Die Funktion führt einen ebay-Import für die neue Zahlungsabwicklung (Managed Payments) durch.
Es werden zu jeder Auszahlungsnummer die passenden Buchungen generiert, diese werden an die Zahlungsbuchung als Splittbuchung angehangen.
Vorgehensweise:
HINWEIS: Die Punkte 1) und 2) sind nicht mehr notwendig, die Auszahlungen befinden sich jetzt in den Transaktionsdaten.
1) Exportieren Sie alle Auszahlungen in ebay aus dem Verkäufer-Cockpit Pro als csv-Datei.
Die Datenfelder müssen semikolon-getrennt und der Zeichensatz muss UTF-8 sein, andere Trennzeichen werden erst zukünftig im Programm unterstützt.
2) Mit dem Schalter Auszahlungsbericht hinzufügen können die Daten importiert werden.
Frühere Importe werden erkannt, die Daten werden fortlaufend aktualisiert.
3) Exportieren Sie alle Transaktionen in ebay aus dem Verkäufer-Cockpit Pro als csv-Datei.
Es muss zuvor das Datenfeldtrennzeichen ausgewählt werden. Der Zeichensatz muss UTF-8 sein.
Die Textdatei hat normalerweise folgenden Aufbau haben, sofern sich die Feldtitel ändern, erscheint automatisch ein Dialog zum Zuordnen des neuen Feldtitels:
--,--,--,--,--,--,--,--,--,--,--,--,--
Transaktionsbericht
Verkäufer;
Startdatum;
Enddatum;
Transaktionsdatum;Typ;Bestellnummer;Alte Bestellnummer;Nutzername des Käufers;Betrag abzügl. Kosten;Auszahlungswährung;Auszahlungsdatum;Auszahlungsnr.;Auszahlungsmethode;Auszahlungsstatus;Grund;Artikelnummer;Transaktionsnummer;Stückzahl;Zwischensumme Artikel;Versandkosten;Vom Verkäufer einbehaltene Steuer;Vom Verkäufer angegebener MwSt.-Satz;Fixer Anteil der Verkaufsprovision;Variabler Anteil der Verkaufsprovision;Gebühr für sehr hohe Quote an „nicht wie beschriebenen Artikeln“;Gebühr für unterdurchschnittlichen Servicestatus;Internationale Gebühr;Transaktionsbetrag;Transaktionswährung;Wechselkurs;Referenznummer
4) Mit dem Schalter Transaktionen hinzufügen können die Daten importiert werden.
Frühere Importe werden erkannt, die Daten werden fortlaufend aktualisiert.
5) Mit dem Schalter Ordner öffnen, kann der Ordner angezeigt werden, in dem die Daten gespeichert werden.
Sofern mehrere Firmen verwaltet werden, muss für jede Firma ein separater Ordner angelegt sein.
Die Daten werden in den Dateien
auszahlung_1.csv
transaktion_1.csv
transaktion_1.bin
aufbewahrt.
Diese Dateien sollten nicht verändert werden. Sollte ein Problem auftreten, können die Dateien jedoch gelöscht und erneut Daten aus ebay importiert werden.
6) Stellen Sie unter Datumsbereich den Datumsbereich ein, für den Buchungen erstellt werden sollen.
Orientieren Sie sich dabei an die Datumswerte in der Datei mit den Auszahlungen.
Eine Leereingabe bedeutet, dass keine Datumsbeschränkung eingestellt wurde.
7) Erstellen Sie einen Filter für die Auszahlungsbuchungen, die bereits aus dem Online-Banking importiert wurden.
Tragen Sie unter Finanzkonten die Finanzkonten semikolongetrennt ein, auf die die Auszahlungen eingehen.
Nur Neue bedeutet, dass Auszahlungsbuchungen für die bereits Transaktionsbuchungen generiert wurden, nicht mehr angezeigt werden, desweiteren werden dazugehörige Auszahlungstermine in diesem Fall nicht in der Auswahlliste Auszahlungen angezeigt.
Unter Datumstoleranz ist die maximale Abweichung des voraussichtlichen Auszahlungstermins zum tatsächlichen Auszahlungstermin in Tagen einzutragen.
8) Konfigurieren der Konten.
Abhängig vom Steuersatz können verschiedene Konten eingetragen werden.
Die Konten müssen bereits den korrekten Steuersatz enthalten, das Programm ändert den voreingestellten Steuersatz des jeweiligen Kontos bei der Erstellung der Buchungen nicht.
Standardmässig ist für die Versandkosten das gleiche Konto wie bei den Erlösen eingetragen, bei Bedarf kann z.B. ein spezielles Konto (z.B. als Referenzkonto) dazu angelegt werden, z.B. SKR03/04 8400/4400 --> 8401/4401.
Anstelle der voreingestellten Konten kann auch ein beliebiges Verrechnungskonto festgelegt werden.
9) Konfigurieren der Buchungstexte.
