Verwaltung der Belegnummern bei leerem Belegkreis / Leere Belegnummer?

blinky · April 28, 2025 at 3:28 PM

Hallo zusammen,

beim Arbeiten mit der Belegkreisverwaltung in Taxpool ist mir folgendes aufgefallen:

Auch wenn ich bei einem Buchungssatz keinen Belegkreis auswähle (Dropdown bleibt leer), wird dennoch automatisch eine Belegnummer hochgezählt bzw. vergeben/eingetragen. Selbst wenn ich das Feld manuell leere, wird beim Speichern erneut eine Nummer hinzugefügt – das System erzwingt diese Nummer also immer wieder.

Das führt dazu, dass bei Buchungssätzen, für die kein echter Beleg existiert, trotzdem ein "Pseudo-Verweis" auf eine Belegnummer erzeugt wird. Gerade beim DATEV-Export wirkt das unschön, weil dort auf Belege verwiesen wird, die faktisch nicht existieren.

Für mich würde es mehr Sinn machen, wenn Taxpool die Belegnummer erst dann vergibt, wenn ein konkreter Belegkreis ausgewählt wurde. Schließlich verwaltet das Programm die Belegkreise inklusive zugehöriger Zähler. Dass auch bei "leerem" Belegkreis automatisch eine Belegnummer erzeugt wird, empfinde ich als irritierend.

Interessant finde ich dabei auch: Der Buchhalter meines Steuerberaters hat bisher gar keine Belegnummern hinterlegt. In meinem Anwendungsfall sehe ich aktuell auch nur bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen einen wirklichen Bedarf, eine Belegnummer zu vergeben, so dass eine Verknüpfung/Zuweisung der Zahlungen erfolgen kann (vor allem zwecks sauberem DATEV-Export per "Belegfeld 1") .

Meine Fragen dazu:

Sollte das automatische Hochzählen der Belegnummern nicht je Belegkreis individuell aktivierbar bzw. deaktivierbar sein?
Gibt es (oder könnte es geben) eine Möglichkeit, bei bestimmten Buchungssätzen die Belegnummer bewusst leer zu lassen, falls gewünscht?

Danke!

Taxoloop · April 28, 2025 at 6:37 PM Official Post

Nach dem Grundsatz: "Keine Buchung ohne Beleg!", gibt es im Grunde keine Buchung ohne Beleg in der Buchhaltung. Allerdings gibt es in der EDV-Buchhaltung oft keine Notwendigkeit den eigentlich existenten Beleg für einen zu buchenden Sachverhalt zu hinterlegen, oder auch nur eine Belegnummer für ihn zu vergeben.

Die USt-VA welche sich aus den Buchungen im Programm ergibt, wird als PDF erstellt und elektronisch übermittelt. Über die Übermittlung gibt es ein Protokoll. Im Grunde ist nun das Protokoll der Beleg für die zu leistende/zu erwartende Zahlung. Niemand Scannt nun das Protokoll ein oder hinterlegt die Datei an der Buchung und gibt dem Beleg noch eine Belegnummer.

Gleiches gilt etwa bei den jährlichen Abschreibungsbuchungen, wo allerdings sogar ein separater Belegkreis geführt wird, um die Buchung ("ohne Beleg/Belegnummer") den Abschreibungen der einzelnen Anlagegüter zuordenbar zu machen. Die Grundlage (Beleg) für die jeweilige AfA-Buchung wäre die entsprechende Auswertung aus dem AfA-Verzeichnis, welches auch keiner an die Buchung anhängt.

Wozu auch? - Der Beleg ist nämlich auch ohne Belegnummer jederzeit zuzuordnen. Eine Belegnummer (samt Belegkreisen) hat aber nur die Aufgabe, von der Buchung ausgehend den Beleg zu "erreichen" und umgekehrt, aus der Belegnummer (die dazu auch auf dem Beleg anzubringen ist) den Zusammenhang zur Buchung aufzuzeigen. Wo der Belegzusammenhang schlüssig ist braucht es keine Belegnummer und auch keinen Belgkreis um dies zu erreichen.

Etwas anderes ist es, dass Buchungen im EDV-System grundsätzlich eine Buchungsnummer brauchen aus Gründen, die ich mir hier auszubreiten spare.

