Der Dialog ermöglicht einen OP-Abgleich für importierte oder manuelle OP-Zahlungsbuchungen und erscheint mit unterschiedlichen Einstellungsmöglichkeiten je nachdem ob er mittels des MT940/CAMT-Imports oder über den Menüpunkt <Buchen, Offene Posten zuordnen (Alle Buchungen)> aufgerufen wird.
Eine Übersicht über die wichtigsten OP-Funktionen finden Sie hier.
Offene Posten: In der Liste werden alle vom Programm verwalteten Rechnungen oder OP-Rechnungsbuchungen, die manuell erstellt oder importiert wurden, angezeigt.
Um nur manuelle Rechnungsbuchungen anzuzeigen, die ein Erfolgskonto enthalten, kann der gleichnamige Filter aktiviert werden.
Um auch Rechnungen anzuzeigen, bei denen ein Personenkonto an ein Interimskonto gebucht wurde, muss der Filter deaktiviert werden.
Unter Datumauswahl kann ein benutzerdefinerter Datumsbereich eingestellt werden, ansonsten wird der auf der Mauspalette eingestellte Auswertungszeitraum benutzt.
Buchungen:
In der Listenauswahl kann der Buchungstyp der Zahlungsbuchungen (OP-Zahlungsbuchungen, Importierte Buchungen, ...) eingestellt werden.
(Bei MT940/CAMT-Import nicht verfügbar).
OP-Ausgleich:
Automatisch: Es wird der neue OP-Ausgleich verwendet, sofern die Einstellung 'Neuer OP-Ausgleich' im Register Verschiedenes der Programmeinstellungen aktiviert wurde.
Alt: Es werden die alten Dialoge und Funktionen zum OP-Ausgleich verwendet.
Neu: Es werden die neuen Dialoge und Funktionen zum OP-Ausgleich verwendet.
Unter Datumauswahl kann ein benutzerdefinerter Datumsbereich eingestellt werden, ansonsten wird der auf der Mauspalette eingestellte Auswertungszeitraum benutzt.
Vorgehensweise:
1) Auswahl:
a) Einträge manuell zuordnen aktiviert:
Sofern für die Zahlungsbuchungen die Personenkonten bekannt sind (bei importierten Buchungen anhand der beteiligten Konten oder beim MT940/CAMT-Import über die Personenkontenzuordnung z.B. mittels IBAN), wählt der Schalter Ersten finden eine erste und der Schalter Nächsten finden die nächste passende Kombination von Rechnungen und Zahlungen aus.
Alternativ dazu können unter Offene Posten auch eine oder mehrere Rechnungen und unter Buchungen eine oder mehrere Zahlungen manuell ausgewählt werden.
b) Suche: Einträge manuell zuordnen deaktiviert:
Zur Suche passende Einträge werden beim Ändern der Auswahl in der OP-Liste markiert.
Alle Bedingungen müssen zutreffen:
Es werden nur Buchungen angezeigt, bei denen alle aktivierten Bedingungen zutreffen.
Eine Bedingung muss zutreffen:
Es werden Buchungen angezeigt, bei denen eine aktivierte Bedingung zutrifft, oder, sofern für die Zahlungsbuchungen die Personenkonten bekannt sind, ein offener Posten mit dem gleichen Personenkonto gefunden wird.
Leerzeichen entfernen: Gelegentlich werden die Daten, die im SWIFT-Format bei der Bank ankommen, mitten im Text umgebrochen, Online-Banking-Programme fügen die Texte dann in der Regel mit einem Leerzeichen zusammen. Dies kann dazu führen, dass Wörter nicht mehr gefunden werden.
Bei aktiver Einstellung werden im Suchwort als auch im Suchtext alle Leerzeichen entfernt.
Absender: Ein Eintrag wird gefunden, sofern der im Register Rechnungsdaten der Kunden-/ und Lieferantenverwaltung unter Name oder Firma eingetragene Wert in einem Textfeld einer importierten Buchung gefunden wird.
Rechnungsnummer: Ein Eintrag wird gefunden, sofern die Rechnungsnummer der Rechnung in einem Textfeld einer importierten Buchung gefunden wird.
Datum: Ein Eintrag wird gefunden, sofern das Belegdatum der Buchung grösser oder gleich bzgl. des Datum der Rechnung ist.
Betrag: Ein Eintrag wird gefunden, sofern der Buchungsbetrag sich im Bereich des Rechnungsbetrages oder des um ein evtl. Skonto verminderten Rechnungsbetrages plus-minus dem unter Toleranz eingegeben Wert befindet.
2) OP-Abgleich:
Ausgewählte Zahlungsbuchungen können mit dem Schalter Zahlung verbuchen abgeglichen werden.
Eine neue Zahlungsbuchung kann mit dem Schalter Neue Zahlung erstellt werden.
Bei Gutschriften sollte zuvor die Einstellung Gutschriften trennen korrekt eingestellt werden,
Sofern für jede Gutschrift eine Zahlungsbuchung existiert oder mit mit dem Schalter Neue Zahlung erstellt werden soll, muss die Einstellung aktiviert ansonsten deaktiviert werden.
Beispiele zu Gutschriften:
Hinweise, wie z.B. eine Zuordnung wieder rückgängig gemacht werden kann, sind hier zu finden.
Für den alten OP-Abgleich stehen am Ende des Dialogs Datenfelder zur Erfassung der der Zahlung zur Verfügung.
Es existiert ein automatisches Nummerierungssystem für Eingangszahlungen (optional auch für Ausgangszahlungen).
Dieses sollte als erstes unter Rechnungsnummer einstellen konfiguriert werden.
Mit der Einstellung Keine Automatische Rechnungsnummer kann die Nummerierung für die aktuelFle Zahlung abgeschaltet werden.
Eine komplette Deaktivierung der Nummerierung ist ebenfalls möglich.
Das Eingabefeld RechnungsNr ist nur aktiv, wenn die Einstellung Keine Automatische Rechnungsnummer aktiv ist oder die Einstellung Rechnungsnummer automatisch generieren deaktiviert ist.
Das Eingabefeld Buchungstext ist nur aktiv, wenn die Einstellung Keine Automatische Rechnungsnummer aktiv ist oder die Einstellung Buchungstext automatisch generieren deaktiviert ist.
Das Eingabefeld Zusatz ist nur bei Eingangsrechnungen aktiv, der eingegebene Text kann als Variable im automatischen Nummerierungssystem benutzt werden.
Geduldete Unterzahlungen können mit der Einstellung Differenzskonto automatisch als Skonto gebucht werden.
Überzahlungen sollten als separater Posten gebucht werden.
Hinweis:
Sollte versehentlich eine falsche Buchung zugeordnet worden sein, kann diese im Register Zahlungen der Kunden/- und Lieferantenverwaltung wieder entfernt werden.