Für die zu erzeugenden Splitt-Einzelbuchungen existieren folgende Variablen:
<AUSZAHLUNGSNUMMER>
<BESTELLNUMMER>
<BESTELLNAME>
<BESTELLNUMMER_ALT>
<TRANSAKTIONSNUMMER>
<BESCHREIBUNG>
Beispiel:
Erlöse <BESTELLNAME>, <BESTELLNUMMER>
ersetzt die Variablen beim Erstellen der Buchungen mit dem Bestellnamen und der Bestellnummer.
Für die zu erzeugende Splitt-Hauptbuchung existieren folgende Variablen:
<AUSZAHLUNGSNUMMER>
10) Erstellen der Buchungen.
Unter Auszahlungen wird die Auszahlung ausgewählt, für die die Buchungen erstellt werden sollen.
Mit dem Schalter Testen kann überprüft werden, ob der vom Programm errechnete Auszahlungsbetrag für alle in der Liste vorhandenen Werte übereinstimmt.
Die dazugehörige Buchung muss bereits importiert worden sein (Online-Banking), bei Bedarf kann auch eine Dummybuchung mit dem gleichen Betrag und Datum zuvor in der Buchungsmaske erstellt werden.
Nach der Auswahl versucht das Programm die richtige Buchung in der Buchungsliste auszuwählen, dies kann auch manuell geschehen, der Bruttobetrag der Buchung muss dabei mit dem Betrag der Auszahlung übereinstimmen.
Mit dem Schalter Buchungen erzeugen, erzeugt das Programm Splittbuchungen, die an die ausgewählte Buchungen angehangen werden.
Die ursprüngliche Belegnummer der ursprünglichen Buchung, die beim Import vergeben wurde, bleibt erhalten.
Sofern Buchungstexte, etc. falsch eingestellt wurden, kann der Vorgang auch beliebig oft wiederholt werden.
Buchungen manuell erzeugen:
Anstelle einer bereits bestehenden Zahlungsbuchung erzeugt das Programm eine neue Zahlungsbuchung, das Belegdatum kann dabei entweder das aktuelle Datum oder das Datum des ausgewählten Eintrags aus der Zahlungsliste sein.
Weitere Einstellungen:
Beschreibung einlesen: Im Beschreibungsfeld stehen bei den anderen Gebühren z.B. 'Standard-Anzeigengebühr' oder 'Verkaufsprovision', die Daten sind in der Variable <BESCHREIBUNG> enthalten.
Sofern die sonstigen Gebühren zusammengefasst werden, ist keine Anzeige der Beschreibung möglich.
Bei bereits erfassten Transaktionsdaten, bei denen diese Einstellung noch nicht aktiviert war, ist ein Löschen der Transaktionsdatei und ein Neueinlesen aller Daten notwendig, ein reines Neueinlesen aktualisiert das Datenfeld nicht.
Zielland einlesen:
Liest das Zielland aus den Transaktionsdaten ein, dies ist notwendig, falls das Programm Drittland oder EU-Bestellungen erkennen und auswerten soll, in diesem Fall werden die dazu hinterlegten Erlöskonten angesprochen.
Bei bereits erfassten Transaktionsdaten, bei denen diese Einstellung noch nicht aktiviert war, ist ein Löschen der Transaktionsdatei und ein Neueinlesen aller Daten notwendig, ein reines Neueinlesen aktualisiert das Datenfeld nicht.
Abweichungen zusammenfassen: Sofern sich Abweichungen ergeben, damit ist gemeint, dass der Auszahlbetrag sich nicht aus dem Transaktionsbetrag abzüglich Kosten ergibt, erstellt das Programm Korrekturbuchungen dazu (Konten: positive Differenz/negative Differenz), diese lassen sich zu einer Buchung zusammenfassen.
Provisionen zusammenfassen: Fasst alle Verkaufsprovisionen zu einer Buchung zusammen.
Andere Gebühren zusammenfassen: Fasst alle anderen Gebühren z.B. 'Standard-Anzeigengebühr' zu einer Buchung zusammen.
Drittland aktivieren: Ermittelt aus dem Feld Zielland, ob sich der Kunde in einem Drittland befindet und nutzt dann die entsprechenden Drittlanderlöskonten.
EU aktivieren: Ermittelt aus dem Feld Zielland ob sich der Kunde in einem EU-Land befindet und nutzt dann die entsprechenden EU-Erlöskonten.
OSS: EU-Umsätze werden nach One Stop Shop berechnet (ab dem 1.7.2021, Lieferschwelle 10,000€ EU-weit). Dazu ist eine Anmeldung notwendig.
Das Programm bucht automatisch den aktuellen Steuersatz für das entsprechende EU-Land.
Hinweis: Wird diese Einstellung deaktiviert wird von reinen B2B-Kunden (steuerfreie Lieferung ausgegangen), die UmsatzsteuerID muss dann später mit dem Schalter 'Extras' in der Buchungsmaske zugewiesen werden.
