EÜR: OP-Ausgleich - Buchen mit Personenkonten - Verständnisfragen

1st Official Post

    Vorab:

    Es geht hier nicht um eine Anpassung an meine Gewohnheiten, sondern darum, dass ich das in Taxpool richtig mache und keinen Kuddelmuddel produziere.

    Ich habe in meiner aktuellen Software (EÜR) keine Personenkonten genutzt (wurde mir auch davon nicht angeboten).

    Beispiel, bisheriges Vorgehen in der "alten" Software:

    Bei meiner aktuell genutzten Software erstelle ich eine Rechnung für einen Kunden. Dadurch wird ein OP generiert.

    Zahlung des Kunden ist eingegangen (keine Import).

    In der OP-Verwaltung wähle ich den OP des Kunden, "Neue Zahlung", es wird eine vorausgefüllte Buchungsmaske geöffnet, ich kann Änderungen vornehmen und die Buchung bestätigen.

    Die vorausgefüllte Buchung erfolgte dann als Bank/Erlöskonto also z. B. 1200/8400 und der OP war ausgeglichen. Easy Peasy.

    Ich habe jetzt viel gelesen, getestet und glaube verstanden zu haben, dass wenn ich in Taxpool die Rechnungserstellung der Kunden-/Lieferantenverwaltung nutzen möchte, auch mit Personenkonten buchen muss. Mein Steuerberater meinte, er benötigt in diesem Fall dann eine Debitorenliste von mir.

    Soweit ich verstanden habe, würde ich hierbei statt z. B. 1200/8400 wie bei der "alten" Software, hier 1200/Debitorenkonto buchen, muss aber Belegnummernkreis und Buchungstext natürlich manuell wählen. Buchung z. B. Datum, ZE, 1200/10000, Bruttobetrag (aktiviert), Ohne Ust.?

    Es gibt drei Möglichkeiten, wie ich eine Zuordnung zwischen Zahlung und OP erreichen kann.

    1. OP in Buchungsmaske für erfasste oder eingelesene Buchungen

    2. Kunden-/Lieferantenverwaltung, Debitor wählen, Zahlungen etc.

    3. Obere Menüleiste (Programmmenü) - Buchen - Offene Posten zuordnen (alle Buchungen)

    - Neue Zahlung oder Zahlung verbuchen

    Alle Möglichkeiten laufen irgendwann auf diesen Dialog hinaus:

    Habe ich das bisher alles so richtig gemacht?

    Wenn ich jetzt in diesem Dialog "Belegkreis ändern" aktiviere und Auswahl "Wie Rechnung" erhalten alle Ausgleichsbuchungen (heißt das so?) mit der identischen Belegnummer gebucht, identisch zur Rechnung. Mir würde das gefallen, da die Zuordnung in der Buchungsliste sehr viel einfacher ist als wenn dort Belegnummern aus einem anderen Belegnummernkreis stehen würden, z. B. ZE.

    Buchungstexte werden entsprechend automatisch angepasst, wenn erwünscht.

    Ist das mit den identischen Belegnummern so korrekt und empfohlen?

    Habe ich das jetzt alles so richtig verstanden und angewendet, ohne einen Kuddelmuddel zu produzieren?

    modular

    HINWEIS/FEHLER:

    Der Dialog "Buchen - Offene Posten zuordnen (alle Buchungen)" wird immer im Vollbild-Modus geöffnet. Wählt man den Fenster-Modus oben rechts, dann wird ein kleines Fenster angezeigt, dies ist aber bei mir zu klein (Skalierung 125%) und dessen Größe kann nicht geändert werden (Vollbild bei 32 Zoll, UHD ist eher unangenehm) und der Fensterzustand wird auch nicht für den nächsten Aufrug gespeichert, wieder Vollbild. Aber ich nehme an, aufgrund der irgendwann bevorstehenden GUI-Modernisierung, wird das nicht mehr geändert.

    SKR03, EÜR, Einzelunternehmen, Ist-Versteuerung, Debitorenkonten

    Taxpool-Buchhalter EÜR (portabel)

    Die Vorgehensweise sieht so in Ordnung aus.

    Zum Belegkreis: Das ist Geschmackssache. Kann man so machen.

    Ich bevorzuge hingegen den Belegkreis der Bank, damit in der Bank die Buchungen durchnummeriert sind. Der Buchungstext kann trotzdem die Rg-Nr. und den Kunden enthalten. Du kannst den Belegkreis RA nehmen oder einen eigenen ZE oder den der Bank oder wie auch immer ...

    Finde ich übrigens sehr gut, dass man das einstellen kann.

    Zur GUI warten wir alle, bis dahin muss man mit den "Altlasten" klarkommen.

