DMS in Taxpool für "Ersetzendes Scannen" geeignet?

  • Hallo Zusammen,


    ich habe im letzten Jahr das DMS-System ausprobiert (SQLite, Dateien auf dem einzigen PC) und es hat recht gut geklappt. Die Papier-Belege habe ich trotzdem abgeheftet.


    Jetzt frage ich mich, ob das System geeignet ist, ganz auf die Aufbewahrung der Papierbelege zu verzichten. Muss ich da noch was beachten? Brauch ich Zeitstempel?


    Vielen dank für Eure Einschätzung!

    Grüße, Gerd

    • Offizieller Beitrag

    Im Prinzip Ja, dazu.


    Du kannst über den DMS/Dateimanager jerderzeit alle notwendigen Dateien exportieren, diese werden dann mit dem gleichen Namen und Datum in einem beliebigen Ordner wiederhergestellt.

    Ein Hashwert sorgt dafür, dass sichergestellt wird, dass es sich um den Originalinhalt handelt und keine Beschädigung vorliegt.


    Wichtig ist aber, dass Du regelmäßig Datensicherungen erstellst und die Archive zuvor mittels DMS/Daten in DMS prüfen prüfst.


    Intern sind die die Daten über Hashes verkettet, die eine evtl. externe Änderungen mittels SQL-Anweisung erkennt und als Fehler ausgibt.


    Mit dem Festschreiben wird sichergestellt, dass eine evtl. neuere Version der Datei nicht die alte Datei überschreibt, zusätzlich können aber auch Versionen festgelegt werden.


    Mit dem Zeitstempel kannst Du beweisen, dass alle davon betroffenen DMS-Dateien, für die der Stempel erstellt wurde, nach dem Zeitpunkt der Erstellung des Stempels nicht mehr geändert wurden.

    Wenn also im letzten Monat z.B. 1000 Dokumente zusammengekommen sind, erstellt das Programm einen Summenstempel f.d. Dokumente und eine PDF-Datei für eine Langzeitarchivierung, die ebenfalls gestempelt ist, und die Dateien und deren Hashwerte auflistet.

    Die Beträge des Autors dienen ausschließlich dem Zweck der Information oder Meinungsäußerung und stellen keine rechtliche oder andersweitige Beratung oder Zusicherung dar.

    Änderungen und Irrtümer sind vorbehalten.

    • Offizieller Beitrag

    Muss ich da noch was beachten?

    Das ersetzende Scannen kann mit Taxpool - auch ohne das DMS - konform zu den GoBD erfolgen. Die technischen Voraussetzungen dafür sind in Taxpool gegeben.

    Zu beachten ist jedoch, dass organisatorische Voraussetzungen (z. B. eine tatsächlich erstellte und jeweils aktuallisierte Verfahrensdokumentation) verlangt ist, damit die rein technischen Vorgänge in der Buchhaltung insgesamt den GoBD entsprechen. Diese sind jedoch nicht in jedem Falle in gleichem Umfang nötig, so dass nicht exakt gesagt werden kann, was Du (noch) alles zu beachten hast.

    Auch zu Zeitstempeln lässt sich nicht sagen, in wie weit diese für Deine Buchhaltung und Belegbearbeitung ggf. nötig sind.

    Grundsätzlich gilt gemäß bereits oben zitiertem BMF-Schreiben (vollständig abrufbar über den Link):


    9.3 Bildliche Erfassung von Papierdokumenten

    Papierdokumente werden durch die bildliche Erfassung (siehe Rz. 130) in elektroni-
    sche Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden.
    Der Steuerpflichtige sollte daher eine Organisationsanweisung erstellen, die unter
    anderem regelt:
    • wer erfassen darf,
    • zu welchem Zeitpunkt erfasst wird oder erfasst werden soll (z. B. beim
    Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
    • welches Schriftgut erfasst wird,
    • ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
    • wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
    • wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.
    Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation ist abhängig von der
    Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur
    sowie des eingesetzten DV-Systems.


    [...]


    Für Besteuerungszwecke ist eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel nicht erforderlich.

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