Im umgekehrten Fall (OSS aktiviert, Kunde B2B) muss später das Erlöskonto (8125/4125 (SKR03/04)) manuell in der Buchung geändert werden und dann die UmsatzsteuerID mit dem Schalter 'Extras' in der Buchungsmaske zugewiesen werden.
Lieferschwellen überschritten: Damit das Programm erkennen kann, bei welchen Ländern OSS gebucht werden soll, muss die Liste der Länder eingetragen werden, bei denen die Lieferschwelle überschritten wurde, die Eingabe erfolgt als zweistelliger Ländercode (ISO 3166-1), pro EU-Land muss eine Zeile eingegeben werden.
Falls alle Lieferschwellen überschritten wurden, ist die Einstellung Alle zu aktivieren.
Wichtig: Für diese Einstellungen muss die Einstellung Zielland einlesen aktiviert sein.
Export: Export alle ausgewählten Datenfelder in eine Textdatei, dabei werden die Transaktionen nach der Auszahlungsnummer gruppiert, es wird zu jeder Auszahlungsnummer eine Textdatei (Auszahlungsnummer.txt) erstellt, bereits bestehende Dateien werden ohne Nachfrage überschrieben.
Diese Funktion ist praktisch zum Nachrechnen oder falls die Daten in einem anderen Programm ausgewertet werden sollen.
Problembehebungen:
1) Das Programm überprüft anhand der Feldtitel der Importdatei, ob es sich um die richtige Datei handelt.
Da sich die Feldtitel in letzter Zeit immer wieder geändert haben, kann jetzt mit den Schalter Feldtitel eine Zeile mit den neuesten Feldtiteln hinzugefügt werden.
Dazu muss im Eingabedialog zuerst an das Ende der Zeile gescrollt werden, anschließend wird mit ENTER eine neue Zeile eingefügt.
Die Titelzeile kann einfach aus der Importdatei kopiert werden, nachdem diese mit notepad oder notepad++ geöffnet wurde.
Dabei muss die Zeile mit den Zahlungen mindestens 6 Feldnamen und die Zeile mit den Transaktionen mindestens 10 Feldnamen enthalten.
2) Es werden keine Buchungen erzeugt.
Das Programm sucht nach den importierten Zahlungsbuchungen aus der Auszahlungsdatei, nach Zahlungseingang wird die Buchung ausgewählt und der Schalter Buchungen erzeugen betätigt.
Bei Bedarf kann auch eine Dummybuchung mit dem gleichen Betrag und Datum zuvor in der Buchungsmaske erstellt werden.
3) Es wurde ein falsches Datenfeld zugeordnet.
Mit dem Schalter Benutzerdefinierte Titel löschen können alle Zuordnungen wieder auf den ursprünglichen Zustand zurückgesetzt werden.
4) Es wurde eine falsche Transaktionsdatei oder eine Datei, die mit Excel nachbearbeitet wurde und bei der Datums/- oder Zahlenwerte falsch exportiert wurden, importiert.
Mit dem Schalter Ordner öffnen, kann der Ordner angezeigt werden, in dem die Daten gespeichert werden.
Die Dateien
auszahlung_1.csv
transaktion_1.csv
transaktion_1.bin
können gelöscht werden, danach muss der Dialog beendet und neu geöffnet werden, die Daten müssen dann komplett neu importiert werden.
Fehlermeldungen:
1) Der Auszahlungsbetrag 'x' und der Buchungsbetrag 'y' stimmen nicht überein (Differenz='x-y'). Wählen Sie evtl. einen anderen Auszahlungseintrag aus.
Lösung: In der Liste Auszahlungen sollte zuerst ein Zahlungseintrag ausgewählt werden, das Programm wählt dann eine Buchung mit dem gleichen Betrag aus, dies kann auch manuell geschehen.
2) Der Auszahlungsbetrag 'x' und der und der aus den Transaktionen ermittelte Wert 'y' stimmen nicht überein (Differenz='x-y').
Lösung: Bei einer großen Differenz wurden wahrscheinlich nicht alle, die ausgewählte Zahlung betreffenden, Transaktionen importiert.
Bei einer kleinen Differenz kann es sein, dass das Programm evtl. Zahlungen nicht erkennen konnte.
Hinweise zu den einzelnen Versionen:
1) Unterstützung von Fremdwährungen:
Dabei wurde das Dateiformat geändert, sollten bereits Transaktionen importiert worden sein, gehen Sie bitte einmalig auf 'Ordner öffnen' und löschen Sie die Dateien:
transaktion_1.csv (falls vorhanden).
transaktion_1.bin
Importieren Sie danach alle Transaktionen erneut.
ToDo:
Bei der Umrechnung aus Fremdwährungen kann es evtl. zu Rundungsproblemen kommen, wodurch die Summe der Transaktionen nicht mit dem Auszahlungsbetrag übereinstimmt.
Für die Differenz müssen zukünftig zwei weitere Konten bereitgestellt werden.