Import aus Hibiscus

1st Official Post

    *** Leider im falschen Thread, da ich für Hibiscus-Import nichts gefunden habe. ***

    Seit einiger Zeit nutze ich Hibiscus für den Import der diversen Bankbuchungen. Dies bietet sich insbesondere an, weil ich in TP die Buchhaltung im SKR 42 erledige, die mitgliederspezifischen Angelegenheiten aber direkt in openjverein bearbeiten kann mit jeweiliger direkter Übernahme der Bankbuchungen.

    Beim Import in Taxpool fällt aber auf, dass unabhängig von der Sortierung der Umsätze in Hibiscus immer der neueste Umsatz oben steht und zuerst importiert wird. Bei der durch Taxpool vorgenommenen Vergabe der Belegnummer (ich weise die Gegenkonten gleich beim Import zu) dadurch aber der älteste importierte Umsatz die höchste Belegnummer erhält.

    Da ich -wie wohl die meisten hier- nicht täglich den Import durchführe, führt dies zu "unschönen" Darstellungen in der Buchungsliste.

    Was mache ich falsch?

    Vielen Dank für Eure Mühe.

    Software: Taxpool mit Postgres in Bilanz- und EÜR Version; Online-Banking über Subsembly
    Kontenrahmen: SKR 03 / 04 / 42 / 49 ; Wunsch wäre SKR 14
    mehrere Mandanten,

    • Official Post

    Man darf sich von der Vorstellung, die Belegnummer der Buchhaltung sollte chronologisch aufsteigend vergeben werden ganz beruhigt verabschieden. Die Belegnummer stellt lediglich die Beziehung zwischen der Buchung und dem Beleg (welcher bei einem Import aus einer Datei der Zeile in der Datei entspricht) her. Dies ist auch gegeben, wenn die älteste Buchung die jüngste Belegnummer erhält.

    Um auf Schönheit zu achten:

    Ich weiß nicht, ob eine geänderte Sortierung der Umsätze in Hibiscus auch die Ausgabe-Datei "umsortiert". Das wäre zuerst auszuprobieren und das Ergebnis in zwei Exportdateien zu vergleichen.

    Wenn die Datei jeweils "falsch" sortiert ist, und somit Taxpool die Datei entsprechend "falsch" bekommt, müßte die Datei auf anderem Wege umsortiert werden.

    Da ich nicht mit Hibiskus arbeite, weiß ich nicht, wie die Dateien aussehen und wie sie in Hibiskus beeinflusst werden können.

    Hallo Bernhard,

    könntest Du netterweise bitte konkretisieren, welchen technischen "Transportweg" Du nutzt?
    Wie genau überträgst Du die Daten aus Hibiscus nach Taxpool? In welchem Format, mit welcher Schnittstelle.

    Ich nutze die Kombination ebenfalls, nutzte MT940 und habe neuerdings die "dateilose" direkte Schnittstelle genutzt und konnte das so nicht beobachten. Ich habe die Buchungssätze in von mir erwarteten ("hübschen") chronologischen Reihenfolge (Deutsche Bank).

    Danke!

    Taxpool Bilanz, Version 19.18 Portabel | SKR04 | Ist-Versteuerung
    / Long-Time IT'ler - Consultant, IT-Architekt | in IT-Verständnis und -Analyse stark :) , in Buchhaltungs-/Verbuchungsthemen eher Anfänger /

    Wie erwähnt, es ist eigentlich ein "Schönheitsproblem". Habe halt Buchhaltung gelernt im analogen Zeitalter (obwohl, wir hatten eine Zuse im Keller, die nicht mehr benutzt wurde).

    Nochmals die technischen Details:
    Bankbuchungen werden online von Hibiscus abgeholt (CAMT oder MT940) und in die H2-Datenbank "hibiscus.mv" geschrieben. Nun kann man kategorisieren (mit Übernahme nach Taxpool), selektieren, nach div. Spalten sortieren, Anhänge an Buchungszeilen beifügen, kommentieren. Es bestehen Schnittstellen (beide von mir benutzt) nach Taxpool und nach openjverein, und weitere von mir nicht benutzte.

    In Taxpool werden die Bankbuchungen im Menüpunkt Datei->Import->Online-Banking-Kontoauszüge->Hibiscus-Banking-App importiert. Dazu wird eine Datenbankverbindung zur hibiscus.mv geöffnet. Die Buchungen werden eingelesen. Die Kategorienummer aus Hibiscus kann per Zuordnung im Importdialog als Gegenkontonummer in Taxpool verwendet werden.

