Workflow Firma in DMS / PostgreSQL übertragen

  • Hallo zusammen,


    wir arbeiten mit mehreren Mitarbeitern an mehreren Firmen daher haben wir bis jetzt die "Netzwerkfähig" Funktion verwendet. Nun möchten wir alle Firmen von der bisherrigen Struktur in eine PostgreSQL Datenbank umziehen, diese ist installiert und funktioniert einwandfrei.


    Da es ein längerer Post wurde, habe Abschnitte mit konkreten Fragen mit einem :?: markiert, hoffe es trägt zur Übersichtlichkeit bei.


    Gerne würde ich unser Vorgehen dafür kurz Vorstellen und Fragen ob etwas fehlt / falsch ist:

    1. Im Programm Taxpool-Buchhalter-Hauptprogramm (tp-buchhalter.exe)

    2. Firma regulär öffnen und unter DMS -> neue Datenbank erstellen -> "PostgreSQL" auswählen

    3. Im sich öffnenden Dialog die bereits vorhandene Schlüsseldatei auswählen und ggf. das Datenpasswort übernehmen und auf "Eiinstellungen anwenden Klicken"

    4. Im sich öffnenden Dialog "Kompression für Dateiattribute" auf gzip ändern, rest so belassen und ebenfalls auf "Einstellungen anwenden" klicken

    5. unter DMS -> "Firma in DMS einlesen" auswählen, das löschen der DMS Datenbank bestätigen (die neu erstellte Datenbank ist eh leer), :?:nun die erste Frage: als nächstes wird gefragt ob die globale Datenbank auch gelöscht werden soll, was hat es sich mit der globalen Datenbank auf sich, wann muss diese gelöscht und neu importiert werden?

    6. unter DMS -> "Dateien in DMS einchecken" auswählen und den sich öffnenden Dialog ohne Änderungen bestätigen


    :?: Sofern ich das richtig verstanden habe, sind jetzt sowohl alle Buchungsdaten als auch alle Dokumente dieser Firma in der PostgreSQL Datenbank gespeichert.

    Ab diesem Zeitpunkt sollte in dieser Firma nichtmehr über Taxpool-Buchhalter-Hauptprogramm (tp-buchhalter.exe) gearbeitet werden, sondern mithilfe Taxpool-Buchhalter-Serverprogramm (db-connect.exe), liege ich bei dieser Annahme richtig?


    Und der Workflow für Mitarbeiter sieht folgendermassen aus:

    1. Taxpool-Buchhalter-Serverprogramm (db-connect.exe) öffnen

    2. vorhandene Schlüsseldatei öffnen

    3. Datenbank auswählen

    4. auf "Einstellungen anwenden" klicken

    5. wie gewohnt arbeiten


    :?:Könnte mir auch jemand den Unterschied zwischen Schlüsseldatei und Einstellungsdatei im db-connect Dialog erklären? Soweit ich das sehen kann, sind darin ja die selben Informationen gespeichert.


    Hier hätte ich auch eine Frage / Vorschlag, leider sind die Firmen unter "Datenbank auswählen" nicht alphabetisch sortiert (wie in der alten Firmenauswahl) sondern nach Zeitpunkt des erstellens, dies wird mit der Zeit ziemlich unübersichtlich. Außerdem könnten die vielen neun Knöpfe in db-connect.exe bei manchen Mitarbeitern für Verwirrung sorgen. Gibt es eine andere Möglichkeit Datenbanken auszuwählen und sich mit Ihnen zu verbinden?


    Ich habe gesehen, dass Einstellungen gespeichert werden können, mit einer Einstellungsdatei pro Datenbank könnte man das ganze elegant lösen, leider gibt es nicht die Möglichkeit die Einstellungsdatei direkt mit db-connect zu öffnen um idealerweise den ganzen Dialog db-connect zu überspringen und direkt Taxpool zu öffnen. (Rechtsklick -> öffnen mit db-connect.exe öffnet zwar db-connect.exe übernimmt aber nicht die Daten aus der Einstellungsdatei)

    Wenigstens die Datenbanken unter "Datenbank auswählen" alphabetisch zu sortieren würde schon einiges helfen.


    Vielen vielen Dank im Voraus!


    Und da ja viel geschimpft wird z.B. über die Dokumentation (welche Teilweise echt schwierig zu verstehen ist) ein großes Lob, wir sind echt zufrieden mit Taxpool vieles was wir in anderen Programmen vermissen, kann Taxpool und das auch noch gut, auch was ich zum Thema Verschlüsselung und Handhabe der Schlüssel ect. in der Dokumentation gelesen habe, hat mich als IT-ler positiv überrascht.

