Import von CSV Kassendaten

Hallo,

ich nutze noch nicht Taxpool, aber in Zukunft womöglich.

Ein Großteil der Daten, die ich derzeit buchhalterisch verarbeiten müsste, sind Kassendaten aus meiner elektronischen Kasse. Diese lassen sich im CSV Format / DATEV Format aus der Kasse exportieren (anscheinend gibt es ein definiertes DATEV Format- ob diese Daten dem tatsächlich entsprechen, kann ich nicht sagen).

Dabei ist zu bedenken, dass es inzwischen eine Vielzahl von Daten aus Kassen gibt: neben der Aufteilung in zwei USt Sätze die Unterscheidung in Zahlungsarten: bar, unbar mit 'Open Loop' Karten (Giro, Debit, Kredit) und 'Closed Loop' Karten als Prepaid Kundenkarten (in diesem Zusammenhang Verbuchung von Zahlungsmitteltausch bar --> Kundenkarte bzw. unbar --> Kundenkarte).

Da inzwischen leider eine Menge Kassendaten 'nachgearbeitet' werden müssen, suche ich eine Software, die mich dabei unterstützt: also Import der Kassen CSV-Daten, Möglichkeit diese bleibend in Taxpool zu ordnen (Spalten), so dass die Daten beim nächsten Import an der richtigen Stelle stehen.

Ich benutze derzeit ein rel unbekanntes Kassensystem, steige aber demnächst auf JTL um (JTL POS - JTL WaWi). Ich habe hier schon gelesen, dass es Importmöglichkeiten aus JTL WaWi in Taxpool mit der 'Ameise' gibt, allerdings bin ich mir nicht sicher, ob JTL POS (die Kasse) ihre Daten auch in der WaWi speichert. Wenn nicht, müsste der Import in Taxpool direkt aus der Kasse heraus erfolgen (dabei hilft die 'Ameise' wahrscheinlich nicht, da diese m.W. nur mit der WaWi zusammenarbeitet.

Um die Sache schließlich 'rund' zu bekommen: Ich würde als Steuersoftware gerne 'WISO Steuer' benutzen- aber hier scheint es Probleme beim Import von Daten aus anderer Software zu geben. Was tun?

Es wäre schön, wenn mir jemand soweit helfen würde, dass ich weiterkomme!

Hallo zusammen,

und Danke erstmal für die Reaktionen. Ich denke, es ist am sinnvollsten, wenn ich hier Schritt für Schritt vorgehe. Wie beschrieben, habe ich bisher Daten aus einem Kassensystem namens "Faktura.Cash", welches mit einer WaWi namens "Faktura XP" zusammenarbeitet. Geplant war seinerzeit ein größerer Ausbau mit Onlineshop, dies geschah aber bisher (zum Glück) nicht, denn leider entpuppte sich die genannte Software als riesiger Reinfall (obwohl Handbuch etc. überzeugend aussehen). Ein Fehlgriff bei solcher Software ist natürlich der Super-GAU. Da ich mich also auf die Kasse konzentrierte, ist auch nur diese hier relevant. Ich gehe davon aus, dass es mit den JTL-Lösungen demnächst besser läuft.

Wahrscheinlich macht es Sinn, wenn ich eine solche DATEV- / CSV- Exportdatei einfach mal zeige (hierzu das Handbuch von Faktura Cash) - ich habe sie mal als Datei angehängt.

Dazu folgende Erläuterungen:

Der Betrieb ist eine Kaffeebar, daher die rel kleinen Beträge. Zu der Zeit, aus der diese CSV Datei ist, gab es noch kein Kartenterminal für Giro-/Kredit-/Debit-Karten, sondern nur Barzahlung und eine Prepaid-Kundenkarte (die entsprechend nur bar aufgeladen werden konnte). Die Kundenkarten-Einzahlungen erkennt man an den glatten Beträgen: 10,00 €, 20,00 €, 50,00 € und der Kundennummer in einigen der Spalten (10xxx)- weshalb die sich öfter wiederholt, weiß ich nicht. Die Kundenkarten werden gegen einen Pfand von 3,00 € herausgegeben und können ab 10 € aufgeladen werden.