    Gruß

    Lisa

    Quote from DinDjarin

    Es geht hier nicht um eine Anpassung an meine Gewohnheiten, sondern darum, dass ich das in Taxpool richtig mache und keinen Kuddelmuddel produziere.

    Du hast Dir aber auch viel vorgenommen.

    Programmwechsel und Wechsel zur Erfassung über Personenkonten.

    Da kommen ungeübte schon mal ins Stolpern.

    Oben sieht es soweit jedoch gut aus. Wirst ja noch prüfen, welche Buchungen sich daraus ergeben.

    Beiträge stellen keine rechtliche Beratung dar, sie sind lediglich Meinungsäußerung des Verfassers. Das Urheberrecht für durch mich erstellte Inhalte in Themen und Beiträgen verbleibt, ungeachtet der eingeräumten Rechte an den Forenbetreiber, bei mir. Weitere Infos über mich.

    Natürlich habe ich mir angesehen, was da gebucht wird und nachgelesen, wie das zu verstehen ist.

    Die Hinweise von lisari (lieben Dank) bzgl. der Belegnummernkreise (RA, ZE oder BK) muss ich mir noch einmal genauer überlegen. Aber die RA-Zuordnung scheint für mich persönlich im Moment die übersichtlichere Lösung hinsichtlich der Zuordnung. Das ist wohl eine Frage der Perspektive.

    Ich mache (machte) Buchführung/Faktura seit etwas mehr als 18 Jahren mit Sage-Software, ohne Personenkonten. Die Software bietet das bei EÜR-Mandanten standardmäßig gar nicht an, könnte aber konfiguriert werden.

    Bei Taxpool habe ich doch keine Wahl, oder? Wenn ich die Rechnungserstellung der Kundenverwaltung und die OP-Übersicht nutzen möchte, muss ich Personenkonten (Debitorenkonten) nutzen.

    Oder habe ich das falsch verstanden?

    Das ist/war in Sage, wie oben beschrieben etwas einfacher, aber letztendlich kein wesentlich größerer Zeitaufwand in Taxpool. Es kommt hier nur der Ausgleich (Zuordnung) hinzu und das geht schnell von der Hand, wenn man es einmal verstanden und richtig eingestellt hat. Deshalb meine Rückfrage oben. Danke lisari . :)

    Bei Kreditoren bin ich mir noch nicht sicher, ob ich das mit Personenkonten buche, der Aufwand ist für mich je Zahlung doppelt so groß. Und wenn ich einmal damit anfange, sollte ich wohl auch dabei bleiben.

    Bei Sage konnte ich mit jeder Buchung z. B. Ausgabenkonto/Finanzkonto auch einen Lieferanten hinterlegen (Auswahl direkt in der Buchungsmaske) ohne auf Personenkonten buchen zu müssen. Später konnte ich dann nach Buchungen für diesen Lieferanten suchen, filtern und auswerten. Die Zuordnung Buchung zu Kreditor wurde dann in der Sage-Datenbank hinterlegt und nicht als Buchung. Das ist/war schon elegant gelöst und trotzdem nur eine simple Buchung zu erfassen.

    Bei Taxpool bzw. bei Nutzung von Kreditorenkonten müsste ich dann immer eine Buchung für die Eingangsrechnung erfassen und eine Zahlungsbuchung und diese dann Zuordnen. Das ist für EÜR im Vergleich zur Sage-Lösung ohne Personenkonten dann schon mehr als der doppelte Aufwand je Buchung. Korrekt?

    Oder habe ich hier etwas falsch verstanden?

    Einsichten und Hinweise sind sehr willkommen.

    wiko-services.de

    Ich habe mir sogar noch mehr vorgenommen. Ich würde mit Taxpool nach 18 Jahren Papierbelegverwaltung auf reine digitale Belegverwaltung umsteigen wollen. Ich habe zwar alle digital vorliegenden Belege und Kontoauszüge bisher auch schon außerhalb der Software archiviert, aber trotzdem ausgedruckt, händisch mit Buchungsdaten beschriftet (Datum, Konten, Belegnummer), auf Kontoauszügen jeweils auch noch die Belegnummer eingetragen.

    Ein sehr hoher Material- und extremer Zeitaufwand für jede Buchung. Das möchte/muss ich jetzt endlich optimieren, um Material und Zeit zu sparen und wieder sehr viel mehr Motivation an einer zeitnahen Buchführung zu entwickeln.

    Deshalb habe ich hier auch so viele Fragen (und evtl. Anregungen) weil ich mich sehr intensiv mit dem Thema auseinandersetzen muss.

