Automatischer Abgleich von Rechnungs- und Zahlungsbuchungen

  • Zitat von Taxoloop

    Wenn also auch die Zahlungsbuchungen eingelesen werden, könnte man die zuvor eingelesenen Rechnungsbuchungen (und damit erstellte OPs) ggf. automatisch abgleichen, wenn dies nicht schon in anderen Bereichen außerhalb Taxpool leichter erledigt werden kann.

    Gibt es in Taxpool eine Möglichkeit zum (voll-)automatischen Abgleich der Rechnungsbuchungen beim Einlesen der Zahlungsbuchungen?
    Mein Ziel ist es auf einem Kreditorenkonto fehlende Rechnungsbuchungen zu finden, also es gibt eine Zahlungsbuchung, aber keine dazugehörige Rechnungsbuchung (mir fehlt vom Lieferanten eine Rechnung bzw. ich habe vergessen diese in Taxpool zu importieren). Zu diesem Zweck nutze ich den OP-Abgleich bzw. die Funktion "Buchen / Offene Posten zuordnen (Alle Buchungen)", da sich auf manchen Kreditorenkonten sehr viele Buchungen befinden und täglich neue Rechnungs- und Zahlungsbuchungen hinzukommen. Das Kreditorenkonto gleicht sich also nie aus bzw. der Saldo ist nie auf Null und es ist schwer da den Überblick zu behalten ob evtl. Rechnungs- oder Zahlungsbuchungen fehlen. Die Frage ist, ob mir da Taxpool irgendwie helfen kann Zahlungsbuchungen zu finden zu der es keine Rechnungsbuchung auf dem Kreditorenkonto gibt bzw. auch umgekehrt also es gibt eine Rechnungsbuchung, aber keine dazugehörige Zahlungsbuchung?


    Meine allgemeine Vorgehensweise: Ich erhalte von meinen Lieferanten Eingangsrechnungen als pdf. Diese lese ich einmal im Monat automatisiert aus, wandle die Daten in Buchungen um und schreibe die Daten in eine csv-Datei, die ich anschließend in Taxpool importiere. Anschließend importiere ich die Zahlungsdaten von meinem Bankkonto als MT940 in Taxpool. Die Zahlungsdaten werden duch Taxpool automatisch den richtigen Personen- bzw. Kreditorenkonten zugeordnet. Jetzt habe ich alle Zahlungs- und Rechnungsbuchungen in Taxpool importiert und würde gerne evtl. fehlende Rechnungsbuchungen finden. Dafür nutze ich dann den OP-Abgleich bzw. die Funktion "Buchen / Offene Posten zuordnen (Alle Buchungen)" um die Zahlungsbuchungen den passenden Rechnungsbuchungen zuzuordnen, um so besser sehen zu können ob es evtl. fehlende Rechnungsbuchungen gibt. Da ich sehr viele Buchungen habe und das manuelle klicken beim OP-Abgleich sehr lange dauert, habe ich mir ein AutoHotkey Script geschrieben, was den Abgleich einigermaßen automatisiert erledigt und für mich automatisch die richtigen Buttons in Taxpool klickt.

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  • Gibt es in Taxpool eine Möglichkeit zum (voll-)automatischen Abgleich der Rechnungsbuchungen beim Einlesen der Zahlungsbuchungen?

    Es gibt nicht nur eine.

    Und die Vorgehensweise ist zudem unterschiedlich, je nach dem, in welchem Format die Bankbuchungen importiert werden. Siehe wichtige OP-Funktionen.


    Da aber für die Rechnungsbuchungen schon unklar ist ob sie vollständig in Taxpool importiert wurden, kann man fehlende Rechnungsbuchungen natürlich nicht in Taxpol finden. Hier lassen sich allerhöchstens nicht zuordenbare Zahlungen feststellen. Zugleich sei unsicher, ob alle Zahlungsbuchungen eingang zu Taxpool gefunden haben. Das macht das Chaos natürlich perfekt.

    Wie es dazu kommen kann, dass Zahlungen die von der Bank per MT940 in Taxpool gelangen, doch nicht gebucht sein könnten ist mir rätselhaft. Darauf mag ich aber jetzt nicht eingehen.


    Das Grundproblem lässt sich wegen der unvollständigen Darstellung der Vorgehensweise zwar nicht lokalisieren, jedoch ist klar, dass es außerhalb von Taxpool existiert und eben dort behoben werden sollte.

