EÜR: OP-Ausgleich - Buchen mit Personenkonten - Verständnisfragen

Wir werden es nicht schaffen, allgemeingültige Grundlagen im Forum zu vermitteln, die für alle möglichen Konstellationen zur Entscheidungsgrundlage reichen. Damit Du selbst vernünftige Entscheidungen zur Organisation nur Deiner Buchhaltung treffen könntest, müßten wenigstens die Grundlagen besprochen werden, die individuell eine Rolle spielen. Diese sind aber schon so vielfältig, dass auch dafür das Forum nicht dienen kann.

Den Rahmen des Forenbereichs Buchhaltungsfragen / EÜR kann nur auf Details zu einzelnen Sachverhalten eingehen, wie etwa Fragen nach einer passenden Kontierung eines Beleges. Eine Organisationsberatung oder eine Schulung zu Grundlagen welche über einzelne Detailfragen hinausgehen sind hier nicht leistbar. Daher nur kurz, um einen ganz groben Überblick zu geben:

Für die EÜR (Gewinnermittlung) ist es im Grunde egal, wie ein Kunde heißt, ob an ihn eine Rechnung geschrieben wurde und welche Rechnungsbeträge oder Teilbeträge noch offen stehen. Vernachlässigen wir mal unterschiedliche Anforderungen zur USt (Trennung nach USt-Satz, SOLL/IST-Besteuerung, etc.), dann genügt es, die Umsätze zu erfassen und da bei der EÜR die Umsätze nur bei erfolgter Zahlung den Gewinn beeinflussen, reicht es aus die Umsätze auf einem Konto zu erfassen. Dies geschieht per Privat- oder Finanzkonto an Erlöskonto. Beispiel: Bank an Umsatz

Soll geschaut werden, welcher Kunde noch einen offenen Saldo hat braucht man zwei Dinge.

1. Die Forderungen an den Kunden müssen gebucht werden. (Ohne dass diese für die Gewinnermittlung bereits zählen!)

2. Es genügt nicht, die Forderungen aller Kunden auf ein Forderungskonto zu buchen, weshalb das Forderungskonto in Unterkonten aufgeteilt wird, die Debitorenkonten.

Jetzt bucht man bei Rechnungsstellung

Debitorenkonto an Erlöskonto

und bei Zahlungseingang

Privat- oder Finanzkonto an Debitorenkonto

Schon lässt sich an jedem Debitorenkonto (z. B. am Kontenblatt) feststellen, ob und in welcher Höhe der Kunde noch einen offenen Saldo hat. Einen Bezug einzelner Zahlungen zu bestimmten Rechnungen lässt sich hier nicht herstellen, es sei denn man hinterlegt die Rechnungsnummer (ob in der Belegnummer geschlüsselt oder im Buchungstext) und ordnet selbs zu, welche Zahlung mit welcher Rechnung verrechnet wird. In überschaubaren Fällen kann das ausreichend sein.

Sollen jedoch genaue Zusammenhänge nicht nur nach Kunden getrennt, sondern nach offenen Rechnungen (=OPs) dargestellt werden, muss eine über die reine Debitorenbuchhaltung hinausgehende OP-Verwaltung erfolgen, die die Beziehungen von Rechnungen und Zahlungen (neben der eigentlichen Buchung auf dem Debitorenkonto) mitführt.

Aus diesen Zusammenhängen und der Tatsache, dass eine mögliche OP-Verwaltung nicht in den Buchungen des Debitorenkontos, sondern daneben erfolgt, ergeben sich eine Reihe von unterschiedlichen Anforderungen - je nach dem, welchen Weg man einschlagen will. Beispielsweise die Beleg- bzw. Buchungskreise und Belegnummern werden ggf. anders verwendet.

Buche ich nur was zwingend nötig ist (Privat- oder Finanzkonto an Erlöskonto), dann verwende ich fortlaufende Belegkreise für die beteiligten Finanzkonten (Bank, Kasse, etc.) und erfasse ggf. die Rechnungsnummer und/oder den Kundennamen im Buchungstext.

