DATEV-Export: Beleglink bei Splitbuchungen – Verbesserung Export zum Steuerberater

  • In der aktuellen Version von Taxpool werden Splitbuchungen anschaulich in der Programmoberfläche dargestellt. Dabei wird ein Hauptdatensatz erstellt, der in der Ansicht als übergeordnete Buchung erscheint und zu dem die einzelnen Teilbuchungen gehören. Üblicherweise wird der Beleglink mit dem Hauptdatensatz verknüpft, da dies eine intuitive und logisch erscheinende Vorgehensweise ist.



    Jedoch gibt es beim Export im DATEV EXTF-Format ein Problem:

    In der Exportdatei werden lediglich die Teilbuchungen übermittelt, ohne dass der Hauptdatensatz oder der Beleglink im Export enthalten sind.

    Dies führt dazu, dass die Belegverlinkung verloren geht, der Steuerberater den Beleg somit nicht erhält ("Datenverlust" im Rahmen der Übertragung).



    Verbesserung/Wunsch

    Es wäre wünschenswert, dass in Taxpool eine Lösung implementiert wird, um den Verlust von Belegen bei Splitbuchungen im DATEV-Export zu verhindern. Eine mögliche Lösung könnte sein, den Beleglink des Hauptdatensatzes allen Teilbuchungen im Export hinzuzufügen, was eine gewisse Redundanz bedeutet, aber sicherstellt, dass kein Beleglink verloren geht. Alternativ könnte der Beleglink auch nur einer ausgewählten Teilbuchung (z. B. der mit dem höchsten Betrag oder der ersten im Split erstellten Buchung) zugeordnet werden. Dadurch bliebe die Belegverknüpfung auch im Export erhalten.


    Natürlich wäre es ideal, wenn auch der Hauptdatensatz exportiert werden könnte. Eventuell mit einer Buchung mit Nullwert? Leider habe ich keine Kenntnis, ob dies möglich (seitens der DATEV erlaubt/unterstützt) ist. Dann würde auch der Buchungstext der Hauptbuchung nicht verloren gehen, was heute ja zwangsläufig ebenfalls der Fall ist.



    Hintergrund/Use Case

    Keine Buchung ohne Beleg. Ein Beleg ist essenziell, um die Buchung korrekt und prüfbar zu dokumentieren. Für die Benutzer ist es jedoch aktuell nicht ersichtlich, dass beim Export an den Steuerberater ein Datenverlust auftreten kann, da die Verknüpfung in der Taxpool-Oberfläche problemlos angezeigt wird (siehe Screenshot 1).

    Durch eine entsprechende Anpassung würde Taxpool sicherstellen, dass alle relevanten Informationen beim DATEV-Export erhalten bleiben.

    Taxpool Bilanz, Version 18.23 Portabel | SKR04 | Ist-Versteuerung
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  • Üblicherweise wird der Beleglink mit dem Hauptdatensatz verknüpft, da dies eine intuitive und logisch erscheinende Vorgehensweise ist.

    Das ist tatsächlich die geeignete Vorgehensweise, wenn man seine Buchhaltung und zugehörige Belegverwaltung in Taxpool erledigt.

    Wenn aber die Belege und Buchungen in DATEV weiterverarbeitet werden sollen, macht einem DATEV einen Strich durch die Rechnung.


    Entweder sind dann die Buchungen und die Belege in getrennten Dateien zu übergeben, wobei eben nicht Links zu den Belegen, sondern die Belegdateien übergeben werden.


    Da aber Splittbuchungen, wie in der Hilfe erwähnt, von DATEV nicht wie in Taxpool abgebildet werden, übergibt Taxpool beim Export diese in Einzelbuchungen. Hier müßte also DATEV eine Lösung schaffen.


    Um tatsächlich Links zu verknüpften Belegen zu übergeben müssen dann eben die Belege zu den Einzelnen Buchungen verknüpft werden.

    Hier solltest Du mit Deinem StB über die geeignete Vorgehensweise sprechen.

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  • Hallo wiko-services.de,


    vielen Dank für deine Antwort und die Zustimmung zum grundsätzlichen Problem! Es freut mich, dass wir da einer Meinung sind.


    Allerdings hatte ich den Eindruck, dass vielleicht nicht ganz klar geworden ist, dass der Beleglink sich auf die technische ID bezieht, die im DATEV-Belege-Export schlussendlich auf die übermittelte Datei verweist (üblicherweise ein PDF).

