Emailversand

Dokumente per E-Mail versenden

Mit diesem Dialog können die ausgewählten Dokumente an ein E-Mail-Programm übergeben werden. Prüfen Sie die vorbereitete Nachricht und versenden Sie diese anschließend im E-Mail-Programm.

Taxpool®-Buchhalter kann nicht feststellen, ob die vorbereitete Nachricht tatsächlich versendet wurde. Die Einstellung „Rechnung verschickt“ muss deshalb weiterhin manuell aktiviert werden.

Dokumentauswahl

Alle markierten Dokumente werden für den Versand vorbereitet. Entfernen Sie die Markierung bei Dokumenten, die nicht versendet werden sollen.

Mit „ZIP-Datei erstellen“ werden alle ausgewählten Dokumente in einer ZIP-Datei zusammengefasst. Wahlweise kann der Name der ersten ausgewählten Rechnung als ZIP-Dateiname verwendet oder ein eigener Name eingegeben werden. Die Dateiendung .zip wird automatisch ergänzt.
Ist nur ein Dokument ausgewählt und handelt es sich dabei bereits um eine ZIP-Datei, werden die ZIP-Einstellungen für diesen Versand ignoriert. Die vorhandene ZIP-Datei wird unverändert als Anhang übernommen.

E-Mail-Adressen und Betreff

Eigene E-Mail Diese Adresse wird bei den Versandmethoden Thunderbird und EML als Absender verwendet. Bei Thunderbird muss die Adresse als Konto oder Identität eingerichtet sein. Bei CMapi und mailto bestimmt das E-Mail-Programm das verwendete Absenderkonto.

Empfänger-E-Mail Die beim Kunden gespeicherte E-Mail-Adresse wird beim Versand von Rechnungen automatisch eingetragen, kann vor dem Versand jedoch geändert werden.

Betreff Der Betreff kann frei eingegeben werden. Mit „Name wie erste Rechnung“ wird der Name des ersten ausgewählten Dokuments ohne Dateiendung verwendet.

Nachrichtenvorlagen

Die unter „Nachricht Templates“ angebotenen Texte müssen zuvor unter „Verwaltung, Textbausteine“ erstellt werden. Dabei darf die Einstellung „Als Variable verwenden“ nicht aktiviert sein.

Nach Auswahl einer Vorlage wird deren Text in das Feld „Nachricht“ übernommen und kann dort für den aktuellen Versand geändert werden. Der ursprüngliche Textbaustein wird dadurch nicht verändert.

Textvariablen wie beispielsweise $RECHNUNG_FIRMA1 werden derzeit beim Mailversand noch nicht ersetzt. Diese Möglichkeit ist für eine spätere Programmversion vorgesehen.

Versandmethoden

CMapi Diese Methode wird nur angeboten, wenn klassisches Microsoft Outlook als Simple-MAPI-Client eingerichtet ist. Empfänger, Betreff, Nachricht und Anhänge werden an Outlook übergeben. Das neue Outlook unterstützt Simple MAPI nicht.

mailto Öffnet eine neue Nachricht im Standard-E-Mail-Programm und übernimmt Empfänger, Betreff und Nachricht. Über mailto können keine Dateien automatisch angehängt werden.

Die ausgewählten Dokumente werden deshalb in einen gesonderten Übergabeordner kopiert. Dieser Ordner wird zusätzlich geöffnet und enthält ausschließlich die für den aktuellen Versand ausgewählten Dateien. Ziehen Sie diese Dateien in die vorbereitete E-Mail.

Thunderbird Startet Thunderbird direkt und übergibt Empfänger, Absender, Betreff, Nachricht und Anhänge. Thunderbird muss dafür nicht als Standard-E-Mail-Programm eingerichtet sein.

Der Programmpfad wird nach Möglichkeit automatisch ermittelt. Bei einer portablen Thunderbird-Version kann die ausführbare Datei über „Ändern…“ ausgewählt werden.

EML Erstellt eine EML-Nachricht mit Empfänger, Absender, Betreff, Nachricht und eingebetteten Anhängen. Anschließend wird die Datei mit dem unter Windows für EML-Dateien eingestellten Programm geöffnet.

Das verwendete E-Mail-Programm muss EML-Dateien als noch nicht versendete Nachricht unterstützen. Falls die Nachricht lediglich zum Lesen geöffnet wird oder nicht bearbeitet werden kann, verwenden Sie stattdessen die Versandmethode Thunderbird oder mailto.

Versand starten

Mit „Versand starten“ wird die Nachricht entsprechend der ausgewählten Versandmethode vorbereitet. Kontrollieren Sie vor dem Absenden insbesondere Empfänger, Absender und Anhänge. Der eigentliche Versand erfolgt immer im geöffneten E-Mail-Programm.