In diesem Dialog können Sie die allgemeinen Einstellungen tätigen.
Bitte beachten Sie auch die Funktionsweise des Dialoges.
Buchungsmaske:
Kontonummern anzeigen: Die Eingabefelder für Kontonummern werden angezeigt.
Für Buchhaltungsanfänger ist das Arbeiten mit Kontonummern neu, diese können die Nummern bei Bedarf ausblenden.
Bei Auswahl Stapel+Journal immer:
Im Stapel buchen
Im Journal buchen
Nachfragen
Die Auswahl 'Buchungen im Stapel und Journal' auf der Mauspalette ist für die Auswertung als auch für die Ansicht in der Buchungsmaske praktisch, um einen Überblick über alle Buchungen im ausgewählten Datumsbereich zu erhalten.
Dabei erscheint jedoch beim Buchen immer ein zusätzlicher Auswahldialog, um zu entscheiden, ob im Stapel oder im Journal gebucht werden soll.
Diese Einstellung kann jetzt optional dauerhaft festgelegt werden, so dass keine Dialogabfrage mehr erfolgt.
Automatischen Buchungsassistenten benutzen (Standard): Aktiviert den automatischen Buchungsassistenten.
Autodialoge:
Hier können Sie das Verhalten der Einstellungsdialoge links und rechts der Buchungsliste einstellen.
Standardmässig klappen diese Dialoge automatisch auf, sobald man mit der Maus über den Texteintrag fährt.
Die Einstellung Kein automatisches Aufklappen bewirkt, daß sich der Dialog erst nach einem Einfachklick mit der linken Maus öffnet oder schließt.
Die Animation beim Öffnen und Schließen des Dialoges läßt sich ebenfalls abschalten.
Kontostand:
Standardmässig werden für die Berechnung der Kontensalden in den Buchungsmasken und des Kontostandes eines ausgewählten Finanzkontos im Einfach-Buchen-Modus die Buchungen aus dem Stapel und dem Journal gemeinsam herangezogen.
Die Berechung kann jedoch auch so verändert werden, daß nur der aktuell ausgewählte Bereich (Stapel oder Journal) oder immer nur der Stapel oder das Journal zur Berechnung benutzt werden.
In die Berechnung gehen alle nach diesem Schema eingestellten Buchungen des ausgewählten Datumsbereichs ein.
Vorzeichenlose Darstellung (S/H): Die Salden werden vorzeichenlos ausgegeben, der Buchstabe der Buchungsseite (Soll oder Haben), deren Anteil überwiegt, wird angezeigt.
Wichtiger Hinweis dazu: Soll und Haben haben in der Buchführung eine andere Bedeutung als auf den Kontoauszügen Ihres Bankkontos.
Während auf den Kontoauszügen Haben mit Guthaben gleichgesetzt wird, kommt einem Guthaben eines Finanzkontos in der Buchführung einem Überwiegen auf der Soll-Seite gleich.
Die Einstellung Ab 01.01. bewirkt, daß die Buchungen vom 01.01. des Jahres des ausgewählten Datumsbereichs und Schemas bis zum Ende des ausgewählten Datumsbereichs in die Berechnung eingehen.
Beispiel: Der eingestellte Datumsbereich ist das 2. Quartal. Mit der Einstellung Ab 01.01. gehen die Buchungen vom 01.01 bis zum 31.06. in die Berechnung mit ein, ansonsten gehen die Buchungen vom 01.04 bis zum 31.06. in die Berechnung mit ein.
Die Einstellung Bis 31.12. bewirkt, daß die Buchungen vom Anfang des ausgewählten Datumsbereichs und Schemas bis zum 31.12. des Jahres des ausgewählten Datumsbereichs in die Berechnung eingehen.
Beispiel: Der eingestellte Datumsbereich ist das 2. Quartal. Mit der Einstellung Bis 31.12. gehen die Buchungen vom 01.04 bis zum 31.12. in die Berechnung mit ein, ansonsten gehen die Buchungen vom 01.04 bis zum 31.06. in die Berechnung mit ein.
Mittels der Einstellung Prüfmodus kann der Kontostand bis zu einer ausgewählten Buchung angezeigt werden, alle nachfolgenden Buchungen werden dann nicht mehr berücksichtigt. So kann man den Kontostand chronologisch überprüfen.
Die Einstellung Berechnung abschalten deaktiviert den Berechnungsvorgang, dies kann die Bearbeitung in der Buchungsmaske -bei einer grossen Anzahl von Buchungen in Verbindung mit langsamer Hardware- beschleunigen.
Die Einstellung Warnung bei negativem Kontostand bei folgenden Konten erzeugt eine Warnung, falls eine Buchung in der Buchungsmaske einen negativen Kontostand bei einem der im Eingabefeld aufgelisteten Konten erzeugt.