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    :?:nun die erste Frage: als nächstes wird gefragt ob die globale Datenbank auch gelöscht werden soll, was hat es sich mit der globalen Datenbank auf sich, wann muss diese gelöscht und neu importiert werden?

    Die globale Datenbank entspricht der Datei global.datx auf Dateiebene und enthält Daten, die von allen Firmen verwendet werden, wie z.B.Die Vorlagen zum Import von Online-Banking-Kontoauszügen.

    Beim Import der ersten Firma in postgres wird diese neu erstellt.

    Sofern sich Einstellungen in der Datei global.datx zum Zeitpunkt des Imports einer weiteren Firma geändert haben, kann optional die globale Datenbank gelöscht und erneut aus der Datei global.datx erstellt werden.


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    :?: Sofern ich das richtig verstanden habe, sind jetzt sowohl alle Buchungsdaten als auch alle Dokumente dieser Firma in der PostgreSQL Datenbank gespeichert.

    Ab diesem Zeitpunkt sollte in dieser Firma nichtmehr über Taxpool-Buchhalter-Hauptprogramm (tp-buchhalter.exe) gearbeitet werden, sondern mithilfe Taxpool-Buchhalter-Serverprogramm (db-connect.exe), liege ich bei dieser Annahme richtig?

    Ganz genau.


    Ja, das ist derzeit der korrekte Ablauf.



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    :?:Könnte mir auch jemand den Unterschied zwischen Schlüsseldatei und Einstellungsdatei im db-connect Dialog erklären? Soweit ich das sehen kann, sind darin ja die selben Informationen gespeichert.

    Einstellungen Laden und Sichern ist eine unsichere (Klartext) Bequemlichkeitsfunktion, die bei Vorhandensein einer Schlüsseldatei nicht mehr verwendet werden sollte.


    In kommenden Versionen wird es auch alternativ die Möglichkeit geben, die Daten in der Schlüsseldatei mit der Windows-Verschlüsselung (Benutzeraccount) zu verschlüsseln, dann ist keine Passworteingabe mehr nötig, die Daten in der Datei sind aber trotzdem sicher, lassen sich allerdings nur auf dem aktuellen Rechner verwenden.


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    Hier hätte ich auch eine Frage / Vorschlag, leider sind die Firmen unter "Datenbank auswählen" nicht alphabetisch sortiert (wie in der alten Firmenauswahl) sondern nach Zeitpunkt des erstellens, dies wird mit der Zeit ziemlich unübersichtlich.

    Notiert.



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    Außerdem könnten die vielen neun Knöpfe in db-connect.exe bei manchen Mitarbeitern für Verwirrung sorgen. Gibt es eine andere Möglichkeit Datenbanken auszuwählen und sich mit Ihnen zu verbinden?


    In Planung:

    Bestimmte Einstellungen, z.B. zum Löschen, Umbenennen, Wiederherstellen werden nur noch bei bestimmten 'Admin'-Schlüsseldateien sichtbar.

    Anlage von Datenbank-Nutzern mit geringeren Rechten für Datenbankoperationen oder auch nur Lesen.

    Zusätzliche Datensicherungen in einem von postgres unabhängigem RAW-Format.

    Anmerk: Bitte auch das automatische Backup aktivieren (DMS/Datensicherung).

    Die Beträge des Autors dienen ausschließlich dem Zweck der Information oder Meinungsäußerung und stellen keine rechtliche oder andersweitige Beratung oder Zusicherung dar.

    Änderungen und Irrtümer sind vorbehalten.

  • Vielen Dank für die Antworten!


    Bei testweiser Nutzung des neuen Systems ist uns aufgefallen, dass die Konsolidierungs-Funktion in der UStVA anscheinend nicht funktioniert.

    Falls man im Dialog für die Ausgabe der Umsatzsteuervoranmeldung auf "Einfügen" klickt,

    erscheint die alte Auswahl der Firmen, welche im Firmenordner liegen,

    wir haben leider keine Möglichkeit gefunden, eine andere Datenbank für die Konsolidierung auszuwählen.


    Gibt es die Möglichkeit diese Funktion mit Firmen im DMS zu verwenden?

    Falls nein, ist bekannt ob und wann diese Funktion kommen wird?


    Vielen Dank im Voraus!

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