Dateien im DMS festschreiben

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Prüft, ob Dokumente bereits im DMS vorhanden sind, und sofern Dokumente noch nicht festgeschrieben wurden, ob Dokumente im DMS aktualisiert werden müssen, weil sich der Dateiinhalt geändert hat.

Anschließend werden die noch nicht festgeschriebenen Dokumente festgeschrieben.

Festgeschriebene Dokumente können nicht mehr aus dem DMS gelöscht werden.

 

Für Dokumente zu Buchungen, Rechnungen und Aufträgen kann ein Datumsfilter angegeben werden:

 

Wird bei Datum von kein Wert eingetragen, wird nur der Wert Datum bis ausgewertet und umgekehrt, sofern dort ebenfalls kein Wert eingetragen wurde, werden alle Dokumente verarbeitet.

 

Für Dokumente zu Anlagen und Artikeln kann bei Bedarf die Versionsverwaltung aktiviert werden, dabei kann unter maximale Anzahl an Einträgen ein Wert eingetragen werden, wieviele letzte Kopien zu einem Dokument gespeichert werden sollen, 0 bedeutet unbegrenzt.

Der Zugriff auf ältere Versionen ist demnächst über die grafische Oberfläche im DMS möglich.

 

Dokumente zu Artikeln und Anlagen ebenfalls festschreiben:

Schreibt alle Dokumente zu Artikeln und Anlagen ungeachtet des Datums fest.

 

Zusätzlich Zeitstempel erzeugen:

Erstellt einen vertrauenswürdigen Zeitstempel für die festgeschriebenen Daten, dadurch kann bewiesen werden, dass die Daten nach dem Zeitpunkt der Erstellung des Zeitstempels nicht mehr verändert wurden.

Es wird dazu eine Internetverbindung benötigt.

Das Programm übermittelt dabei keinerlei Dateiinhalte, sondern erzeugt aus dem Datenbestand einen Hashwert, aus dem der Zeitstempelserver temporär ein Zertifikat erzeugt, das heruntergeladen und im DMS gespeichert wird.

Derzeit wird dazu der Zeitstempeldienst freeTSA.org verwendet, weitere Dienste und eine Konfiguration dazu wird es evtl. in Zukunft geben.

Im Programm ist eine Testfunktion enthalten, die alle mit einem Zeitstempel versehenen Dokumente prüft.

 

curl-Systeminstallation nutzen:

Zur Übermittlung der Daten zur Erstellung des Zeitstempels wird das Programm curl verwendet.

In aktuellen Windows-Installationen ist curl bereits enthalten, in diesem Fall sollte die Einstellung aktiviert werden.

 

Hinweis: Sofern der Vorgang abgebrochen wird, kann es bei großen Dokumenten sein, dass das Programm für wenige Minuten blockiert ist.