Dies ist insbesondere für Kassenkonten praktisch.
Die Konten müssen mit einem Semikolon getrennt werden, z.B.: 1000;1001;1002
Die Einstellung Berechnung abschalten, muss dabei deaktiviert sein.
Bearbeiten und Löschen von Buchungen im Journal (Nur EÜR-Version):
1) Bei Projekten, die mit der Bilanzversion erstellt wurden oder die in der Bilanzversion bearbeitet werden, kann im Journal grundsätzlich nur storniert und nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden (interne Sperre im Dateiformat).
Dies gilt auch für Projekte, die in der Bilanzversion mit dem Gewinnermittlungstyp 'Einnahme-Überschussrechnung' erstellt wurden.
Das gleiche gilt für Projekte, die mit der Bilanzversion erstellt wurden, und mit der EÜR-Version bearbeitet werden.
2) Bei Projekten mit dem Gewinnermittlungstyp 'Einnahme-Überschussrechnung', die mit der EÜR-Version erstellt wurden und die in der EÜR-Version bearbeitet werden, ist das Verhalten einstellbar (Schalter Bearbeiten und Löschen von Buchungen im Journal).
Mit dem Schalter Einstellung fixieren, können Sie das Stornieren im Journal für die aktuelle Datei endgültig festlegen, diese Einstellung ist danach nicht mehr umkehrbar (gleiches Storno-Verhalten wie bei Projekten, die mit der Bilanzversion erstellt wurden, oder Projekten, die generell mit dem Gewinnermittlungstyp 'Betriebsvermögensvergleich' angelegt wurden).
Sie sollten die Einstellung Storno ist notwendig nach dem Einrichten des Projektes aktivieren und fixieren, da die Stornierung den Regeln ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sich nur so Buchungen korrekt nachvollziehen lassen.
Bei einer grossen Buchhaltung kann es evtl. auch auffällig sein, wenn es keine Stornos gibt.
Bei den meisten Ausgaben und in der Buchungsmaske lassen sich die Stornobuchungen ausblenden, sodass auch bei vielen Stornos alles übersichtlich bleibt.
Buchungen im Stapel sind von den genannten Regeln nicht betroffen und können bearbeitet und gelöscht werden.
Stornodatum:
Das Datum von Buchungen, die storniert werden sollen, kann automatisiert oder manuell mittels Eingabedialog eingestellt werden.
Belegdatum der zu stornierenden Buchung: Die Stornobuchung erhält immer das Belegdatum der zu stornierenden Buchung.
Stornobuchungen heben sich bei Auswertungen in allen eingestellten Auswertungszeiträumen auf.
Die Buchungen sind insbesondere für Buchhaltungsanfänger übersichtlich.
Der Tag der Stornierung und das Belegdatum der zu stornierenden Buchung sollten im gleichen Zuordnungszeitraum für die UStVA oder die Zusammenfassenden Meldung liegen.
Aktuelles Datum: Die Stornobuchung erhält immer das Systemdatum des Rechners zum Zeitpunkt der Stornierung.
Nachfragen: Es erscheint ein Datums-Eingabedialog um das Datum individuell einzustellen. Die Vorgabe ist das Belegdatum der zu stornierenden Buchung.
Aktuelles Datum, falls Belegdatum der zu stornierenden Buchung und aktuelles Datum nicht im gleichen Monat:
Aktuelles Datum, falls Belegdatum der zu stornierenden Buchung und aktuelles Datum nicht im gleichen Quartal:
Aktuelles Datum, falls Belegdatum der zu stornierenden Buchung und aktuelles Datum nicht im gleichen Jahr:
Die Stornobuchung erhält das Belegdatum der zu stornierenden Buchung sofern sich das Belegdatum der zu stornierenden Buchung und das aktuelle Datum im gleichen ausgewählten Zeitraum (Monat,Quartal,Jahr) liegen, ansonsten das Systemdatum des Rechners zum Zeitpunkt der Stornierung.
Beispiel: Die UStVA wird quartalsweise abgegeben, eine umsatzsteuerrelevante Buchung vom 1.2. wird am 1.5. storniert, die Einstellung 'Aktuelles Datum, falls Belegdatum der zu stornierenden Buchung und aktuelles Datum nicht im gleichen Quartal' wurde aktiviert, der USt-Betrag wird automatisch in der kommenden UStVA korrigiert.
Hinweis: Auch für die Zusammenfassenden Meldungen ist es wichtig, dass Gutschriften, Skonti und Stornos korrekt geführt werden, dies kann bei Stornos u.a. durch die korrekte Festlegung des Stornodatums erreicht werden.
Bei Dateien, die mit einer älteren Programmversion bebucht wurden, kann es sein, dass nicht alle Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung stehen.
