Posts by Bernhard

Ist die Eröffnungsbuchung korrekt erfasst?

Da ich selbst früher in der IT-Entwicklung tätig war, kann ich die Frustration durchaus verstehen.

Wichtig ist vor allem aber, man sollte gegenseitig zwischen Entwickler und Anwender die Gründe nennen, weshalb ein bestimmter Termin vielleicht wichtig ist und die Nachfrage erfolgt.

Ich denke hier momentan vor allem an die Abkündigung bestimmter Versionen von windows durch Microsoft. Natürlich ist es wichtig, frühzeitig zu wissen, wenn die bisherige Hardware zu einem Zeitpunkt x nicht mehr oder nur noch bedingt einsatzfähig ist, welche Anforderungen einzelne Anwendungen künftig stellen werden.

Oder klare Frage: Wenn die aktuell lauffähige windows Version ab Herbst 2025 Probleme machen könnte, kann ich den Rechner mit Linux und Taxpool weiternutzen oder benötige ich ein neues Gerät.

Das DMS hat in der Praxis einen ganz großen Vorteil, nämlich die einer Buchung zugeordneten Belege verbleiben bei der Buchung. Damit kann ich immer äußerst einfach von der Buchung zum Beleg und auch (mit ein paar Handgriffen mehr) vom Beleg zur Buchung.

Ohne DMS werden die Belege im Ordner Dokumente beim Mandanten gespeichert und sind bspw. mit dem Windows-Explorer zugänglich. Kommt irgendwo in der Buchhaltung jahresübergreifend ein Dateiname zweimal vor, wird der erste Beleg unter Umständen überschrieben, es sei denn ich nutze als Dateinamen eine willkürlich vergebene eindeutige Kennzeichnung.

Bei Nutzung des Programms durch Personen, die nicht so gut mit dem Windows-Explorer umgehen können (soll es heutzutage immer noch geben), kann es dabei zu unbeabsichtigten Veränderungen oder gar Verlust der Buchungsdokumentation durch Belege kommen. In Zeiten von eRechnung und ZUGFerD könnte dies fatale Folgen haben.

Wer natürlich nur Daten erfasst und die weitere Arbeit seinem Steuerberater überlässt, kann die Belegdokumentation vielleicht auch dort erledigen lassen.

Ich bedanke mich für die Anmerkungen! Das hilft schon mal ein Stück weiter.

Bei einem direkten Zugriff auf die Datenbank (nicht Sicherungskopie) stellen sich immer zwei Fragen:

1. Der Zugriff darf nur lesend erfolgen, den Prüfer dürfen die Originaldatei niemals ändern. Nach meiner Kenntnis hat taxpool kein Rechtemanagment.

2. Falls der Zugriff von außerhalb des eigenen Netzwerks erfolgt, muss die Datenbank genauso wie die Übertragungswege geschützt werden gegen illegale Zugriffe. Möchte ich hier aber nicht weiter erörtern, da es den Rahmen dieses Forums sicher sprengen würde.

Nochmals vielen Dank.

Quote from wiko-services.de

Daher käme ich nicht auf die Idee, eine Sicherung der Datenbank - egal aus welchem Programm - bereitzustellen.

Da die zwei Vereine international aufgestellt sind, befinden sich Belege ohnehin nur digital in einer Datenbank. Die Originale lagern teilweise in zwei verschiedenen Ländern in Afrika. Bisher habe ich die Daten aus der Datenbank abgezogen und als PDFs per verschlüsselter E-Mail komprimiert übermittelt. Gleiches wurde mit ausgewählten Kontoausdrucken gemacht. Beides erfolgte aus Taxpool. Der/die Prüfer haben dann das auf Papier gedruckt aus der E-Mail. Buchhaltung und Prüfung liegen geografisch etwa 1.000 km entfernt.

Das ganze soll jetzt effizienter gestaltet werden, daher die Fragestellung.

Meine Frage an die Runde hier betrifft vor allem die Bedienung: In der Programmbeschreibung lese ich, dass die Miniversion bspw. geeignet wäre, für einen Selbständigen die Daten zu erfassen und an ein Steuerbüro weiterzugeben. Bisher hatte ich nicht die Gelegenheit, dies in dieser oder der Gegenrichtung zu benutzen. Es handelt sich hier also um die Praktikabilität und effizientes Arbeiten im digitalen Zeitalter.

