Besteht die Möglichkeit, dass Sie hier über zweierlei Programmfeatures schreiben?
Wenn das DMS benutzt wird, um Belege usw. zu sichern entsprechend den GoBD, dann werden alle Dokumente in einer einzigen Datenbank gespeichert resp. gesichert. Die kann auch (leider) nicht teilweise gesichert werden nach dem Motto, Buchungen täglich, Belege wöchentlich und das letzte Jahr nur bei einer Änderung.
Ich wüsste auch nicht, wie dies datentechnisch zu realisieren wäre, wenn gleichzeitig über die "Festschreibung" dokumentiert werden soll, dass es sich um Originaldaten handelt.
Deshalb gehe ich her, mache meine vollständigen Sicherungen nach jeder Nutzung des Mandanten und begrenze diese aus Platzgründen auf wenige Versionen auf der aktuellen Festplatte. Von dieser Festplatte erfolgt dann die endgültige Sicherung auf eine Archivplatte resp. in einen Cloudspeicher.
Auch hier ist es sinnvoll, die Generationen beizubehalten, denn sonst müsste vor dem Löschen einer Generation geprüft werden, ob die nachfolgende keinen technischen Datenfehler enthält und unlesbar ist.
Allerdings fehlt m. E. im DMS noch die Möglichkeit, den Ablauf der Aufbewahrungspflicht vorzugeben und danach die Daten effektiv zu löschen. Dies ist eine Pflicht nach der DSGVO, soweit es sich um personenbezogene Daten handelt.
Die Belege unabhängig von den Buchungen zu sichern ist m.E. nur möglich in der bisherigen Dokumentenverwaltung, wenn die Belege nicht in das Dokumentenverzeichnis kopiert werden. Dies entspricht aber nach herrschender Meinung nicht den GoBD, die schon zu beachten sind, wenn bspw. Umsatzsteuerpflicht besteht.
