Legt die fakturaspezifischen Einstellungen des Kunden oder Lieferanten fest.
Finanzkonto: Das Finanzkonto, auf das Geldeingänge des Kunden oder Geldausgänge an den Lieferanten in Normalfall gebucht werden.
Erfolgskonto: Das Einnahmekonto (z.B. 8400 in SKR03), das bei Kundenbestellungen bebucht werden soll, bzw. bei einem Lieferanten das Ausgabekonto auf dem die Leistung oder Warenlieferung verbucht werden soll.
Eigene Kundennummer: Die Kundennummer, die z.B. beim Kunden für die eigene Firma festgelegt wurde.
Diese Nummer wird bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen als Identifikationsmerkmal eingetragen.
Hinweis: Falls bei Kleinunternehmern bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen aufgrund einer fehlenden Umsatzsteuer-ID ein Fehler bei der Prüfung erscheint, kann der Eintrag des Werts das Problem beheben.
Die Schalter Standard legen die Eingabewerte als Vorgabewerte für neu angelegte Einträge fest.
USt-ID: Die Umsatzsteuer-ID des Kunden oder Lieferanten.
Diese ist insbesondere für umsatzsteuerfreie EU-Rechnungen relevant, dabei müssen Sie als Rechnungssteller die Kundenangaben überprüfen.
Sollten z.B. die Umsatzsteuerdaten des Kunden nicht stimmen, kann es passieren, dass die Umsatzsteuer aus der Rechnung entrichtet werden muss.
Mit dem Schalter Abfrage kann dazu eine Anfrage an das Bundeszentralamt für Steuern erstellt werden.
Eine einfache Abfrage überprüft nur die Steuernummer, eine qualifizierte Abfrage überprüft zusätzlich den Firmennamen, den Ort, die PLZ und die Strasse des Kunden (aus dem Register Rechnungsdaten).
Die Daten deutscher Kunden können nicht überprüft werden.
Eine Voraussetzung für die Abfrage ist, dass Ihre deutsche USt-IdNr zuvor in den erweiterten Firmenabgaben im Feld Umsatzsteuer-ID hinterlegt wurde.
Alle überprüfen: Kontrolliert die Umsatzsteuer-ID aller nichtdeutschen Kunden oder Lieferanten, dabei werden die Einstellungen qualifizierte Abfrage und Bestätigungsmitteilung anfordern ausgewertet.
USt-IdNr.-Bestätigungsabfrage und Prüfhistorie
Über diese Funktion können ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) überprüft werden.
Einfache und qualifizierte Bestätigungsanfrage
Bei einer einfachen Bestätigungsanfrage wird geprüft, ob die angegebene ausländische USt-IdNr. zum Anfragezeitpunkt gültig ist.
Bei einer qualifizierten Bestätigungsanfrage werden zusätzlich die im Personenkonto gespeicherten Angaben zum Firmenname und zur Anschrift mit den Angaben des zuständigen EU-Mitgliedstaats verglichen. Die Rückmeldung erfolgt getrennt für Firmenname, Ort, Postleitzahl und Straße.
Für eine qualifizierte Anfrage müssen mindestens Firmenname und Ort im Personenkonto vorhanden sein. Straße und Postleitzahl werden mit übermittelt, soweit sie eingetragen sind. Fehlen Firmenname oder Ort, kann die qualifizierte Anfrage nicht durchgeführt werden.
Die einfache Bestätigung dokumentiert nur die Gültigkeit der USt-IdNr. Sie enthält keinen Abgleich von Firmenname und Anschrift und ist daher nicht mit einer qualifizierten Bestätigung gleichzusetzen.
Einzelabfrage
Mit „Abfrage...“ wird das aktuell angezeigte Personenkonto unmittelbar beim BZSt geprüft.
Die Einzelabfrage wird immer als neue Online-Anfrage durchgeführt. Der unter „Erneut prüfen nach (Tagen)“ eingestellte Zeitraum wird bei der Einzelabfrage nicht verwendet. Auch wenn bereits ein aktuelles Prüfergebnis gespeichert ist, wird beim Betätigen von „Abfrage...“ erneut beim BZSt angefragt.
Das empfangene Ergebnis wird anschließend der Prüfhistorie des Personenkontos hinzugefügt.
Sammelabfrage
Mit „Alle prüfen...“ werden die ausländischen USt-IdNrn. der Personenkonten nacheinander überprüft.
Bei der Sammelabfrage wird der unter „Erneut prüfen nach (Tagen)“ eingestellte Zeitraum berücksichtigt. Ein bereits gespeichertes und weiterhin verwendbares Prüfergebnis wird innerhalb dieses Zeitraums nicht erneut online abgefragt.