Es ist also nur praktisch, dass bei vorhandener Belegnummer, diese auch als Buchungsnummer verwendet wird. Wie wunderbar Belegkreise dann einen leichteren Überblick verschaffen sieht man z. B. an der Trennung von Ausgangsrechnungen gegenüber anderen Belegen. Man braucht bei vorhandener Belegnummer dann nicht zwei Nummern. Dort, wo es aber keiner Belegnummer bedarf (s. o.) "braucht" die Buchung aber weiter eine Nummer.

Und genau dafür gibt es einen im Hintergrund immer gegebenen "Belegnummernkreis" der kein Präfix hat.

Quote from blinky

Dass auch bei "leerem" Belegkreis automatisch eine Belegnummer erzeugt wird, empfinde ich als irritierend.

Die Irritation löst sich mit steigender Beschäftigung mit den verschiedenen Nummern der Buchhaltung. Am Anfang ist vieles nicht sofort verständlich, in der Regel hat es aber seinen Sinn. Die Hilfe gibt aber auch Hinweise, dass und wie Belegnummern abgeschaltet werden können. Hast Du sie nicht gelesen?

Dort findest Du auch Antworten auf Deine Fragen.

Quote from blinky

Sollte das automatische Hochzählen der Belegnummern nicht je Belegkreis individuell aktivierbar bzw. deaktivierbar sein?

Das Hochzählen kann nur für alle Belegkreise ein-/ausgeschaltet werden.

Belegnummerzähler in der Buchungsmaske deaktivieren:

Um die automatische Nummerierung im Nummernfeld der Buchungsmaske zu unterdrücken, gibt es zwei Möglichkeiten:

a) Im Schalter-Menü des Schalters Bedienung/Schleppen der Buchungsmaske gibt es die Einstellung Belegnummer.

Bei Aktivierung wird der Zählerstand nach einer Buchung nicht verändert.

Ich würde das Hochzählen aber keinesfalls dauerhaft ausschalten. Das führt doch viel zu häufig zu Fehlern mit doppelten Belegnummern.

Quote from blinky

Gibt es (oder könnte es geben) eine Möglichkeit, bei bestimmten Buchungssätzen die Belegnummer bewusst leer zu lassen, falls gewünscht?

Um eine - zumindest intern geführte Nummer - bei den Buchungen kommt man nicht herum. Da die Nummerierung eine Eindeutigkeit beinhaltet, ginge diese verloren, wenn einzelne Buchungen keine Nummer haben.

Das Abschalten der Buchungsnummern habe ich allerdings noch nie probiert zumal ich aus ihnen Informationen entnehme, die ohne nicht so leicht zu erkennen sind. Irritiert haben mich die Nummern nie.

wiko-services.de · April 29, 2025 at 1:14 AM

Das Abschalten der Belegnummer halte ich für unzweckmäßig in einer Buchhaltung.

Nach GoBD-Vorgaben ist eine "Eindeutige Belegnummer (z. B. Index, Paginiernummer, Dokumenten -ID, fortlaufende Rechnungsnummer)" für jeden Geschäftsvorfall zwingend nach § 146 (1) AO.

Diese müssen bei der Verbuchung übernommen werden, um eine progressive und retrograde Prüfbarkeit zu ermöglichen.

blinky · November 25, 2025 at 5:44 PM New

Hallo zusammen!

Wenn auch etwas spät, so habe ich mich hiermit doch noch einmal beschäftigt. Daher:

Danke für den Hinweis auf § 146 AO – aber ich glaube, der greift hier nicht ganz.

§ 146 Abs. 1 AO verlangt, dass Buchungen „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet" vorzunehmen sind. Von einer Belegnummer steht da nichts.

Die GoBD sind hier differenzierter. Rz. 77 beschreibt, was ein Beleg enthalten soll – darunter eine „eindeutige Belegnummer (z.B. Index, Paginiernummer, Dokumenten-ID)". Aber selbst dort steht: „Sofern die Fremdbelegnummer eine eindeutige Zuordnung zulässt, kann auch diese verwendet werden."

Entscheidender ist Rz. 64:

„Zur Erfüllung der Belegfunktionen sind deshalb Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Papierbeleg erforderlich. Bei einem elektronischen Beleg kann dies auch durch die Verbindung mit einem Datensatz mit Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen. Ein Steuerpflichtiger hat andernfalls durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Geschäftsvorfälle auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit progressiv und retrograd nachprüfbar sind."