    Man kann ein Problem bei den Hörnern packen oder es an einem vorbeirauschen lassen, ihm hinterherlaufen und versuchen gerade noch seinen Schwanz zu greifen. Erledigen wird man es so aber nicht.


    Um nicht zuordenbare Zahlungen festzustellen genügt ein Blick auf das Personenkonto, welches dann eben nicht ausgeglichen ist.

    Welche Zahlung nicht zuordenbar war, wäre schon beim Import der Zahlungen feststellbar, bei dem "Offene Posten zuordnen" ausgewählt war.

    Wenn das Kreditorenkonto sich nie ausgleicht, der Saldo also an keinem Tag auf Null ist, dürfte das daran liegen, dass bereits Rechnungen eingebucht sind, die erst später bezahlt werden. Also der umgekehrte Fall zu "Zahlung ohne OP".


    Zusammengefasst kann man sagen, nur die OPs die auch in Taxpool gelandet sind können auch nur mit Zahlungen die ebenfalls in Taxpool gelandet sind abgeglichen werden. Da für beide Bereiche aber unsicher ist, ob sie vollständig gebucht wurden kann man weder feststellen, ob zu einer Rechnungsbuchung eine Zahlung vergessen wurde oder diese tatsächlich noch aussteht, noch kann man zu einer Zahlungsbuchung feststellen, ob eine dazu gehörige Rechnung tatsächlich fehlt oder diese vergessen wurde zu buchen.

    Hier hilft nur, die Vorgänge so zu organisieren, dass es nicht um "vergessen" oder "nicht vergessen" geht, um den Fehler zu vermeiden.

    Um den Fehler jeweils nachträglich zu korrigieren, bleibt einem nur der manuelle Abgleich.

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  • Vielen Dank für die Rückmeldung, das hilft mir schon mal weiter. Die wichtigen OP-Funktionen sind mir bekannt und ich hoffe zumindest das ich diese soweit auch verstanden habe. Meine erste Frage war, ob es in Taxpool eine Möglichkeit zum (voll-)automatischen Abgleich der Rechnungsbuchungen (beim Einlesen der Zahlungsbuchungen) gibt? Du hast darauf geantwortet das es nicht nur eine gibt.

    Ich habe bis jetzt allerdings leider keine Möglichkeit in Taxpool zum (voll-)automatischen Abgleich von Rechnungs- und Zahlungsbuchungen gefunden. Der Abgleich funktioniert meines Wissens nach nur manuell und einzeln, d. h. ich wähle beim OP-Abgleich bzw. beim Offene-Posten zuordnen manuell eine Rechnungsbuchung aus. Nutze dann die manuelle oder automatische Zordnung um die passende OP-Zahlungsbuchung auszuwählen und verbuche dann diese Zahlung manuell und einzeln.

    Was ich suche ist der oben angegebene Vorgang aber automatisiert, also ein (voll-)automatischer Abgleich von Rechnungs- und Zahlungsbuchungen nach bestimmten Regeln, wie beispielsweise, dass wenn der Betrag übereinstimmt und im Buchungstext der Zahlungs- sowie der Rechnungsbuchung die gleiche Rechnungsnummer angegeben ist, wird die Zahlungs- mit der Rechnungsbuchung automatisch verknüpft and abgeglichen.

    Gehe ich Recht in der Annahme das es so einen automatischen Abgleich in Taxpool derzeit nicht gibt?

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    • Offizieller Beitrag

    > Gehe ich Recht in der Annahme das es so einen automatischen Abgleich in Taxpool derzeit nicht gibt?

    < Dies ist korrekt.

    Eine entsprechende Verbesserung wird es aber bestimmt in kommenden Updates geben.

    Die Beträge des Autors dienen ausschließlich dem Zweck der Information oder Meinungsäußerung und stellen keine rechtliche oder andersweitige Beratung oder Zusicherung dar.

    Änderungen und Irrtümer sind vorbehalten.

    • Offizieller Beitrag

    Um einen automatischen Abgleich auf Belegebene (OP), nicht nur auf Personenkonten bezogen durchführen zu können und dabei vereinbarte und/oder gesetzliche Vorgaben - §366 (2) BGB - zu berücksichtigen, müssen den Zahlungsbuchungen auch weitere Informationen automatisch entnommen werden können, wie z. B. die Zahlungsbestimmung des Zahlenden - §366 (1) BGB - soweit vorhanden.