Ein gespeichertes qualifiziertes Prüfergebnis kann auch für eine einfache Sammelprüfung verwendet werden. Ein einfaches Prüfergebnis ersetzt dagegen kein qualifiziertes Prüfergebnis.
Eine neue Online-Anfrage wird insbesondere durchgeführt, wenn
| • | noch kein verwendbares Prüfergebnis vorhanden ist, |
| • | der eingestellte Prüfzeitraum abgelaufen ist, |
| • | die USt-IdNr. geändert wurde, |
| • | bei einer qualifizierten Prüfung Firmenname oder Anschrift geändert wurden, |
| • | bisher nur eine einfache, nun aber eine qualifizierte Prüfung angefordert wird oder |
| • | der gespeicherte Status eine erneute Prüfung erfordert. |
Bei bestimmten Prüfergebnissen kann eine erneute Prüfung bereits vor Ablauf des allgemeinen Zeitraums notwendig werden, beispielsweise wenn das BZSt ein zukünftiges Gültigkeitsdatum mitteilt.
Wird eine qualifizierte Sammelprüfung gewählt und fehlen bei einem Personenkonto Firmenname oder Ort, wird dieses Konto übersprungen und im Protokoll als nicht qualifiziert prüfbar ausgewiesen.
Bereits gespeicherte Fehler und Abweichungen werden im Protokoll weiterhin angezeigt und als gespeicherte Prüfergebnisse gekennzeichnet. Unauffällige, aus der Historie übernommene Ergebnisse werden nicht erneut als „OK“ ausgegeben.
USt-IdNr.-Prüfhistorie
Die Speicherung orientiert sich an den Vorgaben zur Nachweisführung nach Abschnitt 18e.1 UStAE.
Zu jeder durchgeführten Bestätigungsanfrage werden die vom BZSt übermittelten Antwortdaten im jeweiligen Personenkonto gespeichert. Dazu gehören insbesondere:
| • | die technische ID der Anfrage, |
| • | der vom BZSt gemeldete Anfragezeitpunkt, |
| • | der Statuscode, |
| • | die Gültigkeitszeiträume, sofern sie übermittelt wurden, |
| • | die bei der Anfrage verwendete USt-IdNr., |
| • | bei einer qualifizierten Anfrage Firmenname, Straße, Postleitzahl und Ort sowie |
| • | die vom BZSt gelieferten Vergleichsergebnisse zu diesen Angaben. |
Die damals verwendeten Anfragewerte bleiben in der Historie erhalten. Spätere Änderungen der Stammdaten verändern bereits gespeicherte Prüfeinträge nicht.
Die Historie wird nicht durch das jeweils neueste Ergebnis überschrieben. Jede durchgeführte Prüfung bleibt anhand ihrer technischen ID und ihres Anfragezeitpunkts nachvollziehbar. Unmittelbar aufeinanderfolgende Prüfungen mit identischen Anfrage- und Ergebnisdaten werden platzsparend zusammengefasst; die jeweilige ID und der jeweilige Anfragezeitpunkt bleiben dabei einzeln erhalten.
Die Prüfhistorie wird innerhalb der Datenbank im Kunden- beziehungsweise Lieferantenstamm gespeichert. Es wird hierfür keine separate externe Historiendatei angelegt.
Protokollausgabe
Mit „Protokoll“ wird die gespeicherte Prüfhistorie des aktuell ausgewählten Personenkontos ausgegeben.
Mit „Alle Protokoll“ werden die gespeicherten Prüfhistorien aller Personenkonten in einer gemeinsamen Übersicht ausgegeben.
Die Ausgabe enthält die damals angefragten Werte, den Anfragezeitpunkt, die Art der Prüfung, den BZSt-Status, die technische ID und bei qualifizierten Prüfungen die einzelnen Vergleichsergebnisse.
Steuerlicher Hinweis
Die USt-IdNr.-Bestätigung dokumentiert das Ergebnis der beim BZSt durchgeführten Anfrage. Sie ersetzt nicht die weiteren gesetzlichen Voraussetzungen sowie die erforderlichen Buch- und Belegnachweise für eine innergemeinschaftliche Lieferung.
Insbesondere reicht die Aufzeichnung einer ausländischen USt-IdNr. allein nicht aus, um die Identität des tatsächlichen Leistungsempfängers nachzuweisen. Für die steuerliche Beurteilung sind daher auch die übrigen Unterlagen und Angaben zum Geschäftsvorgang zu berücksichtigen.