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    • Official Post

    Wir werden es nicht schaffen, allgemeingültige Grundlagen im Forum zu vermitteln, die für alle möglichen Konstellationen zur Entscheidungsgrundlage reichen. Damit Du selbst vernünftige Entscheidungen zur Organisation nur Deiner Buchhaltung treffen könntest, müßten wenigstens die Grundlagen besprochen werden, die individuell eine Rolle spielen. Diese sind aber schon so vielfältig, dass auch dafür das Forum nicht dienen kann.

    Den Rahmen des Forenbereichs Buchhaltungsfragen / EÜR kann nur auf Details zu einzelnen Sachverhalten eingehen, wie etwa Fragen nach einer passenden Kontierung eines Beleges. Eine Organisationsberatung oder eine Schulung zu Grundlagen welche über einzelne Detailfragen hinausgehen sind hier nicht leistbar. Daher nur kurz, um einen ganz groben Überblick zu geben:

    Für die EÜR (Gewinnermittlung) ist es im Grunde egal, wie ein Kunde heißt, ob an ihn eine Rechnung geschrieben wurde und welche Rechnungsbeträge oder Teilbeträge noch offen stehen. Vernachlässigen wir mal unterschiedliche Anforderungen zur USt (Trennung nach USt-Satz, SOLL/IST-Besteuerung, etc.), dann genügt es, die Umsätze zu erfassen und da bei der EÜR die Umsätze nur bei erfolgter Zahlung den Gewinn beeinflussen, reicht es aus die Umsätze auf einem Konto zu erfassen. Dies geschieht per Privat- oder Finanzkonto an Erlöskonto. Beispiel: Bank an Umsatz

    Soll geschaut werden, welcher Kunde noch einen offenen Saldo hat braucht man zwei Dinge.

    1. Die Forderungen an den Kunden müssen gebucht werden. (Ohne dass diese für die Gewinnermittlung bereits zählen!)

    2. Es genügt nicht, die Forderungen aller Kunden auf ein Forderungskonto zu buchen, weshalb das Forderungskonto in Unterkonten aufgeteilt wird, die Debitorenkonten.

    Jetzt bucht man bei Rechnungsstellung

    Debitorenkonto an Erlöskonto

    und bei Zahlungseingang

    Privat- oder Finanzkonto an Debitorenkonto

    Schon lässt sich an jedem Debitorenkonto (z. B. am Kontenblatt) feststellen, ob und in welcher Höhe der Kunde noch einen offenen Saldo hat. Einen Bezug einzelner Zahlungen zu bestimmten Rechnungen lässt sich hier nicht herstellen, es sei denn man hinterlegt die Rechnungsnummer (ob in der Belegnummer geschlüsselt oder im Buchungstext) und ordnet selbs zu, welche Zahlung mit welcher Rechnung verrechnet wird. In überschaubaren Fällen kann das ausreichend sein.

    Sollen jedoch genaue Zusammenhänge nicht nur nach Kunden getrennt, sondern nach offenen Rechnungen (=OPs) dargestellt werden, muss eine über die reine Debitorenbuchhaltung hinausgehende OP-Verwaltung erfolgen, die die Beziehungen von Rechnungen und Zahlungen (neben der eigentlichen Buchung auf dem Debitorenkonto) mitführt.

    Aus diesen Zusammenhängen und der Tatsache, dass eine mögliche OP-Verwaltung nicht in den Buchungen des Debitorenkontos, sondern daneben erfolgt, ergeben sich eine Reihe von unterschiedlichen Anforderungen - je nach dem, welchen Weg man einschlagen will. Beispielsweise die Beleg- bzw. Buchungskreise und Belegnummern werden ggf. anders verwendet.

    Buche ich nur was zwingend nötig ist (Privat- oder Finanzkonto an Erlöskonto), dann verwende ich fortlaufende Belegkreise für die beteiligten Finanzkonten (Bank, Kasse, etc.) und erfasse ggf. die Rechnungsnummer und/oder den Kundennamen im Buchungstext.

    Buche ich über Debitorenkonten, verwende ich einen Belegkreis für Ausgangsrechnungen dessen fortlaufende Nummer meiner Rechnungsnummer entspricht. Die Zahlungseingänge buche ich über die Buchungskreise der Finanzkonten, wobei jeweils fortlaufende Belegnummern vergeben werden. Um auch hier einen Abgleich auf der Ebene der einzelnen OPs zu ermöglichen erfasse ich ggf. bei der Zahlung bereits die zugehörige Rechnungsnummer, soweit der Kunde dazu Angaben macht oder ich bei fehlender Angabe frei entscheide, wofür ich die Zahlung verwende/verwenden darf.

    Bei Einsatz der OP-Verwaltung (und diese ist in Taxpool mit der Faktura gekoppelt, kann aber auch in der Buchungsmaske berücksichtigt werden) können die Erfassungen im Belegtext sowohl der Rechnunsnummer, als auch die des Kunden entfallen, da sie bereits auswertbar sind.

