Automatischen Buchungsassistenten zeigen

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Zeigt oder Verbirgt den automatischen Buchungsassistenten.

Dieser kann zum automatischen Buchen von Online-Banking-Kontoauszügen benutzt werden.

Innerhalb des Dialoges können Regeln definiert werden, die bisher noch unvollständige Buchungen (fehlende Kategorie) automatisch durch Zuweisung einer (durch eine Regel erkannte) Kategorie vervollständigen.

 

 

Hinweis: Der Assistent ist nur im 'Einfach-Buchen-Modus' verfügbar. Dies bietet sich an, da ja eine Kontenseite in den Buchungen bereits bekannt ist (Finanzkonto des Geldinstituts).

Der Assistent hilft Ihnen, bei immer wiederkehrenden Buchungen mit ähnlichem Buchungstext, eine automatische Kategoriezuordnung zu schaffen.

Mit einem Doppelklick in der Buchungsliste werden die aktuellen Buchungsdaten in die Buchungsmaske und auch in den Assistenten übertragen, sofern dieser geöffnet ist.

Spätestens nach der Auswahl einer gültigen Kategorie in der Buchungsmaske öffnet sich dieser automatisch.

 

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Erstellen einer neuen Zuordnung.

Doppelklicken Sie die Buchung, zu der eine neue Regel erstellt werden soll.

Die Inhalte der unter Buchungstext, Auftraggeber, Kategorie, Benutzer1/Benutzer2 beim Import zugewiesen Datenfelder werden dadurch angezeigt.

Tipp: Sie können zusätzlich bei geöffnetem Dialog eine Buchungsvorlage in der Buchungsmaske auswählen, dann werden deren Daten in den Buchungsassisten übernommen.

 

Beispiel (siehe oben): Der Originalbuchungstext war 'Bestellung IhrProdukt, Hans Mustermann, RE 234567890' und Sie wollen, dass alle importierten Buchungen, die den Text 'IhrProdukt' enthalten, auf die Kategorie 8400 (SKR03 Erlöse) mit dem Buchungstext 'Erlöse IhrProdukt' gebucht werden.

1) Aktivieren Sie das Feld Buchungstext und geben dort 'IhrProdukt' ein.

2) Geben Sie unter ...immer auf die ausgewählte Kategorie x buchen 8400 ein, aktivieren Sie Immer mit folgendem Buchungstext x buchen und geben Sie dort in das Eingabefeld den entsprechenden neuen Buchungstext ein.

3) Gehen Sie auf den Schalter Neue Zuordnung.

Das Programm legt danach eine neue Zuordnung an und durchsucht alle ungültigen (rot markierten) Buchungen nach Treffern (nicht nur für die neue Zuordnung, sondern immer für alle Zuordnungen).

Sollten passende Buchungen gefunden worden sein, erscheint folgender Dialog:

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In der Titelzeile sehen Sie zuerst die Anzahl der Buchungen, die sich zuordnen lassen und danach die Anzahl der ungültigen (rot markierten) Buchungen.

Ergänzen und Validieren: Bei passenden Buchungen wird die Kategorie (Gegenkonto)  und optional der neue Buchungstext eingetragen und die Buchung wird als gültig markiert (nur bei Zuordnungen, bei denen die Einstellung Buchung bei Erfolg validieren aktiv ist).

Nur Ergänzen: Bei passenden Buchungen wird die Kategorie (Gegenkonto)  und optional der neue Buchungstext eingetragen die Buchung erscheint aber weiterhin als ungültig (rot markiert).

Dies ist z.B. sinnvoll, wenn man bei einigen Zuordnungen die Buchungen noch manuell nachbuchen will.

Oder wenn man die Zuordnung noch nachbearbeiten will.

Abbrechen: Es wird keine Zuordnung oder Validierung vorgenommen.

 

Hinweis: Das Programm sucht z.B. im Fall des Buchungstextes immer in dem Originalbuchungstext, der intern gespeichert ist.

Sollte die ausgewählte Buchung bereits einmal durch eine Zuordnung gefunden worden sein, werden deren Einstellungen geladen.

Sie finden dann in der Listenauswahl unter Buchungstext, Auftraggeber, Kategorie, Benutzer1/Benutzer2 nach dem Aufklappen die originalen Werte davon.

Dies kann sinnvoll sein, um die Regel erneut für den entsprechenden Originaltext anzupassen.

 

Beim Import von Online-Banking-Kontoauszügen werden alle importierten Buchungen nach den angelegten Zuordnungen durchsucht, (ohne vorherige Abfrage) gegebenenfalls ergänzt und validiert (nur bei Zuordnungen, bei denen die Einstellung Buchung bei Erfolg validieren aktiv ist).

Das gleiche gilt beim Neuanlegen oder Ändern einer Zuordnung, dabei erscheint jedoch der obige Abfragedialog.

 

D.h. bei der richtigen Auswahl der Suchtexte sollten irgendwann nach dem Import alle Buchungen bereits automatisch richtig gebucht worden sein.

Insbesondere, wenn Sie oder Ihre Kunden sich an eine gewisse Nomenklatur halten.

Beispiel: Wenn Sie auf Rechnungen die Rechnungsnummer so gestalten, dass Ihre Produktnummer oder der Produktname darin vorkommt.