Danke

Ist bekannt. Verwendet habe ich diese Einstellung:

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Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

a) Einstellung Kategorie-Nummer=Kontonummer: In Hibiscus wird als Kategorie die spätere Kontonummer der Buchung hinterlegt.

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Danke für die Mühe!

Sachverhalt:

Bankumsätze werden in Taxpool über die Importfunktion Online-Kontoauszüge "Hibiscus" eingelesen. Beim Import wird in Taxpool ausgewählt "Kategorie=Kontonummer".

Problem:

Bei ausgefülltem Feld "Kategorie" in Hibiscus wird der dort eingetragene Wert beim Taxpool-Import dem Feld "Gegenkonto" zugewiesen. Ist das Feld bei Hibiscus allerdings leer, wird in Taxpool der Wert aus dem Feld "Primanota" von Hibiscus dargestellt.

Dies könnte zu einer falschen Gegenkontozuweisung führen, wenn der Wert des Feldes Primanota zufälligerweise einer zulässigen Gegenkontonummer entspricht.

Sachverhalt:

Ich nutze das DMS zur Ablage aller Dokumente, Firmen- und Buchhaltungsdaten. Gebucht wird auf SKR 42 (Verein) mit EÜR, da Umsatzsteuerpflicht besteht. Als Datenbank ist Postgres eingestellt. Nach Beenden einer Buchungssitzung wird automatisch ein Backup im Ordner "dms-Backup" erstellt. Von Taxpool wird derzeit die EÜR-Version verwendet.

Frage:

Bei zwei der so gebuchten Vereine gibt es eine Innenrevision (früher Kassenprüfer genannt), die die finanziellen Geschäftsvorfälle überprüfen müssen. Wäre es ausreichend, dieser Innenrevision die letzte Datensicherung aus "dms-Backup" zur Verfügung zu stellen, damit die Prüfer diese in Taxpool-Mini einlesen und die Geschäftsvorfälle samt Verbuchung überprüfen können?

Hat schon jemand hier Erfahrung mit einer derartigen Verfahrensweise?

Danke im Voraus für Eure Unterstützung.

Bernhard

Kurze Hinweise

Quote from blinky

Momentan würde ich daher tatsächlich erstmal bei MT940 bleiben, also den "Umweg" über eine Datei gehen (Export MT940 aus Hibiscus, Import der MT940 Datei nach Taxpool).

Alle Export-Import-Dateien können andere zusätzliche unvorhergesehene Fehler verursachen, deshalb allenfalls als kurzfristiger Workaround.

Quote from blinky

Ggf. ist auch die Taxpool-Funktion "Belege neu durchnummerieren" eine Alternative.

Funktioniert und ist angebracht in diesem Fall. Aber zusätzlicher Schritt, sozusagen "digitale Buchführung per Hand".

Quote from blinky

Hibiscus-ID des Umsatzes

Evtl. machbar, ist aber nicht nach Datum aufsteigend definiert. Diese ID wird fortlaufend vergeben beim Einlesen in Hibiscus. Bei mehreren Bankkonten auch bankkontoübergreifend. Wenn eine Bankbuchung gelöscht wird, fehlt die ID. Wenn eine Buchungszeile manuell in Hibiscus eingetragen wird, gibt es die nächsthöhere freie ID.

Wie erwähnt, es ist eigentlich ein "Schönheitsproblem". Habe halt Buchhaltung gelernt im analogen Zeitalter (obwohl, wir hatten eine Zuse im Keller, die nicht mehr benutzt wurde).

Nochmals die technischen Details:
Bankbuchungen werden online von Hibiscus abgeholt (CAMT oder MT940) und in die H2-Datenbank "hibiscus.mv" geschrieben. Nun kann man kategorisieren (mit Übernahme nach Taxpool), selektieren, nach div. Spalten sortieren, Anhänge an Buchungszeilen beifügen, kommentieren. Es bestehen Schnittstellen (beide von mir benutzt) nach Taxpool und nach openjverein, und weitere von mir nicht benutzte.