    Schon die gesetzliche Regelung (so sie denn im Einzelfall gültig ist) sieht eine komplexe Reihenfolge vor, die zudem kaum automatisierte Bewertungen zulässt (Sicherheit, Lästigkeit), nach der sich die Tilgungsfolge ergibt:

    - zunächst die fällige Schuld (leicht zu ermitteln, wenn Fälligkeit bekannt)

    - unter mehreren fälligen Schulden diejenige, welche dem Gläubiger geringere Sicherheit bietet (wie soll die Sicherheit automatisch bewertet werden?)

    - unter mehreren gleich sicheren die dem Schuldner lästigere (wie soll die Lästigkeit automatisch bewertet werden?)

    - unter mehreren gleich lästigen die ältere Schuld (leicht zu ermitteln, wenn Belegdatum bekannt)

    und bei gleichem Alter jede Schuld verhältnismäßig getilgt. (leicht zu automatisierende Aufteilung auf die dann restlichen OPs)

    Daneben könnten ausgehandelte abweichende Zahlungsbestimmungen getroffen sein, die vorstehendes ggf. nochmals abwandelt.

    Ob man all das zur korrekten und automatischen Zuordnung von Zahlungen zu einzelnen Schuldgründen berücksichtigen kann, dürfte von komplexen Zusammenhängen abhängig sein, welche ggf. erst zu erfassen wären.

    Jedenfalls eine schöne Herausforderung für die Programmierer.


    Schließlich bleibt es nach Abarbeitung gesetzlicher, vereinbarter und/oder vom Schuldner getroffener Zahlungsbedingungen noch bei der manuellen Auswahl, soweit z. B. Lästigkeit und Sicherheit sich als nicht automatisierbar erweisen.

    Ich bin echt gespannt, wie man das lösen will. Wenn es zuverlässig klappt, ein riesen Schritt!


    Wenn aber weder bei den Zahlungsbuchungen, noch bei den Rechnungsbuchungen (OPs) sicher ist, dass diese auch alle zur Verfügung stehen, kann meinem Verständnis nach ein automatischer Abgleich keine sicheren Zuordnungen treffen und muss eben doch (ggf. sogar auch über alle scheinbar zutreffenden Zuordnungen hinweg) manuell nachgearbeitet werden.

  • Es gibt sicherlich Konstellationen wo ein automtatischer Abgleich aufgrund der Komplexität zu kompliziert und nicht so leicht möglich ist, aber es gibt meiner Meinung auch viele einfach gelagerte Fälle wo es leicht automatisiert werden kann.


    Beispiel: Ich tätige eine Bestellung bei einem Lieferanten und buche die Eingangsrechnung auf das Kreditorenkonto vom Lieferanten. Dabei gebe ich bei der Buchung immer als Fremdbeleg und auch im Buchungstext als erstes die Rechnungsnummer an. Der Lieferant zieht den fälligen Betrag per Lastschrift ein und im Buchungstext der Lastschrift steht auch die Rechnungsnummer. Die Zahlung per Lastschrift wird auch auf das Kreditorenkonto gebucht. Nun kann ich einfach anhand des Betrages und der Rechnungsnummer die zusammengehörende Zahlungs- und Rechnungsbuchung auf dem Kreditorenkonto eindeutig identifizieren und verknüpfen.


    Im Prinzip ist in Taxpool beim "Buchen / Offene Posten zuordnen (Alle Buchungen)" schon mit der automatischen Zuordnung ein Automatismus vorhanden der sehr gut funktioniert. Bei meinem Beispiel müsste bei einem vollautomatischen Abgleich dann nur noch irgendwie die Rechnungsnummer bei der Zahlungs- und Rechnungsbuchung verglichen und dann automatisch verbucht werden. Evtl. könnte man das irgendwie über Reguläre Ausdrücke machen, die der Nutzer angeben kann. Ich erledige dieses automatische Verbuchen mittels eines Autohokey-Scriptes was auf meine Bedürfnisse angepasst ist. Es wäre aber natürlich schöner, wenn das auch direkt mit Taxpool funktionieren würde.

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    • Offizieller Beitrag

    Beispiel: Ich tätige eine Bestellung bei einem Lieferanten und buche die Eingangsrechnung auf das Kreditorenkonto vom Lieferanten. Dabei gebe ich bei der Buchung immer als Fremdbeleg und auch im Buchungstext als erstes die Rechnungsnummer an. Der Lieferant zieht den fälligen Betrag per Lastschrift ein und im Buchungstext der Lastschrift steht auch die Rechnungsnummer. Die Zahlung per Lastschrift wird auch auf das Kreditorenkonto gebucht. Nun kann ich einfach anhand des Betrages und der Rechnungsnummer die zusammengehörende Zahlungs- und Rechnungsbuchung auf dem Kreditorenkonto eindeutig identifizieren und verknüpfen.