    Viele Wege führen nach Rom

    Taxpool bietet aber nicht nur die Möglichkeiten wie oben aufgezeigt, sondern ist auch offen für unterschiedliche Arbeitsweisen.

    So lässt sich die OP-Verwaltung auch nutzen, ohne dass die Rechnungen in Taxpool (unter Kunden-/Lieferanten) mehr oder weniger vollständig erfasst werden.

    Diese Offenheit für unterschiedlichste Ansprüche bringt es mit sich, dass nur wer die Zusammenhänge durchdrungen hat, für "seinen Weg" die richtigen Entscheidungen treffen kann.

    Noch einige Anmerkungen:

    Quote from DinDjarin

    Belegnummernkreise (RA, ZE oder BK) muss ich mir noch einmal genauer überlegen. Aber die RA-Zuordnung scheint für mich persönlich im Moment die übersichtlichere Lösung hinsichtlich der Zuordnung.

    Überlege dabei auch ob es bei einem Zahlungseingang zu zwei Rechnungen in Summe wirklich hilfreich ist, bei der Zahlung per Belegnummer auf eine Rechnung zu verweisen. Im Übrigen sollte die Belegnummer einer Zahlung auf den Zahlungsbeleg verweisen, die Belegnummer einer Forderung hingegen auf deren Rechnung. Wenn an der Buchung jedoch die Dokumente hinterlegt sind verblasst der Sinn der Belegnummer, denn die interne Zuordnung von Buchung und Beleg ist dann nicht mehr nur über die Belegnummer gegeben.

    Quote from DinDjarin

    Bei meiner aktuell genutzten Software erstelle ich eine Rechnung für einen Kunden. Dadurch wird ein OP generiert.

    ...

    Die vorausgefüllte Buchung erfolgte dann als Bank/Erlöskonto also z. B. 1200/8400 und der OP war ausgeglichen. Easy Peasy.

    ...

    Ich mache (machte) Buchführung/Faktura seit etwas mehr als 18 Jahren mit Sage-Software, ohne Personenkonten.

    Im Grunde ist eine OP-Verwaltung immer auf Kundenkonten angewiesen. Allerdings zeigt man dem Buchhaltungslaien nicht, was im Hintergrund abläuft, um ihn nicht zu verwirren. Einen ähnlichen Weg geht Taxpool mit der Faktura, die je nach Einstellungen auch einige Buchungen erledigt, die im "Einfachbuchen" ggf. nicht gezeigt werden.

    Quote from DinDjarin

    Bei Kreditoren bin ich mir noch nicht sicher, ob ich das mit Personenkonten buche

    Aber gerade bei Lieferantenrechnungen könnte die Vorsteuer gezogen werden, wenn die Rechnung vorliegt und nicht erst bei deren Bezahlung.

    Das ist sehr hilfreich, vielen lieben Dank.


    Quote from Taxoloop

    Buche ich über Kreditorenkonten, verwende ich einen Belegkreis für Ausgangsrechnungen dessen fortlaufende Nummer meiner Rechnungsnummer entspricht. Die Zahlungseingänge buche ich über die Buchungskreise der Finanzkonten, wobei jeweils fortlaufende Belegnummern vergeben werden. Um auch hier einen Abgleich auf der Ebene der einzelnen OPs zu ermöglichen erfasse ich ggf. bei der Zahlung bereits die zugehörige Rechnungsnummer, soweit der Kunde dazu Angaben macht oder ich bei fehlender Angabe frei entscheide, wofür ich die Zahlung verwende/verwenden darf.

    Du meinst hier sicherlich "Debitorenkonten". Vielleicht für zukünftige Leser korrigieren.

    Ich werde deine und Lisas Hinweise berücksichtigen und demgemäß vorgehen. Nochmals vielen Dank.

    SKR03, EÜR, Einzelunternehmen, Ist-Versteuerung, Debitorenkonten

    Taxpool-Buchhalter EÜR (portabel)

    Edited 2 times, last by DinDjarin (May 1, 2025 at 6:25 AM).

    • Official Post
    Quote from DinDjarin

    Vielleicht für zukünftige Leser korrigieren.

    Danke für die Aufmerksamkeit.

  • Taxoloop May 1, 2025 at 11:22 AM

    Closed the thread.
    • Official Post
    Quote

    Bei Sage konnte ich mit jeder Buchung z. B. Ausgabenkonto/Finanzkonto auch einen Lieferanten hinterlegen (Auswahl direkt in der Buchungsmaske) ohne auf Personenkonten buchen zu müssen.

    Du kannst alternativ eine Kostenstelle hinterlegen und dann später danach suchen.

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    Änderungen und Irrtümer sind vorbehalten.

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