Dateien im DMS festschreiben

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Prüft, ob Dokumente bereits im DMS vorhanden sind, und sofern Dokumente noch nicht festgeschrieben wurden, ob Dokumente im DMS aktualisiert werden müssen, weil sich der Dateiinhalt geändert hat.

Anschließend werden die noch nicht festgeschriebenen Dokumente festgeschrieben.

Festgeschriebene Dokumente können nicht mehr aus dem DMS gelöscht werden.

 

Für Dokumente zu Buchungen, Rechnungen und Aufträgen kann ein Datumsfilter angegeben werden:

 

Wird bei Datum von kein Wert eingetragen, wird nur der Wert Datum bis ausgewertet und umgekehrt, sofern dort ebenfalls kein Wert eingetragen wurde, werden alle Dokumente verarbeitet.

 

Bereits erfasste Daten nicht prüfen (schnellere Verarbeitung):

Diese Einstellung sollte normalerweise aktiviert werden, ansonsten werden nicht festgeschriebene Dokumente immer wieder auf Identität geprüft, wobei aus dem kompletten Dateiinhalt eine Prüfsumme erstellt wird.

 

Dokumente zu Artikeln und Anlagen ebenfalls festschreiben:

Schreibt alle Dokumente zu Artikeln und Anlagen ungeachtet des Datums fest.

 

Zusätzlich Zeitstempel erzeugen:

Das Datenformat ist gegen Veränderungen geschützt, sofern Änderungen daran vorgenommen werden, kommt es zu einem Fehler in der Prüffunktion, sofern aber zusätzlich noch ein Zeitstempel genutzt werden soll, ist auch dies möglich.

Erstellt einen Zeitstempel für die festgeschriebenen Daten, dadurch kann bewiesen werden, dass die Daten nach dem Zeitpunkt der Erstellung des Zeitstempels nicht mehr verändert wurden.

Es werden dazu eine Internetverbindung benötigt sowie eine Java-Installation benötigt.

Nach der Java-Installation muss Taxpool®-Buchhalter beendet und neu gestartet werden.

Das Programm übermittelt dabei keinerlei Dateiinhalte, sondern erzeugt aus dem Datenbestand einen Hashwert, aus dem der Zeitstempelserver temporär ein Zertifikat erzeugt, das heruntergeladen und im DMS gespeichert wird. Zusätzlich wird eine Protokolldatei im PAdES-LTV-Format erzeugt.

Der verwendete Zeitstempeldienst kann mit dem Schalter Konfigurieren festgelegt werden.

Im Programm ist eine Testfunktion enthalten, die alle mit einem Zeitstempel versehenen Dokumente prüft.

 

curl-Systeminstallation nutzen:

Zur Übermittlung der Daten zur Erstellung des Zeitstempels wird das Programm curl verwendet.

In aktuellen Windows-Installationen ist curl bereits enthalten, in diesem Fall sollte die Einstellung aktiviert werden.

 

Daten aus Datenordner einlesen: Liest die weiteren Dokumente, wie z.B. exportierte Berichte, Druckeinstellungen aus dem Datenordner ein.

Diese Einstellung muss nur einmal pro Firma aufgerufen werden und kann danach deaktiviert werden.

 

Benutzerdefinierte Daten einlesen:

Zusätzlich zu den Daten, die dem Programm bekannt sind, können Daten aus benutzerdefinierten Ordnern eingelesen werden.

Mit dem Schalter Konfigurieren sind die Ordner dazu einstellbar.

 

 

Hinweis: Sofern der Vorgang abgebrochen wird, kann es bei großen Dokumenten sein, dass das Programm für wenige Minuten blockiert ist.