Multimandanten-Funktion:
Diese Einstellung wird empfohlen, wenn Sie mehrere Firmen verwalten wollen.
Unter Ordnername kann ein Ordner festgelegt werden, in dem alle mandantenspezifischen externen Daten (Ausgaben, Belege, Belegzuordnung beim Import von Online-Banking-Daten, etc.) gespeichert werden sollen.
I.d. Regel wird der Ordner nach der aktuellen Mandantennummer oder dem aktuellen Mandantennamen benannt.
Diese Einstellung lässt sich für jedes Buchhaltungsdokument separat treffen.
Das Programm legt dann zu jedem Buchhaltungsdokument optional das Verzeichnis \Mandanten\Ordnername\ an, in dem sich die Unterverzeichnisse Ausgaben, Belege, Dokumente und Vorlagen befinden.
Die Buchhaltungsdokumente werden weiterhin unter Datenordner\Firmen abgelegt.
Um die Daten die zuvor in anderen Ordnern (z.B. Belege) lagerten, manuell einem Mandatenordner zuzuordnen, reicht es in der Regel, die Daten in den entsprechenden Unterordner zu kopieren.
Lesen Sie bzgl. der Programmpfade bitte auch unter Datenhaltung nach.
Die Einstellung muss aktiviert werden (gleichnamiger Schalter).
Fensterrechteck merken, bewirkt, dass beim nächsten Programmstart die Fenstergrösse eingestellt wird, die bei der letzten Sitzung vorlag.
Aktuelle Kontentitel nutzen: Standardmaessig speichert eine Buchung den Kontentitel zum Zeitpunkt der letzten Buchung und zeigt diesen so bei den Ausgaben an.
Diese Einstellung sorgt dafür, dass bei Ausgaben immer der zuletzt in der Kontenverwaltung eingestellte Titel benutzt wird.
Inaktive Buchungen automatisch sichtbar machen: Buchungen, die mit dem Schalter Extras der Buchungsmaske für Ausgaben deaktiviert wurden, werden beim erneuten Öffnen des Dokumentes wieder auf aktiv gesetzt.
Interne Kontenkorrektur aktivieren: Diese Einstellung korrigiert falsch eingestellte (Neu)Konten auf der Ausgabeebene, um fehlerhafte Ausgaben zu vermeiden. Dabei werden bei bekannten Konten (z.B. Debitoren und Kreditoren) deren Standardeigenschaften zugeordnet. Diese Einstellung sollte im Normalfall aktiv sein.
Benutzer, die ausserhalb des DATEV-Kontenrahmens buchen (z.B. einfache Übersichten, nur eigene Konten, Haushaltsbücher, etc.), haben durch eine Deaktivierung die Möglichkeit, Standardzuweisungen bei bekannten Konten zu umgehen.
Belegnummernautomatik:
Eine interne Funktion ermittelt:
Vor dem Buchen im Buchungsdialog, ob die eingegebene Belegnummer des Belegkreises dem Wert der bisher höchsten Belegnummer plus 1 entspricht.
Vor dem Ausbuchen in das Journal, ob die Belegnummern der Belegkreise der betroffenen Buchnungen fortlaufend durchnummeriert sind.
Aktualisiert vor dem Import von Online-Banking-Buchungen, die Belegnummer des benutzten Belegkreises.
Power-User:
Diese Einstellung sollte nur aktiviert werden, wenn sich der Anwender des Rechners in der Benutzung des Betriebssystems hervorragend auskennt und die Datenhaltung sowie die Datensicherung von Taxpool-Buchhalter™ verstanden hat.
Bei deaktivierter Einstellung sind einige Programmpunkte, die mit der Datenhaltung zusammenhängen und eine Speicherung der Daten ausserhalb der Standardordner zulassen, nicht mehr benutzbar.
Dazu folgende Hinweise:
Benutzen Sie die vom Programm vorgegebenen Ordner, ansonsten kann die Komplettsicherung die Daten evtl. nicht wie erwartet sichern.
Öffnen Sie Dateien am besten immer über das Menü mit dem Programmpunkt <Datei|Bestehende Firma öffnen> und nicht mit der Liste der zuletzt benutzten Dateien.
Kopieren Sie die Buchhaltungsdateien nicht manuell in einen anderen Ordner (z.B. auf den Desktop), sondern erstellen Sie anstelle dessen eine Verknüpfung mit dem Buchhaltungsdokument, die Sie auf dem Desktop lagern.
Legen Sie die Daten bei Benutzung im Netzwerk auf einem zentralen Server ab, dessen Ordner Sie in jeder lokalen Programmkopie einstellen können.
Bei der Verwaltung mehrerer Mandanten sollte die Multimandanten-Funktion aktiviert sein, um sicher zu stellen, dass erzeugte Ausgaben für jeden Mandanten in einem eigenen Unterordner abgelegt werden.