    Die Reihenfolge der Bankbuchungen aus Hibiscus wird im Importdialog von Taxpool immer nach Datum absteigend dargestellt. Dies geschieht ohne Beachtung irgendwelcher Sortierungs- und Selektionseinstellungen in Hibiscus. Das ist auch naheliegend, denn es wird direkt aus der Datenbank gelesen und nicht über Export-Import-Dateien.

    Nach Start des endgültigen Importvorgangs in Taxpool werden die (ausgewählten) Bankbuchungen der Datenbank in Taxpool hinzugefügt und erhalten eine fortlaufende Belegnummer. Genau diese ist jetzt nicht "Aufsteigend Fortlaufend" nach Datum sondern genau umgekehrt.

    Nach GoBD habe ich meine Buchungen innerhalb der Buchungskreise fortlaufend zu nummerieren, Lücken sind nicht zulässig. Eine Sichtprüfung, ob dies erfolgt ist, kann bei nach Datum aufsteigenden Belegnummern natürlich einfacher erfolgen, als wenn die Belegnummern am Jahresende ein geordnetes Chaos darstellen.

    (Aber wie gesagt, ich bin schon ein paar Tage älter und wohl etwas aus der Zeit gefallen. Übrigens, habe ich auch nicht Buchhalter gelernt, um zu buchen, sondern um zu prüfen.)

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    Hi Bernhard,

    sorry -- ich hätte es wohl aktiv nochmal testen sollen vor meinem vorherigen Posting.

    Du hast recht, jetzt wo ich mir das genau anschaue, beobachte ich ebenfalls exakt das von Dir geschilderte Verhalten.

    Kleine Anmerkung vorab:

    Meinem Verständnis nach kein direkter Zugriff in die DB-Datei, sondern Ansteuerung der XML-RPC Schnittstelle, die Hibiscus offeriert.

    Ob nun die XML-RPC Schnittstelle von Hibiscus die Daten chronologisch absteigend zurückliefert und Taxpool diese einfach 1:1 übernimmt oder aber ob Taxpool das intern vorsortiert, wird wohl am ehesten modular beantworten können. Die XML-RPC API scheint aber keine Option anzubieten, die einen Einfluss auf die Sortierung des Ergebnisses ermöglicht.

    Ich kann die Haltung nachvollziehen, dass es sich hier primär um ein kosmetisches Problem handelt, dennoch ist das doch etwas unschön und auch verwirrend, wenn teile der Belegnummer immer rückwärts erscheinen. Für jemanden mit einem Ordnungsgefühl, und das bringt man bei Buchhaltungstätigkeiten wohl mit, wirkt es störend und nicht wirklich "optimal". Darüber hinaus evtl. leicht optimierbar (Sortierung nach Datum / also dem "Zeitpunkt des Buchungsereignisses" und/oder der Hibiscus-ID des Umsatzes, sofern dieser numerisch aufsteigend sein sollte).

    Momentan würde ich daher tatsächlich erstmal bei MT940 bleiben, also den "Umweg" über eine Datei gehen (Export MT940 aus Hibiscus, Import der MT940 Datei nach Taxpool). Ggf. ist auch die Taxpool-Funktion "Belege neu durchnummerieren" eine Alternative.

    Beste Grüsse!

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    Kurze Hinweise

    Quote from blinky

    Momentan würde ich daher tatsächlich erstmal bei MT940 bleiben, also den "Umweg" über eine Datei gehen (Export MT940 aus Hibiscus, Import der MT940 Datei nach Taxpool).

    Alle Export-Import-Dateien können andere zusätzliche unvorhergesehene Fehler verursachen, deshalb allenfalls als kurzfristiger Workaround.

    Quote from blinky

    Ggf. ist auch die Taxpool-Funktion "Belege neu durchnummerieren" eine Alternative.

    Funktioniert und ist angebracht in diesem Fall. Aber zusätzlicher Schritt, sozusagen "digitale Buchführung per Hand".

    Quote from blinky

    Hibiscus-ID des Umsatzes

    Evtl. machbar, ist aber nicht nach Datum aufsteigend definiert. Diese ID wird fortlaufend vergeben beim Einlesen in Hibiscus. Bei mehreren Bankkonten auch bankkontoübergreifend. Wenn eine Bankbuchung gelöscht wird, fehlt die ID. Wenn eine Buchungszeile manuell in Hibiscus eingetragen wird, gibt es die nächsthöhere freie ID.

