Ergänzende Datenschutzhinweise

Nachfolgend finden Sie ergänzend zu den Datenschutzhinweisen auf unserer Webseite
http://www.taxpool.net/datenschutzhinweise.html
weitere Informationen, die sich auf die Verarbeitung von Daten beziehen, sowie Hinweise zu Datenschutz-Maßnahmen, die Sie bei der Nutzung von Taxpool-Buchhalter in Ihrer Firma treffen können:

I:
Software 'Taxpool-Buchhalter':
Taxpool-Buchhalter ist eine Offline-Buchhaltung und nutzt zur Validierung einer eventuellen Programmlizenz keinerlei Online-Zugriff.
Lizenzdaten werden anhand eines im Programm verankerten Algorithmus auf Gültigkeit geprüft und standardmäßig im Datenordner des Programmes in einer Datei gesichert.
Sofern Sie z.B. die portable Programmversion auf einer USB-Festplatte mit bereits dort gesicherten Lizenzdaten betreiben und diese Festplatte an einen anderen Rechner anschließen, sollte normalerweise keine erneute Eingabe der Lizenzdaten notwendig sein.

Eine Internetverbindung wird derzeit nur für wenige Funktionen benötigt, die nachfolgend beschrieben werden:

Umsatzsteuer-ID-Abfrage beim Bundeszentralamt für Steuern:
Diese Abfrage ist im Register 'Faktura' der Kunden- und Lieferantenverwaltung zu finden.
Bei der Anfrage werden folgende Daten, die Sie zuvor in der aktuell geöffneten Firmendatenbank gespeichert haben müssen, an die Webseite 'http://evatr.bff-online.de' übermittelt:
a) Ihre Umsatzsteuer-ID und die Umsatzsteuer-ID's der ausgewählten Kunden oder Lieferanten:
b) Bei der qualifizierten Anfrage zusätzlich:
Der Firmenname, der Ort, die PLZ und die Strasse der ausgewählten Kunden oder Lieferanten (aus dem Register 'Rechnungsdaten' der Kunden- und Lieferantenverwaltung).

Aktualisierungsfunktion:
Um festzustellen, ob Programmaktualisierungen vorliegen (manueller Funktionsaufruf auch unter Menüpunkt: '?,Nach Updates suchen' im Programm), wird ein Updateprogramm (Name derzeit 'INSTALLATIONSORDNER/tools/tp_updater.exe') gestartet, dass die Aktualität der Programminstallation ermittelt, dazu wird von der Taxpool-Webseite eine Indexdatei geladen, die Hashwerte verfügbarer Dateien enthält, anschließend werden diese Werte mit den Werten aus der Programminstallation verglichen, um Neuerungen zu erkennen und evtl. downzuloaden.
Bei diesem Vorgang werden vom Programm keine anderen, als die für den https-Aufruf zum Download erforderlichen Daten, an den Server übermittelt.
Haupt-URL: https://www.taxpool.net/tpb_update/
Sofern auf dem Rechner, auf dem die Software installiert ist, keine Internetverbindung besteht, kann auch ein, von einem anderen Rechner heruntergeladenes, Offline-Update genutzt werden:
http://www.taxpool.net/HTML/nachupdatessuchen.htm

Elster-Software der Finanzbehörden:
Datenschutzhinweis durch die Finanzverwaltung:
"Mit dieser Software werden personenbezogene Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Art. 9 Abs. 1 DSGVO zum Zwecke der Verarbeitung erhoben. Neben den reinen Daten, die zur Steuerveranlagung benötigt werden, erhebt die Software Daten über die Art des Betriebssystems des Nutzers und übermittelt diese an die Finanzverwaltung. Diese Daten werden benötigt, um die ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten sicherzustellen und Fehlern im Verarbeitungsprozess vorzubeugen. Die Nutzung der Daten erfolgt im Rahmen des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. e i.V.m. Abs. 3 UAbs. 1 Buchst. b DSGVO i.V.m. bundes- bzw. landesgesetzlicher Steuergesetze durch die Finanzverwaltung und nur für den genannten Zweck."

Informationen zur Datenschutzgrundverordnung:
Weblink:
https://download.elster.de/download/dokumente/Informationen_zu_Artikel_12_bis_14_Datenschutz-Grundverordnung.pdf

II:
Hinweise zu Datenschutz-Maßnahmen, die Sie bei der Nutzung von Taxpool-Buchhalter in Ihrer Firma treffen können:
1) Passwortschutz: Jede Taxpool-Firmendatei, lässt sich separat mit einem Passwort schützen, das einen unerlaubten Zugriff verhindert.

