Rechnungen

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In diesem Dialog lassen sich Ausgangs- und Eingangsrechnungen verwalten.

 

Bei Ausgangsrechnungen können Aufträge erstellt und als PDF-Rechnung gesichert werden.

 

Zuerst muss der entsprechende Kunde oder Lieferant im Register Auswahl ausgewählt oder neu angelegt werden.

 

Das Programm generiert die resultierenden Buchungen inklusive Skontobuchungen automatisch im Buchungsstapel.

Als Basis dient dabei die beim Anlegen einer Firma gewählte Gewinnermittlungsart und die eingestellte Versteuerungsart.

 

Es existiert ein automatisches Nummerierungssystem für Ausgangsrechnungen (opt. auch für Eingangsrechnungen).

Dieses sollte als erstes unter Rechnungsnummer einstellen konfiguriert werden.

Mit der Einstellung Keine Automatische Rechnungsnummer kann die Nummerierung für die aktuelle Rechnung abgeschaltet werden.

Eine komplette Deaktivierung der Nummerierung ist ebenfalls möglich.

 

Hier finden Sie die Buchungsregeln der automatisch generierten Buchungen.

 

 

 

Neue Einträge werden mit dem Schalter Neu erstellt:

Einfache Erfassung von Rechnungsdaten mit einem Steuersatz (ohne Rechnungsdruck):

Einfache Erfassung von Rechnungsdaten mit einem Steuersatz.

Dieser Eintrag ist nur zum reinen Verbuchen gedacht, ein Ausdruck einer darauf basierenden Rechnung ist nicht möglich.

Hinweis: Eine neu angelegte Rechnung hat zuerst den Status ungültig, erst nach dem ersten Speichern ist die Rechnung aktiv.

 

Neuer Auftrag/Sammelrechnung:

Erstellt einen Auftrag, es können Positionen mit einem Steuersatz oder mehreren Steuersätzen kombiniert werden.

Positionen können manuell oder mittels der Artikelverwaltung erstellt werden.

Es können Sammelkonten mit gleichem Steuersatz oder Einzelkonten bebucht werden.

Passend dazu können in der Artikelverwaltung Erfolgskonten festgelegt werden, die mit dem Schalter Artikel einfügen verwendet werden können.

Anschließend kann die Rechnung als PDF-Datei gespeichert und weiterverarbeitet werden.

 

Neues Angebot:

Erstellt ein Angebot, es können Positionen mit einem Steuersatz oder mehreren Steuersätzen kombiniert werden.

Positionen können manuell oder mittels der Artikelverwaltung erstellt werden.

Es können Sammelkonten mit gleichem Steuersatz oder Einzelkonten bebucht werden.

Passend dazu können in der Artikelverwaltung Erfolgskonten festgelegt werden, die mit dem Schalter Artikel einfügen verwendet werden können.

Anschließend kann das Angebot als PDF-Datei gespeichert und weiterverarbeitet werden.

 

Auftrag/Sammelrechnung aus Angebot erstellen:

Erstellt einen Auftrag aus einem Angebot.

Zuvor muss ein Angebot in der Listenansicht ausgewählt werden.

 

Standardmässig werden die Belegkreise automatisch durchnummeriert, durch Deaktivierung des Schalters neben dem Eingabefeld der Belegnummer kann eine manuelle Belegnummer eingegeben werden.

 

Zu den Buchungsperioden lesen Sie bitte hier nach.

 

Hinweis:

Neu angelegte Rechnungen erscheinen zuerst im Stapel und können dann manuell in das Journal ausgebucht werden.

Änderungen an den Daten werden nicht automatisch übernommen, sondern müssen ebenfalls mit dem Schalter Speichern gesichert werden, dabei aktualisiert das Programm auch alle mit der Rechnung in Verbindung stehenden Zahlungen und Buchungen.

Dabei werden bereits bestehende Buchungen, die sich bereits im Journal  befinden, storniert, Buchungen im Stapel werden ohne Storno geändert.

