Individuelle Anlage zur Rechnung?

Hallo Lisa,

diese Anhänge gab es schon, bevor die Felder für Zugferd/XRechnung erschienen und dienen Rechnungsanhängen die häufig, ggf auch jeder Rechnung hinzugefügt werden, wie etwa AGBs oder Werbematerial/Kundeninfos etc.

Der Sinn war wohl gerade nicht immer neue (individuelle) Anlagen damit zu verwalten, sondern Standard-Anhänge (z.B. AGB) nicht zu vergessen.

Siehe Hilfe dazu:

Anhänge: Es können PDF-Dateien ausgewählt werden, die an die PDF-Rechnung angehängt werden, z.B. AGB's oder Werbematerial.

Die Anhänge können jeweils separat für die Einstellungen (Übersetzung (ja/nein), Rechnung, Mahnung, Angebot festgelegt werden.

Anhänge, sollten im Bereich \Datenordner\Vorlagen gespeichert werden, in diesem Fall werden sie auch bei einem Rechnerwechsel immer gefunden.

In Rücksicht auf User, die diese "Erinnerungshilfe" nutzen sollten dort hinterlegte Anhänge besser nicht automatisch entfernt werden.

Evtl. könnte aber ein zusätzlicher Schalter "Einmal-Anhang" dort eingebaut werden, mit dem das Verhalten gesteuert werden kann.

Eine praktikable Möglichkeit sehe ich für Deine Anhänge zur Zeit nicht.

Es gab dazu bereits vor kurzem eine Änderung, zuvor galten die Anhänge für alle Drucktypen (Mahnung, Rechnung, etc.), jetzt pro Drucktyp. Evtl. wäre zu überlegen, Anhänge auch je Druckvorlage zu definieren.

Quote from modular

Anhänge auch je Druckvorlage zu definieren.

Das dürfte nicht helfen. Es soll doch mit einer Druckvorlage, jedoch unterschiedliche Beilagen je Rechnung beigelegt werden.

Im Grunde sind die einzelnen Leistungen im Monat, die eben nicht per Lieferschein erfasst werden (sondern separat) , die Abrechnungsgrundlage, welche als PDF beigegeben werden soll. Die PDF ist also jeden Monat unterschiedlich auch beim selben Kunden.

Ich glaube jetzt verstehe ich.

Die Anhänge je Druckvorlage übernehmen die Funktion z.B. AGB anzuhängen und die Anhänge bei "PDF-Rechnung erstellen ist für einmalige Anhänge frei. Gute Idee!

Ich habe mir heute noch mal das BMF-Schreiben zur E-Rechnung angesehen.

Was bisher zu Rechnungen gilt, nämlich dass eine Rechnung auch aus mehreren Dokumenten bestehen kann, aus denen sich die geforderten Angaben nach dem UStG ergeben, wobei diese weiteren Dokumente (z.B. Lieferscheine) lediglich zu Referenzieren sind, nicht aber im gleichen Format (z. B. als PDF-Datei) vorliegen müssen und auch nicht gleichzeitig zu übermitteln sind - schließlich pflegen Lieferscheine auf anderem Wege den Leistungsempfänger zu erreichen als die Rechnung - scheint mir für die E-Rechnung ab 2025 nicht ganz sicher.

Voraussetzung für eine E-Rechnung ist u. a., dass sie eine elektronische Verarbeitung ermög-

licht (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG). Dies bedeutet, dass für eine ordnungsmäßige Rechnung

alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der

E-Rechnung enthalten sein müssen.

Aufschlüsselungen wie etwa Stundennachweise oder auch Lieferscheine, die aufzeigen wann genau innerhalb eines Monats einzelne Teile der insgesamt monatlich abgerechneten Leistung erbracht worden sind, sind bisher bei einer Rechnung keine notwendige Angabe nach § 14 (4) Satz 1 Nummer 6 UStG über "den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung", da nach § 13 UStDV die Angabe des Kalendermonats in dem die Leistung ausgeführt wird als Angabe in der Rechnung ausreichend ist. Wenn die geforderten übrigen Angaben (z.B. Leistungsbeschreibung) schon aus der Rechnung hervorgehen, ist bisher die Stundenabrechnung nicht mal ein Dokument zur Ergänzung der verlangten Angaben und danach auch nicht in der Rechnung zu bezeichnen (referenzieren).

