In diesem Dialog können Voreinstellungen für im Buchungsdialog und in der Artikelverwaltung zugeordnete Dokumente festgelegt werden.
Belege können mittels Doppelklick auf das Symbol in der Buchungsliste geöffnet werden, bei mehreren Belegen erscheint eine Auswahl.
Dateiauswahldialog/Filter: Der Dateifilter, der benutzt werden soll, um im Menüpunkt Dokument hinzufügen das Schalters Dokumente eine Vorauswahl zu treffen.
Geben Sie die einzelnen Dateitypen bitte durch ein Semikolon getrennt und ohne Punkt oder Stern ein. Z.B. pdf;doc.
Eine Leereingabe bedeutet, dass alle Dateitypen vorausgewählt werden.
Unter Ansicht für Dateitypen können Sie für Dateitypen (z.B. pdf,txt) Programme auswählen, die zur Anzeige des ausgewählten Dokumentes gestartet werden.
Ist die Einstellung Standard-Zuordnung benutzen aktiv, startet das Betriebssystem die zum Dokument passende Anwendung.
Geben Sie die Dateitypen im Eingabefeld semikolonsepariert ein.
Unter Editor für Dateitypen können Sie für Dateitypen (z.B. pdf,txt) Programme auswählen, die zum Bearbeiten des ausgewählten Dokumentes gestartet werden.
Ist die Einstellung Standard-Zuordnung benutzen aktiv, startet das Betriebssystem die zum Dokument passende Anwendung.
Geben Sie die Dateitypen im Eingabefeld semikolonsepariert ein.
Einstellungen zur Dokumentenverwaltung nach der Zuordnung eines Dokumentes zu einer Buchung:
Alte Version:
Nicht umbenennen: Es wird der Originaldateiname benutzt.
Belegnummer: Die Datei erhält als Namen den Titel der Belegnummer der aktuellen Buchung plus der Originaldateiendung.
Datum einfügen: Der Datei wird das Belegdatum vorangestellt.
Zähler einfügen: Die Datei wird am Ende durchnummeriert, dadurch können auch Dateien mit gleichem Datum und gleicher Belegnummer verwaltet werden.
Fortlaufend: Die Datei erhält als Namen den Titel der Vorsilbe, eine fortlaufende Nummer pro Dateityp plus Originaldateiendung.
GUID (eindeutiger Name): Die Datei erhält einen automatisch erzeugten, eindeutigen Namen. Namenskonflikte können dadurch nicht auftreten.
Externe Dateien in den Dokumentenordner kopieren:
Legt fest, ob externe Dateien automatisch in den Dokumentenordner
(DATENORDNER/MANDANTEN/MANDANTENORDNER/DOKUMENTE)
kopiert werden, oder nie oder vorher eine Abfrage erscheinen soll (Voreinstellung).
Bei zukünftig neu angelegten Firmen sind die rot-markierten Einstellungen nicht mehr verfügbar:
Einstellungen zur Dokumentenverwaltung nach der Zuordnung eines Dokumentes zu einer Buchung:
Neue Version:
Dokumentenablage im Dokumentenordner: Legt fest, unter welchem Namen ein Dokument abgelegt wird, das einer Buchung zugeordnet wird.
Originaldatei, Kopieren nach Auswahl: Der Originaldateiname bleibt erhalten. Über die Auswahl darunter legen Sie fest, ob die Datei dabei in den Dokumentenordner
(DATENORDNER/MANDANTEN/MANDANTENORDNER/DOKUMENTE)
kopiert wird, ob sie an ihrem bisherigen Speicherort verbleibt, oder ob bei jeder Zuordnung nachgefragt werden soll.
Verbleibt die Datei an ihrem Speicherort, wird lediglich der Pfad gespeichert. Wird sie später verschoben, umbenannt oder gelöscht, kann sie über die Buchung nicht mehr geöffnet werden.
Kopie mit eindeutigem Namen (GUID): Die Datei wird immer in den Dokumentenordner kopiert und erhält dabei einen automatisch erzeugten, eindeutigen Namen. Namenskonflikte sind dadurch ausgeschlossen, und der Bestand bleibt auch dann vollständig, wenn die Originaldatei später verschoben oder gelöscht wird. Die Auswahl zum Kopieren hat in diesem Fall keine Wirkung.
Der angezeigte Dokumententitel wird von der Buchhaltung verwaltet und ist vom Dateinamen unabhängig. Er bleibt in beiden Fällen unverändert lesbar.
Interner PDF-Betrachter: Es kann für die Ansicht von PDF-Dateien im Programm der programminterne PDF-Betrachter verwendet werden. Falls Drucken aktiviert wird, wird dieser auch beim Drucken von PDF-Dateien verwendet.
Interner Bildbetrachter: Es kann für die Ansicht von Bild-Dateien im Programm der programminterne PDF-Betrachter verwendet werden. Falls Drucken aktiviert wird, wird dieser auch beim Drucken von Bild-Dateien verwendet.
Hinweis: Dokumente, die sich im Dokumentenpfad befinden, werden auch bei einem Verschieben des kompletten Datenverzeichnisses (z.B. durch Arbeit auf einem USB-Stick) gefunden, sodass es zu empfehlen ist, die Dateien in diesen Ordner zu kopieren.