Eine Rechnung, die sich bereits im Journal befindet, erzeugt nach einer Änderung ebenfalls neue Buchungen im Journal, dieses Verhalten kann im Register Vorgaben mittels der Einstellung Geänderte Buchungen immer in den Stapel überführen konfiguriert werden.

Stornobuchungen lassen sich in der Buchungsmaske ausblenden um die Übersichtlichkeit zu erhalten.

Bei Kunden erscheint eine Auswahlliste mit vorkonfigurierten Standarderlöskonten, die im Register Vorgaben festgelegt werden können.

 

Die meisten der Dialogeinstellungen lassen sich im Register Faktura für einen Kunden oder Lieferanten bereits im Voraus festlegen, diese werden dann beim Anlegen einer neuen Rechnung übernommen.

Das Löschen einer Rechnung führt dazu, dass auch alle damit verbundenen Zahlungen und Buchungen gelöscht (Stapel) bzw. storniert (Journal) werden.

 

Das Memodatenfeld können Sie mittels Doppelklick in der Listenansicht bearbeiten.

 

Kopieren: Erzeugt eine Kopie der ausgewählten Rechnung oder des Auftrags.

Dabei werden nur die reinen Rechnungs-/ bzw. Auftragsdaten kopiert und nicht bereits zugeordnete Zahlungen.

Nach der Kopie ist der neue Eintrag noch nicht gültig, dazu muss dieser zuerst mittels Speichern gesichert oder im Fall eines Auftrags bearbeitet werden.

 

Storno: Um eine Rechnung zu stornieren, gibt es zwei Möglichkeiten:

1) Wählen Sie die Rechnung aus und betätigen Sie den Schalter Löschen, der Eintrag wird entfernt und die Buchungen werden storniert.

Oder

2) Erstellen Sie eine Rechnung mit den gleichen Einstellungen  wie die zu stornierende Rechnung (oder Kopieren Sie diese) und aktivieren Sie den Schalter Gutschrift. Danach muss der Gutschrifts-Betrag noch unter Zahlungen erfasst werden.

 

Gutschrift:

Um eine Gutschrift zu erstellen, erstellen Sie eine entsprechende Rechnung und aktivieren Sie vor dem Speichern den Schalter Als Gutschrift buchen.

Danach muss der Betrag noch unter Zahlungen erfasst werden.

 

Aufträge mit einem negativen Gesamtbetrag werden automatisch als Gutschrift gebucht.

In der Auftragsverwaltung ist in den Einzelpositionen die Eingabe eines negativen Betrages möglich.

 

Mit dem Schalter Mahneinstellung können u.A. die globalen Mahneinstellungen überschrieben werden.

 

Abschlagszahlungen, Anzahlungen: Bitte lesen Sie dazu hier nach.

 

Filterfunktionen: Um die Einträge zu filtern kann der Bezahlstatus oder ein optionaler Datumsbereich verwendet werden.

Die Einstellung Globales Datum bewirkt, dass der globale Auswertungszeitraum als Datumsfilter benutzt wird.

Weiterhin können Einträge des Typs Angebot, Gutschrift oder Storno ausgeblendet werden, indem diese in der Auswahlliste deaktiviert werden und der Schalter Aktualisieren gedrückt wird.

Die aktive Einstellung 'Andere' Einträge verbergen bewirkt, dass ausschließlich Einträge des Typs Angebot, Gutschrift oder Storno angezeigt werden, sofern in der Liste aktiviert, 'normale' Rechnungen oder Aufträge werden in diesem Fall nicht angezeigt.

Hinweis: Diese Einstellung wird nach einem erneuten Programmstart wieder auf deaktiv gesetzt.

Beispiel: Sie wollen alle Angebote anzeigen:

Aktivieren Sie die Einstellung Angebot.

Deaktivieren Sie die Einstellungen Gutschrift und Storno.

Aktivieren Sie die Einstellung 'Andere' Einträge verbergen.

Drücken Sie den Schalter Aktualisieren.

 

Datumskontrolle:

Der Schalter verhindert eine unbeabsichtigte Buchung außerhalb des eingestellten Filter-Datumsbereichs.