Kreditoren-Debitoren *Regelmäßige Zahlungen*

  • Gibt es in Taxpool eine Möglichkeit, Personenkonten (Kreditoren und/oder Debitoren) für die Überwachung regelmäßiger Zahlungseingänge zu nutzen? Ich denke dabei an automatisierte Wiederholungsfunktionen, um beispielsweise monatliche Spenden, Beiträge, Mieten als Forderung zu buchen, damit der Zahlungseingang überwacht werden kann oder auch ein Lastschrifteinzug ausgelöst werden könnte.

    Software: Taxpool mit Postgres in Bilanz- und EÜR Version; Online-Banking über Subsembly
    Kontenrahmen: SKR 03 / 04 / 42 / 49 ; Wunsch wäre SKR 14
    mehrere Mandanten,

    • Official Post

    Hallo Bernhard,


    unter Verwalten / Buchungsvorlagen können entsprechende Vorlagen für künftige Buchungen erstellt werden. Hier können auch Personenkonten verwendet werden. (Hilfe dazu, bitte auch den Links folgen)

    In jeder Buchungsvorlage kann eine Abofunktion aktiviert und eingestellt werden. Ich verschiebe Deine Frage mal zu Buchungsvorlagen.


    Unter Buchen / Abo-Buchungen können dann die entsprechenden Buchungen ausgelöst werden. (Hilfe dazu, bitte auch in Unterkapiteln lesen.)


    Näheres siehe in den jeweiligen Hilfetexten zu den Menübereichen.


    Ist es das was Du suchst?

  • Möchte heute dieses Thema nochmals aufgreifen, da sich durch die letzten Verbesserungen in Taxpool wohl nichts geändert hat.

    Sachverhalt: Kunden/Mitglieder leisten regelmäßige gleichbleibende Zahlungen monatlich oder in einem anderen regelmäßigen Rhythmus. Die Zahlungseingänge sollten überwacht werden, um den Eingang sicherzustellen; teilweise ist auch Lastschrifteinzug vereinbart, so dass dieser initiiert werden muss.

    Der Lösungsansatz "Abobuchung" ist hier nicht schlecht, allerdings kann m. W. lediglich das Ertrags- und das Personenkonto bebucht werden. Ein Eintrag in der automatischen OP-Überwachung erfolgt nicht. Damit kann der fällige Betrag natürlich auch nicht in der maschinellen OP-Überwachung gefunden werden, ein Start des Lastschrifteinzugs aus der Kundenverwaltung (Debitoren) mit Hilfe der Suchfunktion auf unbezahlte, fällige Rechnungen ist nicht möglich.

    Der Weg über "Berichte -> OP/Rechnungen/Mahnungen" erzeugt eine Liste der noch offenen Beträge zum Ausdruck einer Mahnung. Im Schalter "Aktion" darin kann aber nur zwischen "Mahnung erstellen" und "Überweisung erstellen" gewählt werden. Das Erstellen einer Lastschrift ist nicht möglich.

    Der Weg direkt über die Kundenverwaltung (Debitoren) ist leider auch nicht zielführend. Denn in der Vielzahl der vorhandenen Personenkonten kann zwar durch eine Suchfunktion nach Name und/oder Anschrift und/oder vorhandenen Rechnungen gesucht werden, jedoch nicht nach anderen Feldern bzw. deren Inhalt. Hier könnte ich mir eine Erweiterung der Suchfunktionen auf die Felder (resp. deren Inhalt) Matchcode und Kategorie vorstellen.

    Falls ich jetzt die korrekte Lösung übersehen habe, möge man mir dies verzeihen. Das Programm taxpool ist in den vielen Jahren der Weiterentwicklung derart umfangreich geworden, das kann man schier nicht mehr überblicken. Danke!