2) Multimandanten-Funktion: Damit die zu einem Mandanten erstellten Ausgabedaten oder einem Mandanten zugeordneten externen Dateien (z.B. DATEV-Exporte, PDF-Exporte zu Auswertungen, zugeordnete Belege und Dokumente) in einem zu anderen Mandanten separaten Dateibereich gesichert werden, muss die 'Multimandanten-Funktion' aktiviert werden und ein Unterordner mit einem für den entsprechenden Mandanten eindeutigen Namen festgelegt werden.
Diese Einstellung wird bei der Anlage eines neuen Mandanten angeboten:
http://www.taxpool.net/HTML/neuefirmaanlegen.htm
Sie kann auch nachträglich im Register 'Verschiedenes' des Dialogs 'Einstellungen' geändert werden:
http://www.taxpool.net/HTML/verschiedenes.htm
Ihr Systemadministrator kann Ordner mittels der Rechteverwaltung gegen unbefugten Zugriff schützen.
Hinweis: Zusätzlich werden wir demnächst ein kostenloses, revisionssicheres Dokumentenmanagement-System bereitstellen, das bereits bestehende Daten aus der Dateiverwaltung übernehmen kann und neue Daten optional nur noch im Dokumentenmanagement-System verwaltet.

3) Löschen von Kunden- und Lieferanten: Kunden- und Lieferanten lassen sich komplett mit den dazugehörigen Daten in der Kunden- und Lieferantenverwaltung löschen, sofern das dazugehörige Konto noch nicht bebucht wurde.
Daten zu einem Kunden oder Lieferanten, wie z.B. Bankverbindungen, Kontaktdaten, etc. können jederzeit gelöscht werden, sofern dies erforderlich ist.

4) Benutzen Sie nur die vom Programm vorgegebenen Datenordner.
Buchhaltungs-Dokumente sollten im Programm immer mittels 'Datei,Öffnen' geöffnet werden.
Für Dateien, die mittels Doppelklick geöffnet werden, muß in Windows eine Verknüpfung angelegt werden, es sollten niemals direkte Kopien der Datenbank benutzt werden.

5) Bei der Nutzung der portablen Programmversion sollte bei der Installation die Einstellung 'Temporäre Dateien im Installationsordner erstellen' aktiviert werden, die dafür sorgt, dass vom Programm erzeugte temporäre Dateien nicht im temporären Ordner des Betriebssystems abgelegt werden, dies ist besonders wichtig, wenn z.B. ein externes USB-Laufwerk mit dem Programm an einem fremden Rechner betrieben wird.
Die nicht-portable Version Programmversion legt temporäre Dateien in der Regel in den Ordnern
\BENUTZER\BENUTZERNAME\AppData\Local\Temp\tp-b-1
\BENUTZER\BENUTZERNAME\AppData\Local\Temp\tp-b-2
ab.


III:
Ticketsystem:
Zur Beantwortung von Anfragen benutzen wir das Ticketsystem 'Zammad' der Firma Zammad GmbH (https://zammad.com/de).
Um ein Ticket einzureichen, reicht die Angabe einer Email-Adresse, eines Namens und einer Nachricht, optional können auch Anhänge übermittelt werden.

Sofern Dateianhänge lokal auf einem Rechner zur Ansicht abgespeichert werden, geschieht dies in einem extra dazu vorgesehenen und verschlüsselten Ordner.
Diese Dateien werden nach dem Ende der Bearbeitung oder maximal zwei Wochen nach dem Abspeichern mit einem speziellen Programm nach dem deutschen BSI-Standard 'VSITR' gelöscht.
Der temporäre Ordner des Bearbeitungsrechners wird zusätzlich regelmäßig nach dem gleichen Löschverfahren bereinigt.

Tickets werden nach endgültiger Bearbeitung manuell oder ansonsten nach zwei Wochen Inaktivität durch eine im Ticketsystem eingestellte Automatisierungsfunktion in den Status 'geschlossen' versetzt.
Tickets, die sich im Status 'geschlossen' befinden, werden durch eine im Ticketsystem eingestellte Automatisierungsfunktion nach weiteren zwei Wochen Inaktivität endgültig und inklusive Anhängen gelöscht.

IV:
Nutzung von Amazon AWS:
Für die Nutzung von Amazon AWS haben wir das 'AWS Data Processing Addendum' gezeichnet.

V:
Servicelink für die Anforderung von 'Taxpool-Buchhalter'-Zugangsdaten:
Um Kunden mit einer gültigen Programmlizenz eine Neuregistrierung zu ersparen, sofern diese ihre Lizenzdaten verloren haben, stellen wir derzeit eine Möglichkeit bereit, sich die Lizenzdaten an die Emailadresse senden zu lassen, die beim Kauf der Lizenz angegeben wurde.
Dort werden im Wesentlichen folgende Daten in einer verschlüsselten Standard-Datenbank gespeichert: (Erstellungsdatum, Name, Email, Lizenzdaten, Lizenztyp, Downloadlink der Software).