Dokumentenordner prüfen

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Vor dem Export der Belege zu DATEV oder der Übernahme der Dokumente allgemein in unser Dokumentenverwaltungsystem (Datenbank) sollten alle dateibezogenen Verknüpfungen kontrolliert werden.

Dateien, die sich abgehend vom Mandantenordner befinden, sollten immer gefunden werden, bei externen Dateien besteht die Möglichkeit, dass sich z.B. durch einen Rechnerwechsel Ordner oder Laufwerksbuchstaben geändert haben, sodass diese nicht mehr gefunden werden.

Die Ordner können jetzt angepasst werden.

 

Zuerst sollten die Ordner mit dem Schalter Testen kontrolliert werden. Werden Dateien nicht gefunden, ist eine Anpassung möglich, ansonsten kann der Dialog mit Beenden beendet werden.

 

Zusätzliche Suchordner:

Mit dem Schalter Einfügen können Ordner hinzugefügt werden, in denen alternativ nach Dokumenten gesucht werden soll.

Beispiel:

Die Datei 1.png befand sich vorher im Ordner

C:\Users\User1\Documents\Gescannte Dokumente

Nach einem Rechnerwechsel befinden sich die Dokumente in

C:\Users\User2\Documents\Gescannte Dokumente

, in diesem Fall muss der neue Ordner mit dem Schalter Einfügen hinzugefügt werden.

 

 

Ordner ändern (Suchwort;Ersetzung):

Es können Ersetzungen im Originaldateinamen durchgeführt werden.

Dabei wird zuerst das Suchwort und dann semikolongetrennt das Ersetzungswort eingetragen.

Zwischen Groß/- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden.

Mehrere Ersetzungen werden durch einen Zeilenumbruch getrennt.

Beispiel:

Die Datei 1.png befand sich vorher im Ordner

C:\Gescannte Dokumente

Nach einem Rechnerwechsel befinden sich die Dokumente in

D:\Gescannte Dokumente

, in diesem Fall kann die  als Ersetzung

C:;D:

hinzugefügt werden.

 

 

Nach jeder Änderung sollten die Ordner erneut mit dem Schalter Testen kontrolliert werden.

 

Wichtig: Die Ordner werden nicht automatisch geändert, erst, wenn der Schalter Ordner aktualisieren betätigt wird, werden die Änderungen durchgeführt.

Es sollte sicherheitshalber zuvor eine Einzeldatensicherung erstellt werden.