Das bedeutet konkret:

Bei Papierbelegen kann man Kontierung und Belegnummer draufschreiben – muss aber nicht, wenn die organisatorischen Maßnahmen stimmen. Und bei elektronischen Belegen (also auch eingescannten PDFs) genügt die „elektronische Verknüpfung" – also der technische Verweis in der Datenbank (von Taxpool), der den Buchungssatz mit dem hinterlegten/zugehörigen Beleg verbindet.

Und genau hier liegt mein Punkt:

Die Buchungsnummer – also die interne ID, die Taxpool für jeden Buchungssatz automatisch vergibt – existiert immer, unabhängig von den Einstellungen (also ob Belegnummerkreis/Belegnummer aktiv oder inaktiv). Wenn ich zusätzlich den Beleg als PDF direkt an den Buchungssatz hänge, ist die Zuordnung durch diese Verknüpfung bereits gegeben.

Das Feld Belegnummer in der Buchungsmaske ist davon unabhängig – ein separates Feld, das traditionell dazu dient, eine Nummer auf den Papierbeleg zu schreiben, um ihn im Ordner wiederzufinden.

Mein Problem
Wenn ich die Belegnummernfunktion aktiviert habe – weil sie bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen durchaus Sinn ergibt – dann erzwingt Taxpool bei jeder Buchung eine Nummer in diesem Feld. Auch dort, wo sie keinen Sinn hat.

Bei einer AfA-Buchung oder einer USt-VA-Zahlung steht dann z.B. „1" oder „SO-0001" im Belegnummernfeld. Aber diese Nummer führt nirgendwohin – kein Beleg ist so beschriftet, kein PDF so benannt. Sie verweist ins Leere.

Das widerspricht meinem Verständnis von sauberer Datenstruktur: Ein Verweis sollte auf etwas Existierendes zeigen. Eine Belegnummer ohne zugehörigen Beleg ist wie ein Wegweiser in eine Richtung, wo nichts zu finden ist. Das ist nicht nur überflüssig – es suggeriert auch eine Ordnung, die nicht existiert, und untergräbt damit genau die Nachvollziehbarkeit, die eine Belegnummer eigentlich herstellen soll.

Deshalb mein ursprünglicher (zweiter) Gedanke:
Es wäre sinnvoll, wenn man das Belegnummernfeld bei einzelnen Buchungen leer lassen könnte – auch bei aktivierter Belegnummernfunktion. Ein Mittelweg zwischen „komplett deaktivieren" und „überall erzwingen".

Dass mein Buchhalter in DATEV seit über 10 Jahren ohne manuell erfasste Belegnummern arbeitet, zeigt zumindest, dass es in der Praxis auch anders geht und offenbar nicht erforderlich ist.

Ich würde mir daher zeitnah erlauben, dies als separaten Verbesserungsvorschlag zu erfassen – sofern nicht bereits dieser Thread dorthin verschoben wird.

Viele Grüsse!
blinky

Taxoloop · November 25, 2025 at 9:15 PM New Official Post

Die AO gibt zwar mit dem "Buchungen und ... Aufzeichnungen sind ... geordnet vorzunehmen" nur vor, dass eine (unbestimmte) Ordnung gegeben sein muss, was aber im Zuge der immer detailierter beschreibenen GoB (inzwischen GoBD) zu sehen ist.

Die Ordnung nach der in Taxpool zunächst alle Buchungen geordnet werden (das wäre eigentlich eine Buchungsnummer) sind die Belegkreise (man könnte sie auch Buchungskreise nennen was aber im Rechnungswesen eine andere Bedeutung hat). Auch Buchungen die ohne Auswahl eines bestimmten Belegkreises erfolgen sind dabei einem Belegkreis zugeordnet der nur Kein Präfix hat.

Ich habe das schon oben im April geschrieben.

Quote from Taxoloop

Es ist also nur praktisch, dass bei vorhandener Belegnummer, diese auch als Buchungsnummer verwendet wird. Wie wunderbar Belegkreise dann einen leichteren Überblick verschaffen sieht man z. B. an der Trennung von Ausgangsrechnungen gegenüber anderen Belegen. Man braucht bei vorhandener Belegnummer dann nicht zwei Nummern. Dort, wo es aber keiner Belegnummer bedarf (s. o.) "braucht" die Buchung aber weiter eine Nummer.
Und genau dafür gibt es einen im Hintergrund immer gegebenen "Belegnummernkreis" der kein Präfix hat.

Da vielfältige Ordnungen möglich sind und z. B. nicht alle User ihre Belege auch verknüpfen ist die Ordnung nach Buchungskreisen m. E. unverzichtbar um auch Belegnummern in der Buchung komfortabel zu erfassen.