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    • Official Post
    Quote from Bernhard

    Die Reihenfolge der Bankbuchungen aus Hibiscus wird im Importdialog von Taxpool immer nach Datum absteigend dargestellt.

    Die Reihenfolge der importierten Buchungen in Taxpool ist meiner Erfahrung nach unabhängig vom Datum der Buchung. Taxpool liest die Buchungen in der Reihenfolge ein, wie sie angeboten wird. Die aufsteigende Belegnummernvergabe richtet sich dann eben danach in welcher Reihenfolge die Buchungen geliefert wurden. Ein Umsortieren nach auf- oder absteigendem Datum führt Taxpool nicht durch.

    Das entspricht ganz dem Vorgehen auch im "analogen Zeitalter".

    Wenn Belege vom Vortag erst nach den Belegen des aktuellen Tages gebucht werden, bleibt es bei der strikten Hochzählung der Belegnummer. Um unschön (nicht mit dem Datum aufsteigend) vergebene Belegnummern zu vermeiden wurden die zu verbuchenden Belege daher erst von Hand nach Datum sortiert. Je nach dem, ob die Belegnummer schon beim Vorkontieren (auf dem Beleg) oder erst beim Verbuchen (des Belegs in den Büchern) vergeben wurde mußte das Umsortieren jedenfalls vor der Belegnummernvergabe erfolgen.

    Wenn also die Daten aus Hibiscus nicht in gewünschter Reihenfolge von dort geliefert werden darf Taxpool nicht einfach die Belegnummer anders vergeben als nach bekannten Vorgaben

    Quote from Bernhard

    innerhalb der Buchungskreise fortlaufend zu nummerieren, Lücken sind nicht zulässig.

    Dennoch bietet Taxpool die Möglichkeit, Belegnummern neu zu sortieren, genau für solche Fälle in denen die gelieferten Buchungen nicht der gewünschten Reihenfolge entsprechen.

    Will man diesen Schritt "digitale Buchführung per Hand" vermeiden, ist der Datenlieferer aufgerufen eine gewünschte Sortierung zu liefern.

    Quote from Bernhard

    Eine Sichtprüfung, ob dies erfolgt ist, kann bei nach Datum aufsteigenden Belegnummern natürlich einfacher erfolgen, als wenn die Belegnummern am Jahresende ein geordnetes Chaos darstellen.

    Eine Sichtprüfung auf Vollständigkeit/Lückenlosigkeit ist zunächst nur dort notwendig, wo man seinen automatisierten Abläufen nicht traut, was gerade zu Beginn vorkommen kann. Diese läßt sich aber auch bei unschöner Belegnummernvergabe leicht durchführen.

    In der Buchungsmaske einfach nach Belegnummer sortieren lassen, schon sind die aufsteigenden Belegnummern genau so einfach zu prüfen wie bei nachträglich ans Datum angepassten Belegnummern.

    Zur Hibiscus-ID des Umsatzes siehe hier (Markierungen durch mich)

    Quote

    Nummerierung der Umsätze falsch

    Die in der Spalte „#“ angezeigte Nummer in der Umsatzliste ist keine fortlaufende Nummerierung von Umsätzen des Kontos sondern der interne Datenbank-Schlüssel des zugehörigen Datensatzes in der Hibiscus-Datenbank (sog. Primary Key). Dieser Schlüssel wird auch nicht von der Bank übertragen sondern von Hibiscus-Datenbank intern generiert. Ausserdem wird er nicht pro Konto gezählt sondern pro Hibiscus-Installation. Wenn also mehrere Konten in Hibiscus eingerichtet sind, verteilen sich die Nummern auch auf alle Konten - und zwar in der Reihenfolge, in der die Umsätze von der Bank abgerufen oder vom Benutzer importiert wurden. Ebenso treten beim manuellen Löschen von Umsätzen durch den Benutzer bzw. beim automatischen Löschen von Vormerkbuchungen (wenn die zugehörigen valutierten Buchungen eingetroffen sind) Lücken in der Nummerierung auf, die auch nicht neu gefüllt werden.

    Die Werte der Spalte „#“ beginnen also nicht (ausser eventuell beim ersten eingerichteten Konto) mit 1 und die Nummerierung erfolgt auch nicht lückenlos. Wenn also Lücken auftreten oder die Nummerierung in dem Konto nicht mit 1 beginnt, ist das *kein* Indiz, dass vermeintlich Umsätze fehlen. Und da diese Nummern nur von Hibiscus intern generiert werden, kennt auch deine Bank sie nicht.