Buche ich über Debitorenkonten, verwende ich einen Belegkreis für Ausgangsrechnungen dessen fortlaufende Nummer meiner Rechnungsnummer entspricht. Die Zahlungseingänge buche ich über die Buchungskreise der Finanzkonten, wobei jeweils fortlaufende Belegnummern vergeben werden. Um auch hier einen Abgleich auf der Ebene der einzelnen OPs zu ermöglichen erfasse ich ggf. bei der Zahlung bereits die zugehörige Rechnungsnummer, soweit der Kunde dazu Angaben macht oder ich bei fehlender Angabe frei entscheide, wofür ich die Zahlung verwende/verwenden darf.

Bei Einsatz der OP-Verwaltung (und diese ist in Taxpool mit der Faktura gekoppelt, kann aber auch in der Buchungsmaske berücksichtigt werden) können die Erfassungen im Belegtext sowohl der Rechnunsnummer, als auch die des Kunden entfallen, da sie bereits auswertbar sind.

Viele Wege führen nach Rom

Taxpool bietet aber nicht nur die Möglichkeiten wie oben aufgezeigt, sondern ist auch offen für unterschiedliche Arbeitsweisen.

So lässt sich die OP-Verwaltung auch nutzen, ohne dass die Rechnungen in Taxpool (unter Kunden-/Lieferanten) mehr oder weniger vollständig erfasst werden.

Diese Offenheit für unterschiedlichste Ansprüche bringt es mit sich, dass nur wer die Zusammenhänge durchdrungen hat, für "seinen Weg" die richtigen Entscheidungen treffen kann.

Noch einige Anmerkungen:

Quote from DinDjarin

Belegnummernkreise (RA, ZE oder BK) muss ich mir noch einmal genauer überlegen. Aber die RA-Zuordnung scheint für mich persönlich im Moment die übersichtlichere Lösung hinsichtlich der Zuordnung.

Überlege dabei auch ob es bei einem Zahlungseingang zu zwei Rechnungen in Summe wirklich hilfreich ist, bei der Zahlung per Belegnummer auf eine Rechnung zu verweisen. Im Übrigen sollte die Belegnummer einer Zahlung auf den Zahlungsbeleg verweisen, die Belegnummer einer Forderung hingegen auf deren Rechnung. Wenn an der Buchung jedoch die Dokumente hinterlegt sind verblasst der Sinn der Belegnummer, denn die interne Zuordnung von Buchung und Beleg ist dann nicht mehr nur über die Belegnummer gegeben.

Quote from DinDjarin

Bei meiner aktuell genutzten Software erstelle ich eine Rechnung für einen Kunden. Dadurch wird ein OP generiert.

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Die vorausgefüllte Buchung erfolgte dann als Bank/Erlöskonto also z. B. 1200/8400 und der OP war ausgeglichen. Easy Peasy.

...

Ich mache (machte) Buchführung/Faktura seit etwas mehr als 18 Jahren mit Sage-Software, ohne Personenkonten.

Im Grunde ist eine OP-Verwaltung immer auf Kundenkonten angewiesen. Allerdings zeigt man dem Buchhaltungslaien nicht, was im Hintergrund abläuft, um ihn nicht zu verwirren. Einen ähnlichen Weg geht Taxpool mit der Faktura, die je nach Einstellungen auch einige Buchungen erledigt, die im "Einfachbuchen" ggf. nicht gezeigt werden.

Quote from DinDjarin

Bei Kreditoren bin ich mir noch nicht sicher, ob ich das mit Personenkonten buche

Aber gerade bei Lieferantenrechnungen könnte die Vorsteuer gezogen werden, wenn die Rechnung vorliegt und nicht erst bei deren Bezahlung.

Quote from DinDjarin

Vielleicht für zukünftige Leser korrigieren.

Danke für die Aufmerksamkeit.

Quote

Bei Sage konnte ich mit jeder Buchung z. B. Ausgabenkonto/Finanzkonto auch einen Lieferanten hinterlegen (Auswahl direkt in der Buchungsmaske) ohne auf Personenkonten buchen zu müssen.

Du kannst alternativ eine Kostenstelle hinterlegen und dann später danach suchen.