Vielleicht sollte man mal überlegen, wie bei allen anderen Anwendungen auch, für was der Aufwand betrieben wird bzw. was soll der Erfolg sein.
Ein DMS für die Marketingabteilung mit gemeinsamer Arbeit an einem oder gar gleichzeitig mehreren Dokumenten, ggfs. auch an verschiedenen lokalen Standorten, muss andere Aufgaben erfüllen als ein DMS, bei dem die GoBD an erster Stelle stehen.
Hier im Forum sollte es um die Einhaltung von GoBD an vorderster Stelle gehen. Und auch da gibt es zwei sehr unterschiedliche Ansatzpunkte:
1. der Unternehmer, der seine buchhalterische Dokumentation selbst erledigt und
2. der Unternehmer, der monatlich (oder seltener) seine gesammelten Papierbelege und digitalen Belege einem Buchhaltungsbüro übergibt.
Und gerade bei der zweiten Variante werden die Probleme offensichtlich. Das Buchhaltungsbüro kann hier alles erledigen, bspw. auch die digitalen Buchhaltungsbelege ins DMS abspeichern, es wird NIE eine GoBD-konforme komplette Dokumentation werden!
Beispiel: Digital eingehende Rechnungen (E-Mail usw.) müssten zeitnah und UNVERÄNDERT im DMS abgespeichert werden, genau wie die übrige geschäftsrelevante E-Mail-Korrespondenz.
Von daher ist die Nutzung des taxpooleigenen DMS unabdingbar, wenn mit Taxpool tatsächlich die finale Buchhaltung erstellt werden soll. Es wird dann zwar auch nur ein Teilaspekt der GoBD abgedeckt. Aber wie wollten wir heute eine digitale Rechnung gesichert und mit der Buchung verknüpft GoBD-konform sonst aufbewahren. Ein Ordner/Pfad auf dem eigenen Rechner, der ohne weiteres im undokumentierten Vollzugriff des Anwenders ist, hat hierfür noch nie ausgereicht.
