Unberechnete Lieferscheine anzeigen - alternativ: ungedruckte Rechnungen

1. offizieller Beitrag

    Hallo zusammen,

    gibt es eine Möglichkeit Lieferscheine anzuzeigen, zu denen noch keine Rechnung erzeugt wurde? Oder alternativ Rechnungen, die noch nicht gedruckt wurden? Und zwar kundenübergreifend?

    HIntergrund ist: Ich schreibe Sammelrechnungen, meist am Ende de Monats. Bisher habe ich das in einem anderen Programm gemacht und dann nur die Rechnungen in Taxpool eingetragen. Ich würde aber gerne die Rechnungen direkt in Taxpool erstellen, müsste aber, so wie ich das im Moment sehe, händisch eine Liste führen, welche Lieferscheine/Arbeitsnachweise noch nicht in eine Rechnung überführt wurden. Alternativ könnte ich zwar direkt eine Rechnung "anfangen" (keinen Lieferschein anlegen) und dann im Laufe des Monats immer wieder ergänzen, aber ich wüsste trotzdem nicht, welcher der 500 Kunden denn nun im aktuellen Monat eine Rechnung bekommen muss.

    Oder wie macht ihr das?

    Gruß,

    Andreas

    • Offizieller Beitrag

    Hallo Andreas,


    eine Liste noch nicht abgerechneter Lieferscheine kann nur kundenbezogen, nicht aber über alle Kunden hinweg angezeigt werden. Ebenso kenne ich keine Möglichkeit, Sammelrechnungen automatisch zu allen Kunden mit noch nicht abgerechneten Lieferscheinen zu erstellen.


    Selbst wenn es eine Liste "alle unabgerechnete Lieferscheine" gäbe, müßten die Sammelrechnungen zu jedem Kunden einzeln angestoßen werden, was ja bei z. B. 400 abzurechnenden von 500 Kunden auch kein Spaß ist.


    Einziges Hilfsmittel, dass mir einfällt wäre, an Hand gedruckter (PDF) Lieferscheine im Dokumente-Ordner dort die Kundennummern mit erstellten Lieferscheinen eines Zeitbereichs ansehen zu können. Hier wären die Kundennummern mit Lieferscheinen zu einem Zeitbereich leicht einsehbar und bei Verwendung der Standard-Datei-Namen für Lieferscheine (LS-"Kunden-Nr"-"LS-Nr."- ...) bereits nach Kundenummern sortiert.


    Zitat von AndVos

    Oder wie macht ihr das?

    Bei mir liegen derartige Abrechnungsnotwendigkeiten kaum an. Für die wenigen für Kunden die Sammelrechnungen erhalten, zu denen Einzelnachweise (Stunden) beigelegt werden, führe ich diese in einer separaten Zeiterfassung.

    Danke Taxoloop für die schnelle Antwort.

    Schade eigentlich, dachte ich zuerst, aber mir fiel dann ein, dass es ja eigentlich eine Rechnungsliste gibt, und zwar in der Buchungsliste, wo alle Rechnungen beim Speichern verbucht werden.

    Ich habe mich daher gerade hingesetzt und etwas ausgetüftelt, was vielleicht auch für andere mit diesem Problem hilfreich ist. Die Lösung war dann doch relativ einfach:
    - Ich verzichte auf den "Lieferschein" und erzeuge gleich bei ersten Vorfall eine Rechnung für den Kunden
    - Diese Rechnung bekommt im Feld "Zusatz" ein "S" (Für Sammelrechnung) und wird im Laufe des Monats dann um weitere Vorgänge ergänzt. Durch das "S" kann ich sie von einmaligen (Sofort-)Rechnungen unterscheiden, die ja dann schon verschickt sind.
    - Außerdem erstelle ich den Buchungstext nach dem Schema "<ZUSATZ>RG-<KUNDENNUMMER>-<ZAEHLER>-<JAHR> Rechnungsausgang"
    - Damit kann ich die Buchungsliste als Rechnungsliste "missbrauchen" und erkenne Sammelrechnungen am "S" am Anfang.
    - Am Monatsende sortiere ich die Buchungsliste nach Buchungstext und arbeite die Sammelrechnungen ab (Prüfen, Drucken usw.).
    - Vor dem endgültigen Druck (oder der PDF-Erzeugung) nehme ich das "S" wieder aus dem Zusatzfeld heraus und speichere.


    So kann ich alle Sammelrechnungen nacheinander abarbeiten. Ich werde das in diesem Monat mal testen...

    Gruß,

    Andreas

    • Offizieller Beitrag

    Hallo Andreas,


    das bedeutet ja, dass Du bei jeder Leistung zu jedem Deiner Kunden erst mal in der Buchhaltung prüfen willst, ob es zu diesem Kunden bereits eine Rechnung gibt, in der die Leistungen vorerst nur gesammelt werden. Wenn ja, ist diese zu ändern; wenn nein, ist eine neue zu erstellen.

    Dabei würdest Du doch in der Faktura beim aufgerufenen Kunden sehen, ob eine Rechnung nach der dem Datum der letzten Monatsabrechnung schon angelegt ist.


    Falls Deine Leistungen mit Hinweis auf das Leistungsdatum erscheinen sollen, ist auch dies noch in den Positionen anzugeben. Hier hätte der Lieferschein schon einige Daten automatisch mitgebracht.


    Am Monatsende musst Du wieder, je Kunde die Rechnung "anfassen" um ggf. Rg-Datum, ZUSATZ etc. zu ändern. Ob das bei der von Dir genannten Anzahl Sammelrechnungskunden nicht sehr mühsam ist, statt jederzeit einen LS für weitere Leistungen eines Kunden zu erstellen? Außerdem habe ich die Erfahrung bei etlichen Faktura-Lösungen gemacht, dass der häufige manuelle Eingriff zu entsprechend steigender Fehleranfälligkeit führt. Automatisierung ist Trumpf! :)


    Allerdings weiß ich ja nicht, was es bei Dir alles für Fälle gibt und welche Besonderheiten neben den Sammelrechnungen zu beachten sind. Letztlich muss sich die Organisation der Faktura mit unterschiedlichen Abrechnungsvarianten nach den individuellen Anforderungen des Einzelfalls richten.


    Jedenfalls viel Erfolg!

Jetzt mitmachen!

Sie haben noch kein Benutzerkonto auf unserer Seite? Registrieren Sie sich kostenlos und nehmen Sie an unserer Community teil!

Benutzerkonto erstellen Anmelden