Aktueller Verwendungszweck des DMS?

Das DMS hat in der Praxis einen ganz großen Vorteil, nämlich die einer Buchung zugeordneten Belege verbleiben bei der Buchung. Damit kann ich immer äußerst einfach von der Buchung zum Beleg und auch (mit ein paar Handgriffen mehr) vom Beleg zur Buchung.

Ohne DMS werden die Belege im Ordner Dokumente beim Mandanten gespeichert und sind bspw. mit dem Windows-Explorer zugänglich. Kommt irgendwo in der Buchhaltung jahresübergreifend ein Dateiname zweimal vor, wird der erste Beleg unter Umständen überschrieben, es sei denn ich nutze als Dateinamen eine willkürlich vergebene eindeutige Kennzeichnung.

Bei Nutzung des Programms durch Personen, die nicht so gut mit dem Windows-Explorer umgehen können (soll es heutzutage immer noch geben), kann es dabei zu unbeabsichtigten Veränderungen oder gar Verlust der Buchungsdokumentation durch Belege kommen. In Zeiten von eRechnung und ZUGFerD könnte dies fatale Folgen haben.

Wer natürlich nur Daten erfasst und die weitere Arbeit seinem Steuerberater überlässt, kann die Belegdokumentation vielleicht auch dort erledigen lassen.

Die Belegdateien erhalten doch durch Taxpool unterschiedliche Namen, so dass ein unbeabsichtigtes Überschreiben m. E. nicht vorkommen dürfte.

Wer mit dem Explorer nicht klar kommt, dürfte das noch weniger mit dem DMS.

Ich habe ohne DMS keine Schwierigkeit, Belege zu Buchungen und umgekehrt zuzuordnen. Taxpool bietet dazu alle erforderlichen Möglichkeiten schon ohne DMS.

Das DMS von Taxpool ist imho ziemlich ... na, sagen wir mal "klassisch" gehalten

Einen Pluspunkt gibt es aber für die Möglichkeit, einen Zeitstempelserver zu verwenden. Die Zeitstempelserver von den üblichen Zertifikat-Stellen werden allgemein auch als vertrauenswürdiger Nachweis der Integriät (Unverändertheit... sagt man das so?) akzeptiert.

Andere DMS, die sich auf bequeme Dokumenentenablage spezialisiert haben, stecken das Taxpool DMS bequem in die Tasche, lassen aber häufig genau diesen Nachweis außer Acht (oder sind sau teuer).

Wenn man sich auskennt, ist wahrscheinlich ein Workflow

Erst stempeln -> dann im DMS (z.B. Paperless NGX) einchecken -> dann mit Belegnummer "taggen"

realisierbar, wobei der letzte Schritt (Belegnummer zuordnen) mangels Taxpool API noch von Hand erfolgen muss.

Muss er aber auch, wenn man gar kein DMS verwendet

Quote from reddig.hamburg

Andere DMS, die sich auf bequeme Dokumenentenablage spezialisiert haben, stecken das Taxpool DMS bequem in die Tasche, lassen aber häufig genau diesen Nachweis außer Acht (oder sind sau teuer).

Ich halte den Vergleich von zwei DMS mit unterschiedlicher Spezialisierung/Aufgabenstellung für wenig Aussagefähig, auch wenn das optionale Taxpool-DMS für seinen Zweck dabei sehr gut ausfällt.

Quote from reddig.hamburg

Wenn man sich auskennt, ist wahrscheinlich ein Workflow ...

Das ist mir viel zu kompliziert. Der Beleg wird in Taxpool auf eine Buchung gezogen, dabei erfolgt die Verknüpfung der Buchung zum Beleg (eindeutig, progressiv und retrograd).

Mehr sollte nicht zu tun sein und das mit oder ohne der Nutzung des unter Windows (!) laufenden DMS bei Taxpool.

Quote from Taxoloop

Lässt sich denn das "Paperless NGX" auch auf dem selben Windows-Rechner betreiben, auf dem auch die Taxpool-Versionen laufen?

Grundsätzlich schon, aber dafür ist es eigentlich nicht gedacht. Es ist für den Serverbetrieb mit mehreren Benutzern ausgelegt. Mit einer Einzelplatzinstallation wird man wahrscheinlich nicht glücklich

Vielleicht sollte man mal überlegen, wie bei allen anderen Anwendungen auch, für was der Aufwand betrieben wird bzw. was soll der Erfolg sein.

Ein DMS für die Marketingabteilung mit gemeinsamer Arbeit an einem oder gar gleichzeitig mehreren Dokumenten, ggfs. auch an verschiedenen lokalen Standorten, muss andere Aufgaben erfüllen als ein DMS, bei dem die GoBD an erster Stelle stehen.

Hier im Forum sollte es um die Einhaltung von GoBD an vorderster Stelle gehen. Und auch da gibt es zwei sehr unterschiedliche Ansatzpunkte:

1. der Unternehmer, der seine buchhalterische Dokumentation selbst erledigt und

2. der Unternehmer, der monatlich (oder seltener) seine gesammelten Papierbelege und digitalen Belege einem Buchhaltungsbüro übergibt.

Und gerade bei der zweiten Variante werden die Probleme offensichtlich. Das Buchhaltungsbüro kann hier alles erledigen, bspw. auch die digitalen Buchhaltungsbelege ins DMS abspeichern, es wird NIE eine GoBD-konforme komplette Dokumentation werden!
Beispiel: Digital eingehende Rechnungen (E-Mail usw.) müssten zeitnah und UNVERÄNDERT im DMS abgespeichert werden, genau wie die übrige geschäftsrelevante E-Mail-Korrespondenz.

Von daher ist die Nutzung des taxpooleigenen DMS unabdingbar, wenn mit Taxpool tatsächlich die finale Buchhaltung erstellt werden soll. Es wird dann zwar auch nur ein Teilaspekt der GoBD abgedeckt. Aber wie wollten wir heute eine digitale Rechnung gesichert und mit der Buchung verknüpft GoBD-konform sonst aufbewahren. Ein Ordner/Pfad auf dem eigenen Rechner, der ohne weiteres im undokumentierten Vollzugriff des Anwenders ist, hat hierfür noch nie ausgereicht.

Es gibt durchaus auch andere Möglichkeiten, die Integrität eines Dokuments nachzuweisen. Es ist nicht zwingend notwendig ein DMS dafür zu verwenden.

Es kommt, wie du bereits richtig bemerkt hast, auf das gewünschte Ergebnis an.

In der Praxis hat es sich noch nie als effizient erwiesen, sich einen Prozess von einer Software vorschreiben zu lassen. Es sollte immer eine Abwägung stattfinden, um den Einsatz von Software im richtigen Umfang und an der richtigen Stelle zu ermitteln.

Software kann einem das Leben sehr vereinfachen, wenn sie gut auf die Betriebsabläufe abgestimmt ist, aber sie kann einem auch das Leben unnötig schwer machen.

Ob eine Software "gut" oder "schlecht" ist, kann imho nur unter Einbeziehung des jeweiligen Kontext bewertet werden.

Nach meiner Recherche ist Paperless NGX auf technischer Ebene nicht revisionssicher. Nur falls das hier relevant sein sollte. Es gibt wohl Leute, die sich vom Finanzamt das ok geholt haben, dass in Kombination mit einem geeigneten Prozess der GoBD-konforme Einsatz moeglich ist. Ich bin deshalb erstmal bei ecoDMS geblieben.