    Software: Taxpool mit Postgres in Bilanz- und EÜR Version; Online-Banking über Subsembly
    Kontenrahmen: SKR 03 / 04 / 42 / 49 ; Wunsch wäre SKR 14
    mehrere Mandanten,

    • Official Post

    Hallo Bernhard,


    die Abobuchungen sind dazu nicht optimal.


    Folgende Erweiterungen sind in Kürze verfügbar:

    Automatische Belegerkennung.

    Batch-Rechnungen mit Emailversand, mit Testmodus, und der Möglichkeit angekommene (falls eine API für Emails verwendet wird) und nicht angekommene Emails zu erkennen.

    Gewerbesteuererklärung.

    Taxpool-interner PDF-Betrachter.

    • Official Post

    Was die Frage in #1 nach automatischen Sollstellungen z. B. für Beiträge angeht, um an Hand nicht durch Zahlungseingangsbuchungen ausgeglichene Personenkonten (Debitoren) ermitteln zu können war (2023) und ist (2024) das automatische Sollstellen mittels Abobuchungen vielleicht nicht optimal, doch bisher die einzige Lösung.

    Der Wunsch "um beispielsweise monatliche Spenden, Beiträge, Mieten als Forderung zu buchen" ist damit problemlos möglich.


    Ich nahm an, dass die dafür nötigen Buchungen klar sind, wie auch die Möglichkeit, per Kontenbuch die Debitorenkonten mit Saldo ungleich "Null" anzeigen zu lassen, so dass "der Zahlungseingang überwacht werden kann".

    Nun scheint sich der Sachverhalt doch ausgeweitet zu haben und es wird wohl auch "Online-Banking über Subsembly" verwendet. Ob und wie die Lastschriften bei der Bank oder in Subsembly verwaltet werden und welche automatisierte Überwachung des Lastschrifteinzugs nötig ist, kann ich ohne Details nicht sagen. Wird eine Lastschrift nicht ausgeführt/Zurückgewiesen, erfolgt ja ohnehin eine Info seitens der Bank.


    modular die Gewerbesteuererklärung steht schon recht lange auf der Liste. Für 2023er Abschlüsse dachte ich, würde ich sie nutzen können, doch der Termin wird wohl später liegen, als ich mit meinen Abschlüssen durch bin. :)

    Batch-Rechnungen mit Emailversand

    ... klingt interessant. Ich bin gespannt, wann dazu erste Versionen verfügbar sind. Ob man aber jedem Vereinsmitglied monatlich eine Rechnung schicken will?

    • Official Post

    Hallo Bernhard,


    Anmerk zu Lastschriften:

    Überweisung/Lastschrift erstellen

    Dazu gehst Du in Kunden-und Lieferanten in das Register 'Auswahl', einen Eintrag auswählen, dann auf den Schalter 'Überweisen', 'Auftrag im XML-Format erstellen', dort Lastschrift nutzen aktivieren und die Gläubiger-ID und Mandantsreferenz eintragen.

    Nachdem alle Lastschriften für die entsprechenden Kunden erzeugt wurden, erzeugt das Programm eine XML-Datei mit allen Werten. Datei schreiben sollte deaktiviert und Sammelbuchung probieren aktiviert werden.

    Nach dem Beenden des Programmes wird dann die XML-Datei in Subsembly oder online bei der Bank importiert.

  • Anmerk zu Lastschriften:


    Überweisung/Lastschrift erstellen

    Dazu gehst Du in Kunden-und Lieferanten in das Register 'Auswahl', einen Eintrag auswählen, dann auf den Schalter 'Überweisen', 'Auftrag im XML-Format erstellen', dort Lastschrift nutzen aktivieren und die Gläubiger-ID und Mandantsreferenz eintragen.

    Und das funktioniert ohne zuvor für die Beiträge oder Mieten jeweils auch OPs zu erstellen?

    Beiträge stellen keine rechtliche Beratung dar, sie sind lediglich Meinungsäußerung des Verfassers. Das Urheberrecht für durch mich erstellte Inhalte in Themen und Beiträgen verbleibt, ungeachtet der eingeräumten Rechte an den Forenbetreiber, bei mir. Weitere Infos über mich.

