Gutschrift einer bestehenden Rechnung erstellen

Rechnungen, die noch nicht an den Kunden versandt wurden, können i.d.R. einfach storniert werden, Rechnungen, die bereits versandt wurden, sollten normalerweise als Gutschrift gebucht werden.

Der Schalter Gutschrift erstellen im Rechnungsdialog erstellt eine Gutschrift zu einer bestehenden Rechnung oder zu einem bestehenden Auftrag/Sammelrechnung.

Bei Gutschriften zu einer bestehenden Rechnung darf der Gutschriftsbetrag maximal dem Rechnungsbetrag entsprechen, um benutzerdefinierte Gutschriften zu erstellen, erfassen Sie diese entweder als einfache Rechnung im Rechnungsdialog mit der Einstellung Als Gutschrift buchen oder als Sammelrechnung, bei Sammelrechnungen kann ein negativer Preis eingegeben werden, um eine Gutschrift zu realisieren.

Dialogeinstellungen:

Rechnungen als bezahlt markieren: Die Ursprungsrechnung und die Gutschrift werden als bezahlt markiert, damit sie nicht mehr im OP-Dialog unter unbezahlt erscheinen

Dies kann auch manuell im Rechnungsdialog mit dem Schalter Mahneinstellungen unter Bezahlt-Status manuell setzen geschehen.

Gutschrift-Text: Der Text, der bei den gutgeschriebenen Einträgen einer Sammelrechnung im Feld Artikelbezeichnung erscheinen soll.

Sofern die Einstellung Standard-Text aktiviert ist, wird dazu standardmässig der Text 'Gutschrift' benutzt, oder sofern im Druckdialog benutzerdefinierte Rechnungstexte oder eine Übersetzung aktiviert wurden, der dortige Eintrag unter 'Liste: Text:'Gutschrift''. Der Text wird erst beim Druck in die Rechnung eingetragen.

Detallierte Gutschrift: Diese Einstellung ist nur bei der Auswahl 'Gutschrift über den kompletten Betrag' verfügbar und erzeugt bei Sammelrechnungen eine Gutschrift, bei der die einzelnen Einträge der Originalrechnung einzeln aufgeführt gutgeschrieben sind.

Beispiele:

1) Es wurde eine Rechnung über 1190 Währungseinheiten gestellt und an den Kunden versandt.

Ein Zahlungseingang ist noch nicht erfolgt.

Die Rechnung soll später komplett gutgeschrieben werden.

Wählen Sie dazu die Einstellung Gutschrift über den kompletten Betrag aus.

Die Einstellung Rechnungen als bezahlt markieren sollte aktiviert werden.

Tragen Sie im Rechnungsdialog das Datum der Gutschrift ein und gehen Sie auf Speichern.

Unter Berichte OP/Rechnungen/Mahnungen sollten sich die beiden offenen Posten ausgleichen.

2) Es wurde eine Rechnung über 1190 Währungseinheiten gestellt und an den Kunden versandt.

Ein Zahlungseingang über 500 Währungseinheiten ist bereits erfolgt, es soll aber später der Restbetrag von 690 Währungseinheiten gutgeschrieben werden.

Wählen Sie dazu die Einstellung Gutschrift über den Restbetrag aus.

Die Einstellung Rechnungen als bezahlt markieren sollte aktiviert werden.

Tragen Sie im Rechnungsdialog das Datum der Gutschrift ein und gehen Sie auf Speichern.

Unter Berichte OP/Rechnungen/Mahnungen sollten sich die beiden offenen Posten ausgleichen.

3) Es wurde eine Rechnung über 1190 Währungseinheiten gestellt und an den Kunden versandt.

Ein Zahlungseingang über 100 Währungseinheiten ist bereits erfolgt, es soll aber später die gesamte Rechnung gutgeschrieben und der bereits bezahlte Betrag von  100 Währungseinheiten rücküberwiesen werden.

Wählen Sie dazu die Einstellung Gutschrift über den kompletten Betrag aus.

Die Einstellung Rechnungen als bezahlt markieren sollte aktiviert werden.

Tragen Sie im Rechnungsdialog das Datum der Gutschrift ein und gehen Sie auf Speichern.

Nachdem der Betrag von 100 Währungseinheiten rücküberwiesen wurde, tragen Sie dies als Zahlung bei der Gutschrift ein.

Unter Berichte OP/Rechnungen/Mahnungen sollten sich die beiden offenen Posten ausgleichen.

Wichtige Hinweise:

Bei Sammelrechnungen erscheint nach dem Erstellen der Gutschrift der Bearbeiten-Dialog für Sammelrechnungen, wird dieser abgebrochen, wird die Gutschrift gelöscht.

Sofern sich die erstellte Gutschrift nicht auf eine Sammelrechnung bezieht, wird diese erst gültig (erkennbar am gleichnamigen Datenfeld in der Listenansicht), nachdem diese im Rechnungsdialog gespeichert wurde.

Die erstellten Buchungen lassen sich mit dem Schalter Buchungen einsehen.

Um Gutschriften in der Listenansicht zu erkennen, empfiehlt es sich, das Datenfeld mit dem Schalter Listenansicht einzufügen.

Bei der Druckausgabe der Sammelrechnung ersetzt das Programm die Variable \$AUFTRAG_VORGANG , die im Vorlagen-Editor im Objekt 'Hauptteil' zu finden ist, mit dem Wert 'Gutschrift', um den Wert zu ändern existieren in der Verwaltung der Rechnungstexte die festen Variablen 'Rechnungstext: Gutschrift' und 'Rechnungstext: Gutschrift (Übersertzung)'