Ablageort eines Dokuments im DMS ändern

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    Dokumente werden im DMS entweder einer Buchung zugeordnet oder in gesonderten definierten Ordnern eingelesen und abgelegt.

    Im Rahmen der praktischen Arbeit ergibt es sich gelegentlich, dass ein Beleg, der in einem gesondert definierten Ordner abgelegt ist, später einer Buchung zugeordnet werden muss.

    Ebenso ist es möglich, dass eine Buchung storniert und neu erfasst werden muss, denn Fehler passieren eben.

    Wenn ich jetzt den Buchungsbeleg exportiere und neu einer Buchung zuordne, habe ich natürlich das aktuelle Arbeitsdatum im DMS und nicht den Zeitpunkt, an dem der Beleg ursprünglich gesichert wurde. Besser wäre es aber, das Datum des ursprünglichen Einlesens beizubehalten und den Beleg einfach neu zuzuordnen. Damit wäre auch weiterhin dokumentiert, dass Belege zeitnah ins DMS überführt wurden und insoweit auch die Grundsätze der GoBD eingehalten sind.

    Software: Taxpool mit Postgres in Bilanz- und EÜR Version; Online-Banking über Subsembly
    Kontenrahmen: SKR 03 / 04 / 42 / 49 ; Wunsch wäre SKR 14
    mehrere Mandanten,

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    Ich arbeite nicht mit dem DMS, würde aber das Problem gerne verstehen.

    Grundsätzlich dürfte gelten, dass die Aufnahme ins DMS zu dem Datum dokumentiert wird, zu dem die Datei ins DMS aufgenommen wird. Wird sie später erneut dem DMS zugefügt, wird das spätere Datum verwendet, selbst wenn sie zwischenzeitlich bereits im DMS vorhanden ist.

    Wenn das so ist, dürfte sich auch für die erneut zugeführte Datei darstellen lassen, wann sie erstmals im DMS gesichert wurde und so das zeitnahe Archivieren nachweisen lassen. Richtig?

    Quote from Bernhard

    gesondert definierten Ordner

    Wenn diese im DMS eingebunden sind dürfte sich das Erstspeicherdatum auch aufzeigen lassen. Wenn nicht (also Ordner extern) dürfte sich das DMS meiner Meinung nach nicht auf das Speicherdatum im Ordner beziehen, es muss das Eingangsdatum des DMS gelten. Dann muss der Nachweis bezügl. Datum an dem die Dateien in dem Ordner gelangten anders erfolgen.

    Zum Storno und neu buchen.
    Eine stornierte Buchung (wie auch der Beleg) bleibt ja erhalten, woraus die Datumsangaben nachvollziehbar bleiben. Eine aus einem Storno erstellte neue Buchung bekommt bei mir i. d. R. einen Hinweis auf die stornierte Buchung, so dass ich teils nicht mal den Beleg neu anhefte. So bleibt auch eindeutig wann ursprünglich gebucht und der Beleg angeheftet wurde.

    Vielleicht verstehe ich aber zu wenig oder falsch, wie das DMS funktioniert.

    Nachtrag:
    Es bleibt aber wünschenswert, wenn bei einer lediglich innerhalb des DMS verschobenen Datei, das Zugangsdatum im DMS erkennbar bleibt (ggf zusätzlich zum Änderungs-/Verschiebedatum)

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