Zahlungen mit Kundenkarte erkennt man an rel krummen Beträgen, da vom Originalpreis prozentual rabattiert.

Die Tabelle enthält eine Menge Spalten, die im Handbuch nicht dokumentiert sind. Vermutlich bezieht sich einiges auch auf die WaWi, mit der die Kasse theoretisch in der Lage sein sollte zusammenzuarbeiten (ob das nun funktionierte oder nicht, war nachher nicht mehr so klar).

Jetzt fällt mir auf, dass dort ja nirgends die USt ausgewiesen ist (obwohl bei jedem Produkt hinterlegt).....

Also ich lade das jetzt trotzdem schonmal hoch, damit man einen ersten Eindruck bekommt. Werde mich dann wohl doch nochmal mit diesem Kassenhersteller in Verbindung setzen müssen.

Es geht hier zunächst einmal nur um den Gesamteindruck.

modular

Quote

Da inzwischen leider eine Menge Kassendaten 'nachgearbeitet' werden müssen, suche ich eine Software, die mich dabei unterstützt: also Import der Kassen CSV-Daten, Möglichkeit diese bleibend in Taxpool zu ordnen (Spalten), so dass die Daten beim nächsten Import an der richtigen Stelle stehen.

Im Grund meine ich das:

Quote from Taxoloop

Eine vernünftige Zuordnung der einzelnen Felder der Kassendaten zu den entsprechenden Daten für eine Buchung kann keine Software für Dich vornehmen. Die hierfür notwendigen Entscheidungen müssen mit Sachverstand vorgenommen werden, sind dann aber für spätere weitere Importe abrufbar, so dass diese beim nächsten Import an der richtigen Stelle stehen.

wiko-services.de

Quote from wiko-services.de

Ein ganz eigenes Projekt ist, wie Du Deine Steuererklärungen erstellst

Das ist mir schon klar- ich schrieb dies bewusst zusammen in einem Beitrag, damit der Gesamtzusammenhang klar wird. Ich habe die Steuererklärungen bisher von einem Steuerberater machen lassen, halte dies aber nicht mehr für unbedigt erforderlich, zumindest für die nächste Zeit nicht. Es gibt sehr viele, sich wiederholende Angaben, sowas kann man mit entsprechender Software ganz gut hinbekommen, denke ich. Natürlich bestehen die Steuererklärungen (Mehrzahl!) aus einer Vielzahl von Angaben und entsprechenden Gewinnermittlungen. Darunter ist auch die ESt Erklärung. Mit der genannten Software sollte das m.E. ganz gut möglich sein. Die hauptsächliche Arbeit steckt in der Buchhaltung, weshalb ich hier bin.

Wer beide Softwares zufällig kennt (also Taxpool und WISO Steuer) kennt vielleicht auch Synergien mit beiden. Ich fürchte aber, dass da nicht viel möglich ist, denn Buhl Data (WISO Steuer) hält sein Produkt ziemlich geschlossen, was Schnittstellen angeht. Andererseits dürfte meine EÜR nach entsprechender Datenverdichtung so übersichtlich sein, dass ich die Daten im dümmsten Fall eben manuell übertragen kann.

Ich habe mir noch nicht "Elster", das Produkt der Finanzbehörden angeschaut- wären dort Importe (von CSV Daten z.B.) eher möglich?

Oder gibt es überhaupt irgendeine (für den Laien anwendbare!) Steuersoftware, die Datenimporte zulassen?

Hallo zusammen,

vielen Dank für die Antworten.