    Der "Beleglink" ist also die technische Referenz auf die Datei, die ebenfalls erzeugt (und dann auch zum StB übermittelt) wird, wenn beim DATEV-Export das Häkchen bei "Belege exportieren" gesetzt wird. Solch übermittelte Belegbilder können dann beim Steuerberater/Buchhalter nach DATEV Belege online importiert werden.


    Darüber hinaus:

    Es ist bei Schnittstellen grundsätzlich eine der großen Herausforderungen, die jeweiligen Besonderheiten der Gegenseite zu berücksichtigen und zu handhaben, insbesondere wenn diese Systeme autonom voneinander entwickelt werden und keine Abstimmung über das Systemverhalten oder die Anforderung an die Schnittstellenspezifikation stattfindet.


    Dass sich der Monolith DATEV hier an Taxpool anpasst, ist wohl wenig wahrscheinlich. Daher liegt der Ball schon nahezu zwangsläufig beim kleineren Part - hier also Taxpool -, um im DATEV-Exportmodul eine Lösung zu finden, so dass die Besonderheiten der DATEV-Schnittstelle zielführend berücksichtigt werden. Die von mir genannten Ansätze waren bereits Lösungsmöglichkeiten, um genau diesen Datenverlust zu vermeiden. Meine obige Idee der Nullbuchungen klappt nicht, da wohl gar nicht erlaubt (bzw. so nicht in DATEV möglich). Daher scheidet das als "Transport-Vehikel" (für die Daten der Hauptbuchung samt Beleglink aus.


    Dass die verknüpften Belege im aktuellen Prozess sogar stillschweigend verloren gehen können, ist meines Erachtens ein weiterer kleiner Fauxpas, der es wert wäre, behoben zu werden.


    Ich denke, es würde allen Nutzern, die die Funktion des Belegübertrags zum StB (also Dokumentenübertrag in das DATEV System) nutzen, sehr helfen, wenn die Belege/Dokumente beim Übertrag nicht unterschlagen/verloren gingen, sondern erhalten blieben.


    Natürlich gebe ich dir recht, dass man aktuell mit Workarounds arbeiten kann, um den Verlust bei Splitbuchungen zu verhindern. Allerdings muss man als Anwender das aber auch erstmal wissen. Übergangsweise wäre eventuell schon ein entsprechender Warnhinweis nützlich.


    Ich muss selbst noch prüfen, ob in Taxpool Splitbuchungen auch bei Rechnungen möglich sind, im Programmbereich Lieferanten bei einem Kreditor oder aber Debitor zugeordnet sind. Denn auch dort könnte das Problem auftreten.


    Viele Grüße,

    blinky

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    Da DATEV nur die Einzelbuchungen verarbeitet bleibt nur die Möglichkeit, den Beleg auch an eine Buchung zu binden, die auch übermittelt werden kann.

    Taxpool selbst schlägt ja nicht vor, an welche Buchung man die Datei anhängt. So bleibt es bei der Entscheidung des Users, den Beleg an eine in seinem Verarbeitungsprozess funktionierende Buchung anzuhängen.


    Um den User vor einer Fehlentscheidung zu schützen könnte man das Verknüpfen zu der Hauptbuchung unterbinden, selbstverständlich nur für die User, die auch an DATEV übergeben wollen, was evtl. in den Grundeinstellungen zu hinterlegen/abzufragen wäre.


    Einen Warnhinweis, womöglich bei jeder Belegzuordnung die auf eine Hauptbuchung erfolgt, möge man mir aber bitte ersparen. :)

    Dann doch besser den Hinweis aus der Hilfe unter Export / Buchungsdaten ...


    Hinweis zu Splittbuchungen:

    Da es keine einheitliche Norm für einen Splittbuchungsexport gibt und jedes Programm es anders handhabt, werden Splittbuchungen in Taxpool®-Buchhalter beim Export in Einzelbuchungen aufgelöst.


    ... nochmals unter Export / DATEV®-Buchungsdaten widerholen und für Unbedarfte auch die sich daraus ergebende Problematik mit Belegen deutlicher darstellen.


    Wirklich verloren geht aber ein Beleg nicht, er wird nur von dem Vorsystem (hier Taxpool, in dem er erfasst wurde) nicht an das nächste System übergeben. Da auch das Vorsystem den GoBD unterliegt und in der Verfahrensdokumentation berücksichtigung findet, erfolgt keine Buchung ohne Beleg, selbst wenn der StB in DATEV weitere Buchungen zu dem Beleg hinzufügt. Allerdings würde er spätestens dann den Beleg auch anfordern.

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