Erstellt entweder eine Datei für eine Auskunftsanfrage oder kopiert alle zu einem Personenkonto gespeicherten Daten in die Zwischenablage.
Vorgehensweise zum Bearbeiten der Vorlage der Auskunftsdatei:
1) Nach dem Öffnen des Dialoges erstellt das Programm bei Nichtvorhandensein die Datei 'vorlage-dsgvo-anfrage-positiv.rtf' in folgendem Ordner:
Ohne Multimandantenfunktion: Im Unterordner /Vorlagen/ des Datenordners.
Mit Multimandantenfunktion: Im Unterordner /Vorlagen/ des Multimandantenordners.
2) Mit dem Schalter Ordner öffnen kann der Ordner aufgerufen werden und die RTF-Vorlage mit einer Textverarbeitung bearbeitet werden.
Da der Inhalt der Datei von der Tätigkeit der jeweiligen Firma abhängt, ist eine Anpassung der Abschnitte daran notwendig.
3) Sollten mehrere Firmen verwaltet werden, die unterschiedliche Versionen einer Vorlage benötigen, kann eine Vorlagedatei, die übereinstimmende Inhalte hat, jeweils in den entsprechenden Unterordner /Vorlagen/ des Multimandantenordners kopiert werden, um Sie danach endgültig anzupassen.
Ansonsten kann einfach mit dem Schalter Zuweisen jeder Firma die gleiche Vorlagedatei zugewiesen werden, die sich z.B. im Unterordner /Vorlagen/ des Datenordners befinden kann.
4) Um eigene Variablen in die Vorlage einzubinden, reicht es aus, dort den Text {\var{NAME_DER_VARIABLE}} einzutragen, beim Öffnen des Dialoges erscheint dann NAME_DER_VARIABLE unter Felder und es kann vor der Erstellung der Ausgabedatei unter Inhalt ein Text dazu eingegeben werden.
Felder:
Das Programm probiert die Absender- und Empfängerdatenfelder mit den im Programm gespeicherten Daten zu füllen, im Eingabefeld Inhalt können diese bearbeitet werden.
Das Feld EMPFAENGER_DATUM (Datum der Anfrage durch die Person) wird immer zurückgesetzt und muss manuell eingetragen werden.
Ausgabedatei:
Die Ausgabedatei wird im gleichen Ordner wie die Vorlage erstellt: Personenkontonummer-Datum-dsgvo-auskunft.rtf.
Hinweis: Bei der Erstellung der Auskunftsdatei werden nur grundlegende RTF-Befehle unterstützt, sofern Sie zuvor z.B. in der Vorlagedatei mit LibreOffice Seitenenränder gesetzt hatten, werden diese bei der Ausgabe nicht berücksichtigt.