"Automatikkonto" höre ich jetzt tatsächlich zum ersten Mal. Auch wenn ich ein Newby bin, würde ich bezweifeln, dass das Automatikkonten sind, weil

1. Während der jetzt über zweijährigen Beschäftigung mit diesem Kassensystem auch über den Support nie gehört, geschweige denn angewandt
2. Die Suche danach bzw nach "Automatik*" im Handbuch liefert kein Ergebnis (wobei das Handbuch immer noch unvollständig ist)
3. Ich habe mir heute nochmal einen "DATEV-Export" gezogen- diesmal sind (obwohl ich den Einstellungen m.W. dazu nichts geändert hatte) die USt Sätze mit dabei. Die einizige Erklärung dafür, die ich habe, ist das erratische Verhalten dieser Software.
4. Das scheint ja eine typische DATEV-Funktion zu sein, nach dem, was ich darüber gelesen habe. Darauf müsste ja zumindest aufmerksam gemacht werden, wenn es denn vorläge. Und modular schreibt:

Quote from modular

Die Datei entspricht nicht dem DATEV-Format, es fehlen z.B. der Header und der Buchungsschlüssel, der Buchungsschlüssel ist allerdings nur für nicht-Automatikkonten relevant (AM/AV).

Ich hielte jetzt den Umkehrschluss, dass der fehlende Buchungsschlüssel ein Hinweis auf Automatikkonten sein könnte, für etwas gewagt.

Ein befreundeter Informatiker hat mir heute aus dem CSV-Extrakt in Excel eine aufwändige Pivot-Tabelle erstellt, von der mir noch immer etwas schwindelig ist, aber in etwa bekommt man damit eine Übersicht.

Ich will hier nicht übermäßig die genannte Kassensoftware kritisieren- aber der Wechsel hat natürlich Gründe; ohne triftige Gründe macht man sowas nicht. Ich habe die Kasse auch durchaus mit Hilfe des Supports des Herstellers eingerichtet. Es blieb zwar immer ein mulmiges Gefühl, aber als Betreiber einer Unternehmung kann ich nicht 80% der Zeit der Software widmen, die mir ja gerade eigentlich Arbeit abnehmen soll. Also, ich habe die Kasse jetzt nicht einfach so betrieben. Es gabe eine ganze Menge Probleme die hier den Rahmen sprengen würden. Ich hatte früher ein ganz anderes Kassensystem und für die Buchhalterin meines bis dahin in Anspruch genommenen Steuerberaters kannte das neue Kassensystem nicht. Als erstes fragte sie mich, ob dieses denn eine Programmierprotokoll hätte. Nachfrage beim Hersteller ergab ein Herumgedruckse, man könne das nicht so genau definieren (was in gewisser Weise auch stimmt, aber die Randbedingungen sind definiert und meist wird wohl ein ausdruckbares Protokoll erwartet)- das alles konnte die Kasse nicht. Während sonst auf Hinweise zu Fehlfunktionen nicht oder nur sehr zögerlich reagiert wurde, entstand in kürzester Zeit aus einer Version 2.x eine Version 3.x, diesmal mit Programmierprotokoll. Ob das funktioniert weiß ich nicht, ich hatte wegen unzähliger Fehlfunktionen einfach keine Lust mehr darauf. Viel weiter bin ich mit der Buchhalterin nicht gekommen, nachdem ich ihr einen solchen DATEV Export zusandte hatte einige Zeit später mein Steuerberater aus gesundheitlichen Gründen das Mandat niedergelegt. Das ist jetzt alles sehr verkürzt und zur Illustration.

Ich kann mir nun zumindest nicht vorstellen, dass JTL schlechter ist, um das Mindeste zu sagen.

Quote from modular

Was soll die 1 hinter dem Belegdatum???

Habe ich mich auch gefragt. Scheint so von der Kasse vorgegeben zu sein...

Auf Notepad++ sind wir heute nicht gekommen. Wie oben beschrieben, habe ich heute einen neuen "DATEV"-Export in Excel geöffnet.