  • Bernhard

    Vereins- und Mietverwaltungsprogramme haben i. d. R. die Möglichkeit derartiger Sollstellungen.

    In Taxpool stelle ich solche Dinge innerhalb der Buchhaltung nach und habe dann einen Überblick über fehlende Zahlungseingänge.

    Dazu nutze ich je nach Umfang (Anzahl der Mieter) die Abobuchungen.


    Da sich aus den Buchungen keine OPs ergeben, bedient man sich der Auswertungen innerhalb der Personenkonten und nicht der OP-Verwaltung.

    Hier kann es verschiedene Ansätze geben, die ich nicht alle ausführen will. Auf jeden Fall läßt sich feststellen, ob ein unausgeglichenes Debitorenkonto besteht.


    Bei Lastschriften, die ggf. über externe Quellen gesteuert werden (bei geringem Umfang geht das auch in den Onlinezugängen der Banken) sollten die Konten ohnehin nach Lastschrifteinzug ausgeglichen sein. Sollte eine LS zurückgehen, fällt das bei der Rücklastschrift auf, so dass dann ohnehin eingegriffen werden muss.

    Für die "Selbstzahler" ist obige Kontrolle der Zahlungseingänge also durchaus brauchbar.

    Was im Falle eines überfälligen Zahlungseingangs zu tun ist, bleibt im Einzelfall zu entscheiden.


    Bis die in Aussicht gestellte Funktion "Batch-Rechnungen" kommt, ist die Sollstellung in der Buchhaltung in Taxpool die einfachste Alternative.

    Ich hoffe, die Batch-Rechnungen können dann auch für derartige Dauerschuldverhältnisse eingesetzt werden, bei denen es eines jeweiligen (etwa monatlichen) Beleges mit eigener Belegnummer bisher nicht bedarf, da ja i. d. R. Dauerbelege vorliegen.

    Beiträge stellen keine rechtliche Beratung dar, sie sind lediglich Meinungsäußerung des Verfassers. Das Urheberrecht für durch mich erstellte Inhalte in Themen und Beiträgen verbleibt, ungeachtet der eingeräumten Rechte an den Forenbetreiber, bei mir. Weitere Infos über mich.

  • Es funktioniert schon, Lastschriften zu erstellen, ohne vorher eine Rechnung zu erfassen.

    Es ist auch kein Problem, aus 200 Einträgen vielleicht 3 oder 4 Einträge aus den Kunden händisch auszuwählen, die eine Lastschrift bekommen sollen.

    Bei größeren Stückzahlen (bei mir aktuell knapp 3.000 Einträge Debitoren) und auszuwählende Lastschriftkandidaten in unterschiedlichem zeitlichen Rhythmus (ca. 140 Debitoren) wäre eine gewisse maschinelle Unterstützung schon wünschenswert. Vielleicht wäre doch die Variante der Selektion über die Felder "Matchcode" oder "Kategorie" die unkomplizierteste Lösung.


    Übrigens, Subsembly (auch als BankingZV bekannt) ist ein professionelles Online-Banking-Tool und kann gerade im Firmenbereich sehr viel. Da aber die Dokumentation der ausgeführten Transaktionen nur lokal erfolgt und recht einfach alles Mögliche zu löschen geht, entspricht es als Solo-Installation "nicht unbedingt" den GoBD.


    Zudem ist die Vorhaltung und Pflege zweier Datenbanken mit Personendaten (im Bankingprogramm und in Taxpool) schon wieder eine Fehlerquelle.

    Software: Taxpool mit Postgres in Bilanz- und EÜR Version; Online-Banking über Subsembly
    Kontenrahmen: SKR 03 / 04 / 42 / 49 ; Wunsch wäre SKR 14
    mehrere Mandanten,

    • Official Post

    Bernhard


    Quote

    Vielleicht wäre doch die Variante der Selektion über die Felder "Matchcode" oder "Kategorie" die unkomplizierteste Lösung.

