Auftrag kopieren: ohne PDF- und xml-Dokument

1st Official Post

    Wenn man einen bereits bestehenden Auftrag kopiert, um daraus eine neue Rechnung für den gleichen Kunden zu erstellen, enthält die neue Kopie leider auch die (alte) PDF-Rechnung und/oder xml-Rechnung.

    Nachdem man die Daten in "Auftrag bearbeiten" angepasst hat, muss man jedenfalls noch unter Dokumente die alte PDF- und xml-Rechnung löschen.

    Dabei erfolgt zunächst die Abfrage: Eintrag löschen?

    Nachdem man das bejaht hat, wird gefragt, ob man auch das Dokument löschen möchte. Das darf man natürlich NIEMALS NICHT löschen, sonst ist ja die vorherige Rechnung weg.

    So ist das einerseits umständlich und auch noch fehleranfällig.


    Schöner wäre es, wenn bei "Auftrag kopieren" nur die Daten der alten Rechnung/Auftrag kopiert werden, nicht jedoch das Rechnungsdokument, denn das muss ja sowieso neu erstellt werden.


    Gruß

    Lisa

    Stimme zu, dass es so sehr fehleranfällig ist. Allerdings wäre es kein "kopieren" mehr, wenn diese Verweise einfach weggelassen würden.

    Sich pauschal für (a) oder (b) zu entscheiden, ist daher nicht zielführend, denn es können ja auch andere Dokumente anhängig sein, die man tatsächlich mit kopieren möchte.


    Es sollte daher beim Kopiervorgang gefragt werden, ob die Anhänge (bzw. die Verweise darauf) mit kopiert werden sollen, sodass man im Einzelfall entscheiden kann.


    Zu dem Problem, dass man aus Versehen Belege vollständig löscht, hatte ich bereits hier einmal eine Verwendungsprüfung beim Löschen von Anhängen angeregt:

    Thread
    Verwendungsprüfung von Dokumenten
    Beim Löschen von angehängten Dokumenten fragt das Programm, ob der Eintrag gelöscht werden soll, und im zweiten Schritt, ob auch das zugehörige Dokument gelöscht werden soll.

    Leider gibt es keine Prüfung und/oderAuskunft darüber, ob das Dokument gleichzeitig auch noch anderen Datensätzen zugeordnet ist, so dass der zweite Schritt potentiell gefährlich ist.

    Das Dokument wird gelöscht, was dazu führt, dass andere Datensätze es ebenfalls nicht mehr finden können.

    Hier sollte eine Prüfung…
    reddig.hamburg

    Da in V 18.26 noch unverändert, habe ich eine neue Idee dafür: Nicht "gültiger" Dummy-Auftrag (ohne Buchung)


    Erstellt man eine neue Rechnung im Dialog Kunden/Lieferanten - Rechnung - Neu - Einfache Erfassung von Rechnungsdaten mit einem Steuersatz (ohne Rechnungsdruck) wird ein neuer Datensatz angelegt, der in der Übersicht zunächst kein Häkchen im Feld "Gültig" hat. So lange man diesen Datensatz nicht speichert, bleibt er auch nicht gültig. Leider kann man daraus keine PDF/ZUGFeRD-Rechnung erstellen.


    Erstellt man an der gleichen Stelle einen "Neuer Auftrag/Sammelrechnung ...", wird ebenfalls ein neuer Datensatz erzeugt. Leider hat der in der Spalte "Gültig" sofort ein Häkchen und wird also auch eine Buchung im Stapel erzeugt. Es will mir auch nicht gelingen, das Häkchen bei "Gültig" zu entfernen. In der Hilfe habe ich auch nichts Erhellendes gefunden.


    Könnte man hier an dieser Stelle einen neuen Auftrag erzeugen (der naturgemäß noch keine Anlagen enthält), der alle Vorgaben enthält, aber als Dummy funktioniert, also keine Buchung erzeugt (sondern noch nicht "gültig" ist), dann könnte man diesen Auftrag einmal pro Kunde erzeugen und dann jeden Monat aus dem Dummy-Auftrag eine Kopie erstellen.

    Mit der Kopie wird dann weitergearbeitet, Auftrag bearbeitet, gespeichert, PDF-Rechnung erzeugt usw.

    Der Dummy-Auftrag bleibt dort ohne Buchung im Register stehen.


    Damit kann die bisherige Funktionalität "Rechnung/Auftrag (samt allen Dokumenten/Anlagen) kopieren" weiter so bleiben, wie sie ist.

    Der Dummy-Auftrag (nicht "gültig") dient nur als Kopier-Vorlage (ohne Dokumente/Anhänge) für einen neuen Auftrag.


    Gruß

    Lisa

    • Official Post

    Hallo Lisa,


    ein Angebot ist im Grunde das was Du als Dummy-Auftrag haben möchtest.


    Wenn Du ein Angebot für den Kunden erstellst kannst Du daraus immer wieder die dort hinterlegten Artikel für eine Rechnung übernehmen.


    Vorgehen:

    Angebot für den Kunden erstellen, mit jeweiligen Artikeln zu denen ggf. auch Preise vereinbart sind.


    Bei Rechnungserstellung (Neuer Auftrag/Sammelrechnung ...) kann man das Angebot mit dem Button "Aufträge importieren" in die Rechnung hohlen und dort weiter bearbeiten.

    Das Angebot bleibt unangetastet und steht für weitere Rechnungen zur Verfügung.

    Hallo Taxoloop,


    wow, super, Du hast recht. :thumbup: :)

    Das funktioniert so, wie ich es brauche. Das Angebot erzeugt keine Buchung, sondern nur den Eintrag in der Kundenverwaltung, den man dann jedesmal kopiert: Neu - Auftrag/Sammelrechnung aus Angebot erstellen ....

    Hervorragend! Das kann ich als individuelle Rechnungsvorlage pro Kunde benutzen.


    Das gefällt mir jetzt wirklich sehr,

    ganz herzlichen Dank!


    Gruß

    Lisa

    • Official Post

    Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht.

    Es ist im Grunde der typische Werdegang der Belegarten

    Anfrage kommt

    Angebot geht

    Auftrag kommt

    Auftragsbestätigung geht

    Lieferschein geht

    Rechnung geht


    Freut mich, das ich helfen konnte.

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