Die Kasse kann auch SQL-Befehle verarbeiten; der Support hatte das öfter mal angewandt. Zum Beispiel hierbei:

Die Kasse kann Kundenkarten als Guthabenkarten verarbeiten. Ich nutze diese Funktion. Kunden zahlen ein Guthaben ein (z.B. 10 oder 20 €) und können dann damit bezahlen, wobei ein Rabatt von 15% geährt wird. Bei Ansicht der Spalten sucht man allerdings eine mit dem Kartensaldo (Guthaben) vergebens, obwohl dies ja sehr naheliegt. Die Anzeige des Kartenguthabens in der Kasse beim Einlesen der Karte resultiert demnach aus einer internen Berechnung. Ichhabe mich immer gefragt, ob eine solche Handhabung in der Darstellung des Guthabens von Kundenkarten überhaupt erlaubt ist.

Zum Thema "Automatikkonto" (hier: Konto 8400):

Wie oben beschrieben, hatte ich das Kassensystem nicht allein sondern mit dem 'Support' des Kassenherstellers eingerichtet. Ich hatte bezüglich der Kontoeinrichtungen immer ein mulmiges Gefühl, da ich selbst in Sachen Buchhaltung eher auf der Stufe 'interessierter Laie' agiere - es hieß aber seitens des 'Supports', dass dieses Konto 8400 immer so eingestellt und meist (immer?) richtig sei. Natürlich ist es immer leicht im Nachhinein zu kritisieren, man hätte... (Fahrradkette).

Dass es aber hier nicht richtig eingestellt ist (jedenfalls nicht in der durchgängigen Art), zeigt die Tatsache, dass ich zwei Umsatzsteuersätze habe, also 7% USt und 19% USt. Das Automatikkonto 8400 definiert aber nur Umsätze mit dem Regelsteuersatz von 19%. Ich habe nun nochmal die Tabelle anzeigen lassen (diesmal in Excel, trotz allem) und die USt-Sätze werden angezeigt. Sowohl bei den 19%- als auch bei den 7%- Umsätzen ist konstant das Konto 8400 eingestellt.

--> Beim 'Support' hieß es ferner, dass man dies noch jederzeit umstellen könne.

An dieser Stelle muss ich nun offensichtlich ansetzen

Da hier 'zum Glück' noch keine Steuererklärung gemacht wurde, ist noch die Möglichkeit der Korrektur vorhanden, so dass wenigstens schon einmal 7% und 19% korrekt verbucht werden.

Wenn ich es richtig sehe, ist das Automatikkonto für 7% Umsatzerlöse das Konto 8300

Mir wäre aber rein gefühlsmäßig wohler, wenn ich keine Automatikkonten, sondern ganz 'normale' Buchungskonten ohne jede Automatik hätte.

Ich kann aber diese Abkürzung "AM", die wohl für Automatikkonto steht, nirgendwo bei mir sehen- da steht nur "8400".

Quote from wiko-services.de

Das unsinnige Konto 1200 (Bank!) zeigt, dass die Einstellungen entweder (unsinnig für die Kasse) voreingestellt waren wie im Handbuch bebildert oder nach eben diesen Bildern eingestellt wurden.

Eine korrekte "Einstellungen zur Buchhaltung" hat - wenn überhaupt - nicht mit dem erforderlichen Wissen um die Zusammenhänge stattgefunden.

Ja, das Konto 1200 irritiert mich auch, wenngleich es nicht immer unter allen Umständen unsinnig sein muss, wenn ich nämlich alle Kasseneinnahmen vollständig in mein Geschäftskonto der Bank einzahlen würde. Das ist aber weder bei mir noch allgemein in dieser Absolutheit der Fall, so dass das Konto 1200 an dieser Stelle jedenfalls falsch ist.

Wie diese Einstellungen zustandekamen, habe ich ja oben beschrieben.