    Die Spalte „#“ dient lediglich dazu, die Umsätze genau in der Reihenfolge (konten-übergreifend) sortieren zu können, in der sie abgerufen/importiert wurden - unabhängig davon, welches Valuta- oder Buchungsdatum sie tragen.

    Kurz gesagt kann auch die Hibiscus-ID nur nach der vorgegebenen Reihenfolge (im Zweifel also auch "falschherum") vergeben sein.

    Mir fällt aber auf, dass die Reihenfolge doch schon beim Import

    Quote from Bernhard

    Bankbuchungen werden online von Hibiscus abgeholt (CAMT oder MT940) und in die H2-Datenbank "hibiscus.mv" geschrieben.

    also per CAMT / MT940 festgelegt wird. Hier sollte man sich die Dateien dazu ansehen und wie diese seitens der Bank sortiert und an Hibiscus geliefert werden. Ggf. kann man der Bank beibringen "richtig" zu sortieren.

    Hallo in die Runde,

    auch ich habe mich gemäß früheren Gepflogenheiten daran gewöhnt, dass Belegnummern möglichst nach Datum sortiert vergeben werden. Schon bei Kontoauszugsdateien die mir Mandanten lieferten, kam es dazu, dass sie die Datei gemäß Einstellung der Darstellung im Online-Banking (jüngstes Datum oben) produzieren ließen.

    Dann entsteht jenes Scenario in der Buchhaltung mit ungewöhnlicher Belegnummerierung. Dazu verlangte ich dann immer, die Datei neu und mit "richtiger" Sortierung zu liefern, denn ich wollte die (nachträgliche) Belegnummern änderung in Taxpool nicht auch noch durchführen müssen.

    Heute habe ich mich schon lange daran gewöhnt, dass die Belegnummer eben keinen unbedingten Rückschluss auf die Chronologie der Buchungen zulassen, was im Grunde auch früher nur bedingt galt.

    Das kannten wir doch schon immer, dass beispielsweise eine Ausgangsrechnung auf ein früheres Datum ausgestellt wurde und folglich sogar die Belegnummer (hier Ausgangsrechnungsnummer) nicht zwingend dem Belegdatum folgte.

    Und doch lässt sich dabei sicherstellen und auch prüfen, ob die Nummern lückenlos sind, selbst wenn das für Rechnungsnummern nicht mal zwingend ist.

    Ich kann aber nachvollziehen, wie empfindlich der Ordnungssinn durch ungewöhnlichen Belegnummernverlauf gestöhrt ist, wenn man es aus alter Zeit so gewöhnt ist.

    Die Frage ist dann, ob die gewohnte Ordnung herzustellen wirklich nötig ist und - falls nicht - wieviel Aufwand man dafür betreiben will.

    Im Interesse der Mandanten habe ich mich für möglichst geringen Aufwand bei Achtung der zwingenden Vorgaben entschieden. Für meine eigene Buchhaltung achte ich dann aber doch darauf, die Dateien wie gewünscht zu erhalten und dies setzt also beim Export der Umsätze aus der jeweiligen Bank (Online-Portal) an.

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    • Official Post

    Bei CAMT, csv, MT-940 wird nachsortiert, falls nicht in Reihenfolge. Dies sollte auch bei Hibiscus geschehen, falls die Daten nicht sortiert kommen. Ich teste es. Aber bitte beachten: Updates können sich verzögern, da es durch die Anpassungen für Linux/Mac auch viele interne Änderungen an der Windows-Version gibt, diese sind noch nicht getestet...

    Die Beträge des Autors dienen ausschließlich dem Zweck der Information oder Meinungsäußerung und stellen keine rechtliche oder andersweitige Beratung oder Zusicherung dar.

    Änderungen und Irrtümer sind vorbehalten.

    • Official Post

    Ich habe mir nun schnell mal eine Kontoauszugsdatei eines Monats (csv) chrnologisch "umgedreht", also die jüngste Buchung als erste Zeile.

    Beim Einlesen der Datei wird wie erwartet dargestellt: Die jüngste Zeile bleibt die erste Zeile.

    Erst wenn die Buchungen zu dem Import in der Buchungsmaske angeschaut werden, wird deutlich, dass die Buchungen (und dabei vergebenen Belegnummern) chronologisch angepasst werden.

    Einige meiner Vermutungen (s. oben) sind also falsch.

    Um so mehr wundert mich, warum die Umsortierung zwischen Einlesen der Datei und Buchen in den Stapel nicht auch bei den Daten aus Hibiscus funktioniert.

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