Selbst die scheinbar unnötige Nummerierung von Anlage-Buchungen (AfA) welche aus Taxpool heraus erfolgen haben ihren Sinn. Die Buchung ist damit dem jeweiligen Anlagegut zuordenbar. Nur so lässt sich in angemessener Zeit nachvollziehen wie z. B. eine AfA berechnet wurde und prüfen, ob die Höhe stimmt, da ja der "Beleg" die zu jeder Anlage hinterlegten Daten sind, die selbstverständlich dann nicht als PDF verknüpft werden, auf die aber die Nummer verweist. Klar, wenn man nur wenige Anlagen hat, findet man sich auch ohne Hinweis auf die betreffende Anlage zurecht. Ich wollte aber nicht mehr darauf verzichten.

Die interne ID, die Taxpool für jeden Buchungssatz automatisch vergibt ist beim Buchen nicht ersichtlich, wie will man die dann auf seinen Beleg schreiben? Sie kann also eine Buchungs-/Belegnummer nicht in allen Fällen ersetzen. Umgekehrt sieht man in Taxpool inzwischen, ob einer Buchung auch ein Beleg zugeordnet ist.

Ob man auf die Nummerierung - auch für nur einzelne Belegkreise - technisch verzichten kann vermag ich nicht zu sagen.

Bernhard · November 26, 2025 at 9:36 AM New

Eine erkennbare Kennzeichnung eines Buchungssatzes ist m.E. unbedingt notwendig. Ob das jetzt eine fortlaufende Belegnummer oder etwas anderes ist, wäre eigentlich unbeachtlich. Wichtig ist die eindeutige Kennzeichnung des jeweiligen Buchungssatzes! Ohne diese Kennzeichnung kann ich nie auf einen bestimmten Buchungssatz verweisen. Dieser Verweis ist aber bspw. wichtig bei Stornobuchungen, bei Folgebuchungen (z.B. Auflösung von Rückstellungen o.ä.) und letztendlich auch bei Prüfungen.

Wie sonst könnte ich in einem Prüfungsbericht eine Buchung benennen, die mir nicht korrekt erscheint oder zu der eine Begründung erforderlich ist?

wiko-services.de · November 26, 2025 at 1:09 PM New

Quote from blinky

Das bedeutet konkret:
Bei Papierbelegen kann man Kontierung und Belegnummer draufschreiben – muss aber nicht, wenn die organisatorischen Maßnahmen stimmen.

Konkret wäre, die abstrakt genannten "organisatorischen Maßnahmen" am jeweiligen Fall dazu zu schreiben.

Ich würde den Grundsatz "Bei Papierbelegen muss Kontierung und Belegnummer angegeben sein, ..." immer zuerst nennen und die Ausnahmen die vom Grundsatz abweichend möglich sein können nicht dazu verwenden, den Grundsatz als willkürlich (kann) darzustellen.

Versuche komplexe Regelungen die für den Einzelfall auszulegen sind einfacher darzustellen führen i. d. R. zu Verkürzungen, die eine zutreffende Auslegung auf den Einzelfall erschweren, unmöglich machen oder gar zu falschen Auslegungen führen.

Die GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) geben nicht vor, dass eine bestimmte Ordnung einzuhalten ist, sie verlangen lediglich dass eine (unbestimmte) Ordnung gegeben sein muss. Andernfalls wären sie als "ordnungsgemäß" zu benennen.

Die GoBD folgen dem
"Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Zur Auslegung des § 146 (1) AO für den Einzelfall sind die GoBD heranzuziehen, weshalb ich zu meiner Zusammenfassung gekommen bin.

Quote from wiko-services.de

Nach GoBD-Vorgaben ist eine "Eindeutige Belegnummer (z. B. Index, Paginiernummer, Dokumenten -ID, fortlaufende Rechnungsnummer)" für jeden Geschäftsvorfall zwingend nach § 146 (1) AO.

Ob und wie eine interne ID des Programms eine praxisgerechte Zuordnung im Einzelfall darstellen kann will ich nicht näher untersuchen. Für User die einen Papierbeleg (ohne ersetzendes Scannen) verbuchen ist die interne ID praktisch nutzlos solange sie nicht auf den Beleg geschrieben wird.
Kann man die interne ID irgendwo beim Buchen in den Stapel erkennen?

Verwaltung der Belegnummern bei leerem Belegkreis / Leere Belegnummer?

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