Kontenrahmen

Ich kann mich jetzt irren, aber die Buchhalterin meinte, meine ich, mal, sie würde für mich den SKR04 (nicht 03) Kontenrahmen verwenden. Warum, weiß ich nicht. Ich habe jetzt mehrfach die umfangreichen Steuererklärungen durchgeblättert, aber dort ist der verwendete Kontenrahmen wohl nicht vermerkt. Kann man das irgendwie feststellen welcher Kontenrahmen verwendet wurde?

Also "Abschlussgliederungsprinzip", statt "Prozessgliederungsprinzip".

Wie geht es weiter?

Als interessierter Laie in Sachen Buchhaltung würde ich trotz allem sagen:

Die korrekte Buchhaltung in meinem Fall ist sicherlich keine Rocket Science und auch keine Konzernrechnungslegung. Im Grunde geht es doch nur um

• Umsatzerlöse mit 7% und 19% USt
• Bareinnahmen
• Unbare Einnahmen mit Karten (Giro, Kredit, Debit)
• Zahlungsmitteltausch für Prepaid-Kundenkarte (hier suche ich übrigens auch die Verbuchungen, die aber hier ja keine Umsatzerlöse sind und somit 0% USt haben, da erst durch Zahlung mit diesen Kundenkarten ein Umsatz zustandekommt)
• Rechnungen aus Wareneinkauf, etc.

Es ist völlig klar, dass eine solche Software richtig eingerichtet werden muss. In meinem Fall (und wohl nicht nur in meinem) hat sie zu mehr Verdruss als sonstwas geführt. Wenn sich Probleme und Fehlfunktionen einer Software im operativen Betrieb immer mehr häufen, weil man das erst im Laufe der Zeit mitbekommt, dann weiß man irgendwann nicht mehr wo man anfangen oder aufhören soll. Die Konten sind hier leider nur ein winziger Ausschnitt. Ich suche durchaus eine kompetente Person, die die Aufzeichnungen dieser Software fachmännisch analysieren und ordnen kann und klare Fehler dieser Software darstellen kann.

Ich halte das, was für meine Buchhaltung notwendig ist, für letztzlich sehr übersichtlich, siehe oben. Die vermeintlich einfachste Lösung wäre der Ruf nach einem Steuerberater- aber der ist eben auch nur sehr bedingt eine Lösung, denn viele möchten solche Tabellen lieber gar nicht erst anrühren. Auf der Seite von JTL sind einige aufgeführt, die explizit damit werben, auch Daten aus JTL-Produkten zu verarbeiten. Da könnte ich ja mal anfragen, wenn es soweit ist bzw. wenn ich nicht weiterkomme.

Taxoloop

D'accord. Der erste Versuch, die Daten vom Stb bearbeiten zu lassen, scheiterte ja leider- gedacht habe ich schon daran. Man kann aber meiner Erfahrung nach nicht selbstverständlich voraussetzen, dass jeder Steuerberater das macht- im 'Normalfall'. Da in diesen Zeiten gar nichts mehr 'normal' ist, hat sich auch dies unendlich verkompliziert. Selbstversuch: Einfach mal bei zufällig ausgewählten Steuerberatern anrufen und fragen, ob noch ein Mandat übernommen werden kann... Wenn ich dann noch mit so einer Tabelle ankomme, dann.... Ciao!

Ich weiß im Moment nicht wie, aber irgendwie muss ich das hier ordnen. Wenn ich niemanden dazu bekomme, dann muss ich es eben selbst machen.

Quote from Taxoloop

Dann hättest Du eine Buchung über den Eingezahlten Betrag und nicht zig Buchungen über einzelne Verkäufe, die zwingend in der Kasse und nicht in der Bank zu buchen sind!

Upps... ja... 'an Kasse' gibt's ja auch, habe ich gerade nicht parat gehabt (ich hatte mal ein paar Vorlesungen mit Buchhaltung, aber wohl nicht richtig aufgepasst).

