Belegkreise - wie können Belegkreise für RA, RE, ZE, u.s.w. vorab definiert werden

  • Hallo Zusammen,


    nachdem ich seit 1997 meine Buchhaltung (EÜR) mit Schubert & Gandtke erledigt hatte, musste ich nun auf eine neue Software umstellen, da die alte Software nun nicht mehr auf Win10 laufen will. Nach längerer Suche und Vergleichen habe ich mich für TaxPool EÜR entschieden (Installation als bezahlte Vollversion mit Lizenzschlüssel).


    Nach der Programminstallation habe ich zunächst eine Test-Firma angelegt und dort diverse Geschäftsvorfälle (CAMT-Import, Buchungsregeln, Debitor anlegen, Angebot schreiben, Rechnung erstellen, Debitoren-Rechnung ausgeglichen (ZE)). Das hat soweit auch alles ganz gut funktioniert, auch wenn einiges aus meiner Sicht nicht ganz so intuitiv ist - aber egal; Hauptsache es funktioniert. Und da ich häufiger in mobilfunkfreien Regionen arbeite, benötigte ich zwingend eine Software mit Lokalinstallation ohne Cloud (wie z.B. LexOffice).


    Nach den erfolgreichen Tests in der Testfirma habe ich die "echte" Firma als weitere Firma im Programm angelegt, ein paar Anpassungen wie Bankkontobezeichnung, etc. vorgenommen und dann alle Girokontoumsätze aus 2022 importiert, Buchungsregeln angelegt und den gesamten Kontoimport (CAMT) in den Buchungsstapel importiert. Das hat ebenfalls alles gut funktioniert.


    Nun will ich im nächsten Schritt die Debitoren anlegen, bzw. importieren. Dazu will ich aber zuvor die erforderlichen Belegkreise für die Buchungsbelege (also nicht die Nummern für Rechnungsnummer, Angebotsnummer, etc.) ALLE anlegen:


    Gutschriftsausgang

    Gutschriftseingang

    Rechnungsausgang

    Rechnungseingang

    Zahlungsausgang

    Zahlungseingang


    Mir ist vollkommen UNKLAR, wie das funktioniert. Schon in der Testfirma hatte ich ewig gesucht, wie ich die anlegen kann und nichts im Programm gefunden. Ebenso konnte ich hier im Forum und auch in den FAQs/Online-Handbuch nichts dazu finden. Dementsprechend hatte ich dann in der Testfirma einfach einen Debitor, anschließend Angebot, Auftrag und Rechnung angelegt. Anschließend habe ich die Rechnung per Debitorenzahlung als Überweisungseingang auf dem Bankkonto ausgeglichen. Das hat bestens funktioniert.


    Anschließend habe ich dann in den Systemeinstellungen unter


    Belegkreise


    folgende Einträge gefunden:


    Belegkreise - Testfirma XX - NUR TEST !!!!!! - 2023-04-01__15-24.xlsx
    Anzeigen Bezeichnung Zähler Konto Beschreibung
    Ja GA 1   Gutschriftsausgang
    Ja GE 1   Gutschriftseingang
    Ja RA 3   Rechnungsausgang
    Ja RE 1   Rechnungseingang
    Ja ZA 1   Zahlungsausgang
    Ja ZE 1   Zahlungseingang
    Ja Bank 1 1 1210 Bank 1
    Ja Kd-Nr 1 1601 Debitoren-Kd.-Nr.
    Ja RECH- 2 1400 Rechnung
    Ja Kasse 1 1000 Kasse
    Ja Postbank 1 1100 Postbank
    Ja EV 1 1880 Eigenverbrauch
    Ja VR-Bank-XX- 2 1200 VR-Konto XX XXXXXXX




    Den Nummernintervall


    RECH-

    Kd-Nr

    VR-Bank-XX-


    hatte ich vorher schon definiert.


    Aber die Einträge


    GA

    GE

    RA

    RE

    ZA

    ZE


    hat das Programm offensichtlich selber vorgenommen. Meine Vermutung ist, dass mit dem Erstellen von Angebot, Auftrag, Ausgangsrechnung, Zahlungseingang, etc. automatisch vom Programm die erforderlichen Einträge in den Belegkreisen vorgenommen worden sind und entsprechende Default-Präfixe der Nummernkreise genommen wurden. Wie gesagt, das ist bei meiner Testfirma so verlaufen.


    Nachträglich lassen sich die Belegkreise nicht mehr ändern, da das Programm dann sagt, Belegnummern sind bereits mit Buchungen verknüpft.