    All die genannten Bedingungen müssen dann aber auch zwischen Dir und dem Lieferanten eingehalten werden.

    "Dabei gebe ich bei der Buchung immer als Fremdbeleg und auch im Buchungstext als erstes die Rechnungsnummer an." Du meinst, dass Du die Fremdbelegnummer zwingend im Buchungstext manuell erfasst? Ja, dass nenne ich automatisch :)


    ein (voll-)automatischer Abgleich von Rechnungs- und Zahlungsbuchungen nach bestimmten Regeln, wie beispielsweise, dass wenn der Betrag übereinstimmt und im Buchungstext der Zahlungs- sowie der Rechnungsbuchung die gleiche Rechnungsnummer angegeben ist,

    Es hängt doch schon daran, dass die "bestimmten Regeln" eher nur individuell bestimmbare Regeln sind und die Bestimmung für Deinen Fall auch nichts bringt.

    "im Buchungstext der Lastschrift steht auch die Rechnungsnummer" Das wäre schön, wenn man dem Lieferanten vorschreiben könnte, dass Lastschriften nur akzeptiert werden, wenn die eigene Rechnungsnummer (am besten in exakt vorgeschriebener Formatierung, damit sie sicher gefunden werden kann) darin angegeben ist. Meiner Erfahrung nach ist das bei den meisten Lieferanten nicht durchzusetzen. Wie auch? Der Lieferant kann Deine Rechnungsnummer ja garnicht kennen. Höchstens weiß er, eine Nummer aus Deiner Bestellung, die aber i. d. R. nicht Deine Rechnungsnummer zu dem Fremdbeleg ist.

    Vermutlich meinst Du aber die Fremdbelegnummer, die in der Lastschrift angegeben ist und die Du mit der selbsteingegebenen Fremdbelegnummer bei der Rechnungsbuchung (automatisch) abgleichen lassen willst.

    Das eigentliche Problem, dass vergessen wird, Rechnungen oder auch Zahlungen zu buchen läßt sich auch durch diese "Automatik" des Abgleichs manuell eingegebener Daten nicht lösen. Es böte lediglich Hilfestellung, die Fehler einer immer wieder mal unvollständigen Buchhaltung zu entdecken und dies nachträglich zu korrigieren. Diese Korrekturen müssen selbstverständlich von Hand vorgenommen werden.


    Zu dem versagt auch diese Kontrolle, wenn zufällig Rechnungsbuchung und Zahlungsbuchung zum selben OP vergessen wurden. Dann gaukelt die "Prüfung" ggf. alle OPs als ausgeglichen und die Buchhaltung als scheinbar vollständig aus. Schon daher ist die OP-Kontrolle nicht geeignet ein Internes Kontrollsystem (IKS) im Rahmen der Verfahrensdokumentation darzustellen.


    Um die Buchhaltung insgesamt als GoBD konform - somit unter anderem als vollständig - zu verifizieren, kann eine solche "Krücke" über anscheinend ausgeglichene OPs nicht dienen, da schon die Vollständigkeit der Buchungen auf den Personenkonten nicht sicher ist.

    Der richtige Ansatz wäre, sich Gedanken über die Organisation der Abläufe zu machen, die diese Fehler heraufbeschwören und diese ggf. zu automatisieren. Schließlich sind auch diese Vorgänge in die Verfahrensdokumentation einzubeziehen.

    Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.


    Ich will mir nicht ausmahlen, wie die Erfassung und Verarbeitung der Umsätze derzeit in der Verfahrensdokumentation nebst Schnittstellenbeschreibung aussieht und wie das IKS dazu ausgestattet ist. =O

  • All die genannten Bedingungen müssen dann aber auch zwischen Dir und dem Lieferanten eingehalten werden.

    "Dabei gebe ich bei der Buchung immer als Fremdbeleg und auch im Buchungstext als erstes die Rechnungsnummer an." Du meinst, dass Du die Fremdbelegnummer zwingend im Buchungstext manuell erfasst? Ja, dass nenne ich automatisch

    Wie ich bereits in meinem Ausgangspost geschrieben hatte, werden bei mir fast alle Eingangsrechnungen automatisiert ausgelesen, die Rechnungsdaten in Buchungen umgewandelt und anschließend in Taxpool importiert. In diesem Zuge wird natürlich die Frembelegnummer auch automatisch mit im Buchungstext und als Fremdbeleg in Taxpool erfasst. Dieses Vorgehen nenne ich automatisiert, da ich so tausende Eingangsrechnungen innerhalb weniger Sekunden in Taxpool fehlerfrei einlesen kann. Ob ich die Fremdbelegsnummer jetzt manuell oder automatisch erfasse ist meiner Ansicht nach aber auch nicht wirklich relevant für die Frage, ob ein automatisches Ausziffern (Abgleich von zusammengehörigen Zahlungs- und Rechnungsbuchungen auf einem Personenkonto) möglich ist.