    Bitte genauer erläutern, sollen dadurch die Abomodelle angesprochen werden?


    Subsembly ist bekannt, evtl. erscheint in Taxpool auch eine direkte Anbindung an Banken über das Subsembly-SDK.

    • Official Post

    Es funktioniert schon, Lastschriften zu erstellen, ohne vorher eine Rechnung zu erfassen.

    Und woher nimmt Taxpool dabei die Daten zu den Lastschriften, wenn nicht aus den OPs, aus denen sie generiert werden?

    Ich kenne in Taxpool nur die Möglichkeit, Lastschriften aus OPs zu erstellen, welche daher zuerst in Taxpool zu erfassen sind, wie z. B. bei Rechnungsstellung.


    Wenn es einen anderen Weg gibt, in Taxpool Lastschriften zu erstellen bitte ich um "Nachhilfe". :)

  • Wenn es einen anderen Weg gibt, in Taxpool Lastschriften zu erstellen bitte ich um "Nachhilfe". :)

    Ganz einfach händisch. Ich suche den Debitor (nach einer anderweitig erstellten Liste) manuell aus und klicke den Schalter "Überweisen" an. Sofern die Mandatsdaten vorhanden sind, kann ich jetzt eine Lastschrift erstellen. Ich muss nur den Lastschriftbetrag und Verwendungszweck sinnvoll ausfüllen. Damit habe ich einen Lastschriftbeleg, der bei Zahlungseingang sehr einfach wieder meinem Debitorenkonto zugeordnet werden kann.

    Daher dann auch der Vorschlag, irgendeine Selektionsmöglichkeit auf die Debitoren zu schaffen (bspw. könnte man bei den zitierten Feldern Matchcode oder Kategorie ein Kürzel für jeden Monatsnamen eintragen) und schon hätte ich eine Aufstellung all derjeniger, die in einem bestimmten Monat ihren Obulus entrichten müssen.

    Software: Taxpool mit Postgres in Bilanz- und EÜR Version; Online-Banking über Subsembly
    Kontenrahmen: SKR 03 / 04 / 42 / 49 ; Wunsch wäre SKR 14
    mehrere Mandanten,

  • Damit habe ich einen Lastschriftbeleg, der bei Zahlungseingang sehr einfach wieder meinem Debitorenkonto zugeordnet werden kann.

    Das Verbuchen von eingehenden Zahlungen, insbesondere von selbst generierten Lastschriften lässt sich in Taxpool automatisiert gestalten. Es ist nicht notwendig, die Lastschriften in Taxpool zu erstellen um den Zahlungseingang sicher dem Personenkonto zuordnen zu können auf dem beim Kontoauszugsimport gebucht werden soll.

    Ich kenne eure Bankingsoftware nicht, gehe aber davon aus, das wiederkehrende Überweisungen/Lastschriften dort viel einfacher in Form von Listen hinterlegt werden können. die monatlich oder in anderen Intervallen ausgelöst werden.


    Das monatlich händische Ausfüllen der Lastschriften in Taxpool dürfte fehleranfälliger sein als auf einmalig angelegte Lastschriftvorlagen zurück zu greifen.

    Beiträge stellen keine rechtliche Beratung dar, sie sind lediglich Meinungsäußerung des Verfassers. Das Urheberrecht für durch mich erstellte Inhalte in Themen und Beiträgen verbleibt, ungeachtet der eingeräumten Rechte an den Forenbetreiber, bei mir. Weitere Infos über mich.

    • Official Post

    Ganz einfach händisch.

    Ok, ich dachte schon eine Lösung mit einem gewissen Grad an Automatisierung, bzw. ohne alle Daten jeweils einzeln zu erfassen übersehen zu haben.

Participate now!

Don’t have an account yet? Register yourself now and be a part of our community!