Aber dennoch bleibe ich dabei: Wenn ich jemandem eine Kassensoftware verkaufe, gleichzeitig dafür Support anbiete, den Verwendungszweck der Kasse kenne, dann richte ich die Konten entweder vernünftig ein (und bei Kenntnis der 7%-Umsätze ist das hier offenkundig falsch) oder ich sage ganz klar, dass Konteneinstellungen nur von Fachkundigen vorgenommen werden sollen oder vom Benutzer auf eigene Gefahr. Bei aller Nachsicht, die ich sonst gerne habe, das ist einfach so- und ist bei Weitem nicht das einzige Problem in diesem Bereich.

Quote from Taxoloop

Die Kritik an Deinem Vorgehen ist übrigens nicht böse gemeint. Jedoch solltest Du eine Erkenntnis für das aktuelle Vorgehen daraus ziehen statt an "hätte, hätte, Fahrradkette" zu denken. Du solltest jetzt nicht wieder ohne ausreichende Kenntnisse herumprobieren.

Habe ich schon verstanden

Quote from Taxoloop

Ein Anruf beim Stb genügt.

Ich habe hier nur einen winzigen Ausschnitt der Probleme dargestellt, um ungefähr eine Einordnung zu ermöglichen. Ich werde das, soweit noch möglich. Die neue Kanzlei ist bei 'ETL' und benutzt kein 'DATEV' mehr. Außerdem wollen m.W. nur noch Arztpraxen machen (und hier, schätze ich mal, vorzugsweise radiologische Großpraxen und MVZs...).

Quote from Taxoloop

Automatikkonten haben ihren Sinn und Zweck in einer nach DATEV angelegten Buchhaltung. Unter anderem werden aus ihnen die Umsatzsteuervoranmeldungen und weitere Auswertungen (automatisch) befüllt.

Hier doch noch eine Frage: Wären diese Automatikkonten immer alternativen (Nichtautomatik-) Konten vorzuziehen, also einfach Konten, die ebenfalls für Umsatzerlöse mit 7% oder 19% stehen, aber eben nicht 'automatisch' sind. Es könnte ja vllt sein, dass diese Automatikkonten nur im 'DATEV-Universum' richtig funktionieren, in anderen Universen (ETL?) aber ggf. nicht?

Quote from Taxoloop

und Deine falsche Vorstellung davon dass Umsätze mit Guthabenkarten (siehe §3 UStG, dort Abs. 13 ff.) nicht der Umsatzsteuer unterliegen

Zu meiner Ehrenrettung muss ich hier aber intervenieren!

Das habe ich eben gerade nicht geschrieben, sondern:

Quote from TaxPaul

Zahlungsmitteltausch für Prepaid-Kundenkarte (hier suche ich übrigens auch die Verbuchungen, die aber hier ja keine Umsatzerlöse sind und somit 0% USt haben, da erst durch Zahlung mit diesen Kundenkarten ein Umsatz zustandekommt)

Also beim Zahlungsmitteltausch selbst (Zahlungsmittel A, z.B. Bargeld gegen Zahlungsmittel B, z.B. diese Prepaidkarte) fällt keine USt an. Beim Einsatz derselben dagegen sehr wohl (außer bei Kauf einer Photovoltaikanlage ;-)).

Quote from Taxoloop

Dann war Deine obige Datei wohl tatsächlich verfälscht worden und die Mühe aller die sich damit befasst haben umsonst vertan.

Ich kann mir das derzeit auch nicht erklären, pardon.

Abschließend noch eine für mich wichtige Frage:

Wer kennt einen Steuerberater, der sowas macht?

Ich halte das Ganze, trotz Allem, für einigermaßen übersichtlich- siehe die Auflistung. Ich werde mir Hilfe holen, und dann geht es weiter.