    Zitat

    Vermutlich meinst Du aber die Fremdbelegnummer, die in der Lastschrift angegeben ist und die Du mit der selbsteingegebenen Fremdbelegnummer bei der Rechnungsbuchung (automatisch) abgleichen lassen willst.

    Das eigentliche Problem, dass vergessen wird, Rechnungen oder auch Zahlungen zu buchen läßt sich auch durch diese "Automatik" des Abgleichs manuell eingegebener Daten nicht lösen. Es böte lediglich Hilfestellung, die Fehler einer immer wieder mal unvollständigen Buchhaltung zu entdecken und dies nachträglich zu korrigieren. Diese Korrekturen müssen selbstverständlich von Hand vorgenommen werden.


    Zu dem versagt auch diese Kontrolle, wenn zufällig Rechnungsbuchung und Zahlungsbuchung zum selben OP vergessen wurden. Dann gaukelt die "Prüfung" ggf. alle OPs als ausgeglichen und die Buchhaltung als scheinbar vollständig aus. Schon daher ist die OP-Kontrolle nicht geeignet ein Internes Kontrollsystem (IKS) im Rahmen der Verfahrensdokumentation darzustellen.

    Natürlich meine ich mit gleicher Rechnungsnummer die Fremdbelegsnummer. Zumindest ich vergebe für Eingangsrechnungen nicht noch eine eigene Rechnungsnummer. In meinem Fall ist es auch so, dass alle Lieferanten bei denen ich per Lastschrift zahle, im Buchungstext der Abbuchung die Eingangsrechnungsnummer / Fremdbelegsnummer angeben. In Taxpool bekommt jede Eingangsrechnung dann natürlich noch eine eigene Belegnummer, aber die kennt der Lieferant natürlich nicht.

    Mir geht es im Prinzip auch nur um diese Hilfestellung, also Fehler in der Buchhaltung zu entdecken, wo ein Lieferant in seltenen Fällen vergessen hat mir eine Eingangsrechnung zu senden. Das die Korrekturen dann von Hand vorgenommen werden müssen ist verständlich. Das nicht erkannt werden kann wenn zufällig Rechnungsbuchung und Zahlungsbuchung zum selben OP vergessen wurden ist natürlich auch klar und kommt denke ich auch nie vor. Es ist in selten Fällen entweder das eine (Lieferant hat vergessen eine Eingangsrechnung zu senden) oder in noch viel selteneren Fällen (kommt eigentlich nie vor) das andere (Lieferant hat vergessen einen Betrag per Lastschrift abzubuchen).

    Grundsätzlich ging es mir auch nur um die folgende Aussage.

    Zitat von Taxaloop

    Wenn also auch die Zahlungsbuchungen eingelesen werden, könnte man die zuvor eingelesenen Rechnungsbuchungen (und damit erstellte OPs) ggf. automatisch abgleichen, wenn dies nicht schon in anderen Bereichen außerhalb Taxpool leichter erledigt werden kann.

    Diese Aussage klang für mich so, also ob es in Taxpool eine Möglichkeit gibt Rechnungsbuchungen mit Zahlungsbuchungen automatisch abzugleichen. Dies hat mich verwirrt, da mir so ein automatischer Abgleich in Taxpool nicht bekannt war und deshalb die Nachfrage ob es so einen automatischen Abgleich in Taxpool gibt. Dies ist offensichtlich nicht der Fall.

    Wie geschrieben, könnte ich mir vorstellen, dass dies für Nutzer von Taxpool eine ganz nützliche Funktion sein könnte (wäre es zumindest für mich). Bei anderen Buchhaltungsprogrammen ist so ein automatischer Abgleich zumindest möglich. Wenn das bei Taxpool nicht geht, ist das für mich allerdings auch kein großes Problem, da ich für mich schon eine Lösung gefunden habe. Ich hatte nur versucht einen Verbesserungsvoschlag zu machen, um die bereits sehr gute Taxpool Software möglicherweise noch weiter zu verbessern.

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  • modular

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