Das BMF-Schreiben sagt weiter:

Ergänzende Angaben können jedoch in einem in der E-Rechnung enthaltenen An-

hang aufgenommen werden (z. B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer

PDF-Datei). Ein enthaltener Link erfüllt weder die Voraussetzungen nach § 14 Absatz 1

Satz 3 UStG noch nach § 31 Absatz 1 UStDV.

Mit "in der E-Rechnung enthaltenen Anhang" kann m. E. kein Stundennachweis oder Lieferschein gemeint sein, der die erforderlichen Angaben eben nicht ergänzt. Folglich dürften diese auch künftig außerhalb der E-Rechnung (z. B. in einer separaten PDF-Datei) an den Rechnungsempfänger übermittelt werden und müssen nicht im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein.

Das ist aber nur meine Auffassung der aktuellen Lage!

Siehe Signatur: Beiträge stellen keine rechtliche Beratung dar, sie sind lediglich Meinungsäußerung des Verfassers.

Davon, ob Deine bisherige Anlage zur Rechnung auch künftig außerhalb der neuen E-Rechnung als selbständige PDF-Datei zulässig ist oder nicht, hängt ab, wie Du damit umgehen kannst. Da die Ausstellung von E-Rechnungen frühestens ab 01.01.2027 verpflichtend ist, bei VJ-Umsatz bis zu 800.000 € sogar erst ab 01.08.2028, schlage ich vor, die Sache mit dem rationelleren Umgang mit der individuellen Anlage zur Rechnung zunächst nicht auch schon für die künftig nötige E-Rechnung auszuarbeiten.

Um die zwei Arten von Anhängen (statische Anhänge z. B. für AGB und individuelle Anhänge für individuelle Angaben zur einzelnen Rechnung) getrennt anhängen zu können wäre die Idee von Modular umzusetzen, so dass statische Anhänge je Druckvorlage zu definieren möglich ist und die individuellen Anhänge über Dokumente - PDF-Rechnung erstellen für (zusätzliche) individuelle Anhänge frei wären, die dann komfortabel je Rechnung auszuwählen wären.

Bis dahin könnte auch folgendes versucht werden.

Quote from lisari

Weitere Idee: Besteht die Möglichkeit, eine Exceltabelle oder einen langen Textblock mit Daten in einem Freifeld aus einer Datei (txt oder csv) einzufügen?

Wenn eine Rechnung erstellt/bearbeitet wird, gibt es unten den Reiter Bestelldaten, dort die Felder

Artikel-Kopftext (erscheint oberhalb der Tabelle mit den Artikeln)

Artikel-Fusstext (erscheint unterhalb der Tabelle mit den Artikeln, nach dem Gesamtbetrag)

dort ließe sich ein Text hineinkopieren (Copy & Paste). Eine Datei kann dort aber nicht angegeben werden.

Ob Dir das Hilft? Jedenfalls wäre dortiger Text dann sogar auch in der e-Rechnung direkt in der Datei enthalten.

Individuelle Anlagen sollten im nächsten Update (Update für E-Rechnungserstellung, Update externer Tools, Einlesen von E-Rechnungen, Visualisieren eingehender XML-Dateien,...) enthalten sein.

Es gibt dabei die Möglichkeit, diese normal anzuhängen oder vermutlich alternativ auch in PDF-A3 einzubetten.

Ich gebe Bescheid, wenn sich dazu etwas tut, bzw. der Test der Änderungen beendet ist...

Quote from lisari

auf eine sehr gute Idee gebracht

Lass uns gerne daran teilhaben.

Version 18.25 ist online.

1) PDF-Rechnungserstellung: Neue Einstellung für Anhänge:

Zusätzliche Anhänge:

Damit können Anhänge nur für eine bestimmte Rechnung und sparat für die Einstellungen (Übersetzung (ja/nein), Rechnung, Mahnung, Angebot festgelegt werden.

Um die Einstellung zu verwenden, muss Anwenden aktiviert werden, mit der Einstellung Exklusiv werden die Standardanhänge ignoriert, ansonsten werden diese zusätzlich verwendet.

Sofern Exklusiv und Anwenden aktiviert sind und keine zusätzlichen Anhänge definiert wurden, können dadurch auch nur für diese Rechnung die Standardanhänge unterdrückt werden.