RE-Produkt-4563-NR120052007

RE-Produkt-4564-NR120052007

Sie können dann z.B. unter Wenn das Feld... alle Produktnamen oder Nummern durch ein Semikolon getrennt eingeben:

Produkt-4563;Produkt-4564

 

Bearbeiten einer Zuordnung:

Bestehende Zuordnungen können mit den Schaltern Übernehmen/Entfernen verändert oder entfernt werden.

 

Weitere Einstellungen:

Wenn Sie mehr als eine Suchbedingungen eingeben, können Sie über eine Bedingung muss erfüllt sein oder Alle Bedingungen müssen erfüllt sein festlegen, wie sich die Regeln untereinander verhalten sollen.

Einstellung gilt für alle Finanzkonten bedeutet, das in den importierten Buchungen aller Geldinstitute nach dem Text gesucht wird, oder nur bei einem bestimmten Geldinstitut (ausgewähltes Konto in der Buchungsmaske mit dem die Zuordnung erstellt wurde). Standardmässig gilt eine Einstellungen für alle Finanzkonten.

Immer mit folgendem Buchungstext buchen: Bei der Identifizierung einer Buchung wird mit dem eingetragenen Buchungstext gebucht, ansonsten mit dem Originalbuchungstext.

Diese Einstellung gilt für Einnahmen/Ausgaben/Einnahmen und Ausgaben: Mit diesem Schalter können Sie entscheiden, ob eine Einstellung für eine Einnahme und/oder eine Ausgabe gilt, standardmässig wird diese Einstellung durch den Buchungsdialog korrekt vorgegeben.

Buchung bei Erfolg validieren: Ist dieser Schalter deaktiviert bleiben passende Buchungen nach einer Zuordnung weiterhin als ungültig markiert.

Leerzeichen entfernen: Gelegentlich werden die Daten, die im SWIFT-Format bei der Bank ankommen, mitten im Text umgebrochen, Online-Banking-Programme fügen die Texte dann in der Regel mit einem Leerzeichen zusammen. Dies kann dazu führen, dass Wörter nicht mehr gefunden werden.

Bei aktiver Einstellung werden im Suchwort als auch im Suchtext alle Leerzeichen entfernt.

 

Suche mit Platzhaltern:

Mit den beiden reservierten Zeichenketten {*} und {?} können Begriffe mit Platzhaltern durchsucht werden, dabei bedeutet

{*} es können beliebig viele beliebige Zeichen an der entsprechenden Position stehen.

{?} es kann nur ein beliebiges Zeichen an der entsprechenden Position stehen.

Beispiel: M{*}ller findet Müller, Möller, Mueller, Moeller.

Beispiel: M{?}ller findet nur Müller und Möller.

 

Weitere Reservierte Zeichenketten:

Sie können in die Sucheingabefelder mehrere alternative Texte eingeben, diese müssen dann durch {;} Semikolon getrennt sein:

Beispiel: Produkt-4563{;}Produkt-4564{;}Produkt-4565

Die Suche ist dann erfolgreich, wenn entweder 'Produkt-4563' oder 'Produkt-4564' oder 'Produkt-4565' in dem entsprechenden Datenfeld gefunden wird.

 

Es kann unpraktisch sein, wenn mehrere Suchtexte in einem Datenfeld gleichzeitig gefunden werden müssen, diese aber nicht unbedingt zusammenhängend auftreten.

Um nach dem Vorkommen mehrerer Unterzeichenketten zu suchen, können Sie zusätzlich die Operatoren {and} (und) oder {or} (oder) verwenden.

Ein Beispiel:

Rechnung{and}Müller findet nur Texte in denen Rechnung und Müller gleichzeitig vorkommt, z.B. auch 'Rechnung von Heinz Müller, 4.5.2007'

Beispiel:

Rechnung{and}Müller;Rechnung{and}Meier

Beispiel:

Rechnung{or}Müller findet Texte in denen Rechnung oder Müller vorkommen.

 

Verwaltung der Zuordungen:

Mit dem Schalter Verwalten können die Zuordnungen verwaltet werden.

Zusätzlich gibt es im Verwaltungsdialog noch folgende Datenfelder, die mittels Doppelklick bearbeitet werden können:

Aktiv: Nur aktive Einstellungen werden bei der Zuordnung benutzt.

Datum: Das Erstellungsdatum der Einstellung.

Prio: Die Priorität einer Einstellung. Umso höher der eingetragene Wert ist, umso höher die Priorität. Einstellungen mit einer hohen Priorität werden vor Einstellungen mit einer niedrigeren Priorität ausgewertet.

GK 03: Die Kategorie, auf die im Kontenrahmen SKR03 gebucht werden soll.

GK 04: Die Kategorie, auf die im Kontenrahmen SKR04 gebucht werden soll.

 

Sie können die Einstellungen mittels Klick auf den Spaltenkopf der entsprechenden Spalte sortieren.

 

 

Warum werden Buchungen nicht gefunden, obwohl z.B. der Buchungstext mit dem Suchtext übereinstimmt?

1) Sie haben unter Die Einstellung gilt für Einnahmen eingetragen und die Buchung ist eine Ausgabe oder umgekehrt.

2) Die Einstellung besitzt nicht das Attribut aktiv.

3) Das Attribut Einstellung gilt für alle Konten ist deaktiv und das im Import-Dialog zugewiesene Finanzkonto entspricht nicht dem Konto, das in der Listenansicht unter Finanzkonto 03/04 eingestellt wurde.

4) Das unter immer auf das ausgewählte Konto eingestellte Gegenkonto existiert nicht (evtl. falscher Kontenrahmen etc.).