    In meiner produktiven Firma sind bisher nur folgende Belegkreise vorhanden und ich habe noch KEINE Angebote, Aufträge, Ausgangsrechnungen erstellt. Die Einstellungen in den Belegkreisen sehen aktuell (wie gesagt in meiner PRODUKTIVEN Firma) wie folgt aus:


    Belegkreise XXXXXXproduktiv - 2023-04-01__15-35h.xlsx
    Anzeigen Bezeichnung Zähler Konto Beschreibung
    Ja Bank 1 1 1210 Bank 1
    Ja Kasse 1 1000 Kasse
    Ja Postbank 1 1100 Postbank
    Ja EV 1 1880 Eigenverbrauch
    Ja VR-Bank XX1 1200 VR-Bank XX #XXXXX


    Den Belegkreis "VR-Bank XX" hatte ich zuvor für die Kontobuchungen bereits angelegt. Wie man sehen kann, sind für


    Gutschriftsausgang

    Gutschriftseingang

    Rechnungsausgang

    Rechnungseingang

    Zahlungsausgang

    Zahlungseingang


    noch keinerlei Belegkreise angelegt. Mir ist allerdings vollkommen unklar, wie man jetzt die Belegkreise z.B. für Rechnungsausgang anlegen soll. Ich will z.B. für die Ausgangsrechnungen (also deren Buchungen, NICHT Rechnungsnummer) einen anderen Präfix verwenden, als dies in der Testfirma vom Programm bestimmt worden ist. Aufgrund von Datenaustausch mit Drittprogrammen muss z.B. der Belegkreis für Ausgangsrechnungen


    RECH-DEBI


    heißen. Also komplett so:


    Anzeigen Bezeichnung Zähler Konto Beschreibung
    Ja RECH-DEBI 1   Rechnungsausgang
    Ja RECH-KRED 1   Rechnungseingang


    Mir ist nicht klar, wenn ich das jetzt so einfach in den Belegkreisen anlege, woher weiß das Programm, dass diese Belegkreise nun genau für Ausgangsrechnungen sein sollen. Denn hier wird ja kein Konto mit angelegt, auf das sich der Belegkreis beziehen soll. Und die Beschreibung "Rechnungsausgang" ist ja einfach nur ein Lang-Text sicherlich ohne steuernde Wirkung in der Datenbank.


    Hat irgend jemand eine Idee, wie ich das einstellen kann ?


    Und in welchem Menüpunkt das geschehen muss ?


    Vielen Dank für Hilfe.


    Beste Grüße,

    HK

    • Offizieller Beitrag

    Die Belegnummernkreise für die vom Fakturabereich, nach erstellen und speichern eines Beleges, automatisch erstellten Buchungen werden wie von Dir festgestellt mit den Präfixen (GA, GE, RA, ...) bei jeweils erster Buchung erstellt und tauchen auch dann erst unter Verwalten / Belegkreise auf.

    Das habe ich gerade nachvollzogen.


    Um z. B. "RA" zu "RECH-DEBI" zu ändern muss die eben erstellte Rechnung gelöscht werden, so dass auch die Buchung gelöscht wird.

    Nun kann das Präfix umbenannt werden. Und man setzt auch den Zähler wieder auf 1 zurück.


    So werden bei nächster Ausgangsrechnung nun Buchungen mit "RECH-DEBI"-Präfix erstellt.

    Ich habe das nur mal für Ausgangsrechnung (mit Artikeln wie auch einfache Erfassung) getestet. Für die anderen Bereiche gehe ich davon aus, geht es im Prinzip genau so.


    Eine Möglichkeit die Belegnummernkreis-Präfixe für die automatischen Faktura-Buchungen vorab zu bestimmen habe ich früher auch schon nicht gesehen, mich aber in den Jahren an die Bezeichnungen gewöhnt. :|


    Dieser Weg ist zwar nicht elegant, ich hoffe aber, es hilft Dir.

    • Offizieller Beitrag

    Die Belegkreise werden in diesem Fall ohne Zuweisung einer Kontonummer angelegt.


    Nachdem ein bestimmter Vorgangstyp (Rechnung, Angebot, ...) im Register 'Rechnungen' gesichert wird, merkt sich das Programm zu dem Vorgangstyp den zuletzt verwendeten Belegkreis.

    Dort (im Register 'Rechnungen') kann auch bereits bei ersten Rechnung ein abweichender Belegkreis ausgewählt werden.

    • Offizieller Beitrag

    Dort (im Register 'Rechnungen') kann auch bereits bei ersten Rechnung ein abweichender Belegkreis ausgewählt werden.

    Ich entdecke auch nach Jahren immer wieder "Neues".

    Danke für den Hinweis.

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