In Taxpool werden die Bankbuchungen im Menüpunkt Datei->Import->Online-Banking-Kontoauszüge->Hibiscus-Banking-App importiert. Dazu wird eine Datenbankverbindung zur hibiscus.mv geöffnet. Die Buchungen werden eingelesen. Die Kategorienummer aus Hibiscus kann per Zuordnung im Importdialog als Gegenkontonummer in Taxpool verwendet werden.

Die Reihenfolge der Bankbuchungen aus Hibiscus wird im Importdialog von Taxpool immer nach Datum absteigend dargestellt. Dies geschieht ohne Beachtung irgendwelcher Sortierungs- und Selektionseinstellungen in Hibiscus. Das ist auch naheliegend, denn es wird direkt aus der Datenbank gelesen und nicht über Export-Import-Dateien.

Nach Start des endgültigen Importvorgangs in Taxpool werden die (ausgewählten) Bankbuchungen der Datenbank in Taxpool hinzugefügt und erhalten eine fortlaufende Belegnummer. Genau diese ist jetzt nicht "Aufsteigend Fortlaufend" nach Datum sondern genau umgekehrt.

Nach GoBD habe ich meine Buchungen innerhalb der Buchungskreise fortlaufend zu nummerieren, Lücken sind nicht zulässig. Eine Sichtprüfung, ob dies erfolgt ist, kann bei nach Datum aufsteigenden Belegnummern natürlich einfacher erfolgen, als wenn die Belegnummern am Jahresende ein geordnetes Chaos darstellen.

(Aber wie gesagt, ich bin schon ein paar Tage älter und wohl etwas aus der Zeit gefallen. Übrigens, habe ich auch nicht Buchhalter gelernt, um zu buchen, sondern um zu prüfen.)

*** Leider im falschen Thread, da ich für Hibiscus-Import nichts gefunden habe. ***

Seit einiger Zeit nutze ich Hibiscus für den Import der diversen Bankbuchungen. Dies bietet sich insbesondere an, weil ich in TP die Buchhaltung im SKR 42 erledige, die mitgliederspezifischen Angelegenheiten aber direkt in openjverein bearbeiten kann mit jeweiliger direkter Übernahme der Bankbuchungen.

Beim Import in Taxpool fällt aber auf, dass unabhängig von der Sortierung der Umsätze in Hibiscus immer der neueste Umsatz oben steht und zuerst importiert wird. Bei der durch Taxpool vorgenommenen Vergabe der Belegnummer (ich weise die Gegenkonten gleich beim Import zu) dadurch aber der älteste importierte Umsatz die höchste Belegnummer erhält.

Da ich -wie wohl die meisten hier- nicht täglich den Import durchführe, führt dies zu "unschönen" Darstellungen in der Buchungsliste.

Was mache ich falsch?

Vielen Dank für Eure Mühe.

Quote from wiko-services.de

Das ist, was auch mich davon abhält das DMS unter postgres auszuprobieren.

Quote from modular

Auch ist die Hilfe zum DMS und der postgres-DB sehr mager.

Die postgres-DB bei Taxpool-DMS nutze ich jetzt schon fast solange, wie es diese gibt. Dabei muss ich aber zugeben, dass ich auch früher schon mit Datenbanken (H2, MariaDB und mySql) gearbeitet und auch selbst Skripte geschrieben habe.

Die Verwendung des DMS in Taxpool ist allerdings noch sehr rudimentär. Es fehlen zahlreiche Funktionen. Such- und Selektionsfunktionen sind nicht realisiert. Was passiert eigentlich nach Ablauf der Festschreibungsdauer mit einem Dokument, wird es kommentarlos verschwinden oder gibt es eine Abfrage, ob es gelöscht werden soll? Wie werden Multi-User-Umgebungen realisiert mit den daraus folgenden weiteren Dokumentationspflichten?

Hallo zusammen,

Seit 01.01.2025 ist die Datenübermittlung an die DRV zur elektronischen BP Pflicht. Die letzten Ausnahmegenehmigungen sind wohl bis zum 31.12.2026 befristet.

Da neben den sozialversicherungsrechtlichen Daten auch Daten aus der FIBU elektronisch zu übermitteln sind möchte ich frühzeitig anfragen, ob bei TAXPOOL hierzu was in der Roadmap ist.

