ausgetauscht werden sollen, kann die Meldung ignoriert werden.

Ansonsten:

Stimmen Sie die Vorgehensweise mit dem Empfänger der Daten ab.

Tragen Sie in den Kontoeigenschaften evtl. ein Abweichendes DATEV-Exportkonto, das nicht reserviert ist, ein und aktivieren Sie beim Export die Eigenschaft Abweichendes DATEV-Konto exportieren.

 

 

2) Die Eigenschaft 'Leistungsdatum' wurde entfernt, es wurde kein Personenkonto oder Konto mit Funktion 11 (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen) oder Funktion 13 (Verbindlichkeitenaus Lieferungen und Leistungen) gefunden.

 

a) Meldung: Der Steuersatz für Leistungsdatum und Belegdatum war identisch.

 

Lösung: Es ist keine weitere Aktion notwendig, das Leistungsdatum ist für die genannte Kontenkombination in DATEV-Programme nicht ohne Fehler importierbar.

 

b) Meldung: Konto 'X' wird durch Konto 'Y' ersetzt.

 

Lösung:

Das Programm hat z.B. bei einem Automatik-Erlöskonto das Konto durch ein anderes Konto mit einem festen Steuersatz ersetzt, dem Steuersatz der zum Zeitpunkt des Leistungsdatums passt.

Beispielsweise wurde das Konto SKR03/04 8400/4400 und ein Leistungsdatum am 30.6.2020 festgelegt, um mit 19% bei Belegdatum >= 1.7.2020 zu buchen.

Als Ersatzkonto wird das Automatikkonto SKR03/04 8410/4410 eingetragen, das immer mit 19% bucht.

Bei Aufwandskonten probiert das Programm durch ein Nicht-Automatikkonto zu ersetzen und den passenden Steuerschlüssel einzutragen.

Es kann unter Ersatzkonten (s.o.) ein besser passendes Konto eingetragen werden. Die Liste wird nach jedem Import angepasst.

Ein Nicht-Automatikkonto kann z.B. dazu in der Kontenverwaltung angelegt werden und dem Konto ein alter Steuersatz, siehe Methode 1 , zugewiesen werden, danach wird es als Ersatzkonto in die Liste eingetragen.

 

c: Meldung: Es wird der Steuerschlüssel 'x' gesetzt.

Lösung:

Sofern die Meldung nicht in Kombination mit der Meldung "Konto 'X' wird durch Konto 'Y' ersetzt." auftritt, ist keine weitere Aktion notwendig, es wurde ein Steuerschlüssel mit einem Steuersatz, der zum Zeitpunkt des Leistungsdatums passt, eingetragen.