§ 14 Abs. 4 Ziff. 7 UStG:

Die Rechnung muss die gelieferte Ware und den Rechnungsbetrag und den Steuerbetrag enthalten, ersatzweise den Steuersatz. Wenn dies bei der Vorauszahlung via paypal der Fall war -> Vorsteuerabzug aus 200 €. Wenn nicht, ist erst die (betragsmäßig falsche) Rechnung für den Vorsteuerabzug zu verwenden, ergo Vorsteuerabzug aus 100 €.

Bei der Erzeugung von Quittungen, Rechnungen o. ä. aus den Personen- und Buchhaltungsdaten gibt es Vorgaben, dass der Betrag (Betragssumme) zusätzlich auch in Worten dargestellt werden muss.

Beispiel:
der Betrag der Quittung lautet 1.234,50
Die Ausgabe sollte dann zeigen:
**Eintausendzweihundertvierunddreißig**
oder ersatzweise
**eins**zwei**drei**vier**

Office-Anwendungen bieten hierfür einfache Formatierungsanweisungen im Script.

Eine Realisierung in Taxpool würde den Export der Kundendaten, der Buchungsdatei und die externe Zusammenführung ersparen.

Nutznießer wären bspw. alle Anwender im gemeinnützigen Bereich, die Spendenquittungen erstellen müssen. Gleichzeitig wäre durch die Erstellung innerhalb Taxpool automatisch die GoBD konforme Aufbewahrung der Zweitschrift der Spendenquittungen vollautomatisch gegeben.

Da auch ich mich aktuell mit der Kontolänge befasse deshalb zwei kurze Anmerkungen:

Im SKR 42 ist die von DATEV vorgegebene Kontolänge 5 und für Debitoren/Kreditoren 6. Gleichwohl sind die Sachkonten im SKR 42 bei Taxpool nur 4 Ziffern lang. Ergo sind alle vorhandenen Sachkonten nicht nutzbar, wenn man DATEV-kompatibel bleiben will, denn sie lassen sich nicht durch Anhängen einer 0 erweitern.

Bei Erweiterung in einem anderen Kontorahmen gilt das oben gesagt für alle vorhandenen Kreditoren und Debitoren. Denn die Sachkonten lassen sich jetzt zwar mit bspw. 10001 für Kasse einrichten (nicht für 10000) aber auch die 10001 könnte ja schon mit einem Personenkonto belegt sein. Die doppelte Nutzung ist zwar programmtechnisch ausgeschlossen, jedoch in einer Kontenliste und allen Auswertungen, die nach Kontonummer geordnet sind, erscheinen Sachkonten und Personenkonten munter durcheinander.

Sogar der Versuch einen Eintrag bei Kunden/Lieferanten zu kopieren um ggfs. eine 0 anzuhängen oder eine andere Kundennummer zu generieren scheitert. Das Anhängen der 0 mit der Fehlermeldung "...reserviet". Und bei einer neuen erweiterten Kundennummer wird zwar kopieren in der Verwaltung der Kunden/Lieferanten als Schalter angezeigt, die eingegebenen Daten werden allerdings nicht kopiert.

Einnahme und Ausgabe vertauscht?

Das Datenfeld "Währungsfaktor" lässt sich in Taxpool Menü "Verwalten" -> Listenansicht (die Buchungsliste) für die Anzeige aktivieren und deaktivieren. Dort habe ich dieses auch gefunden, da ich bei unterschiedlichen Mandanten die Listenansicht anpasse.

Da ich auch mit ausländischen Währungen und Bankkonten buchhalterisch zu tun habe möchte ich gerne nachfragen, welche Funktionen mit dem Datenfeld "Währungsfaktor" angesprochen werden könnten.

Quote from Taxoloop

Und wie die Daten in die Buchhaltung einfließen sollen erkenne ich auch nicht.

Mittels CSV-Export. Ist in der App enthalten. Es ging mir hier auch nicht um die Übernahme in eine Buchhaltung, sondern um Prüfung der erkannten OCR-Daten durch Gegenüberstellung der Einzelposten zur Belegsumme.

Für die weiter oben erwähnte Erfassung direkt in die Taxpool Datei hätte ich hier eine interessante Belegvorlage auf PDF aus der Praxis:

gekaufte Ware + 7%

gekaufte Ware + 19%
Pfand +/- 7%
Pfand +/- 19%
Gesamtsumme brutto

und alles in einer Rechnung täglich. Da macht buchen Spass.