Buchungsvorlagen verwalten

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In diesem Dialog können Sie die in der Buchungsmaske benutzten Buchungsvorlagen verwalten.

 

Bitte beachten Sie auch die Funktionsweise des Dialoges.

 

Sie sollten jede Buchung mit einem Buchungstext versehen.

Nur so können Sie Buchungen später nachvollziehen.

Dieser kann manuell im Buchungsdialog eingegeben oder vordefiniert aus einer Buchungsvorlage entnommen werden.

 

Die Einstellung Eine Buchungstexteingabe ist  in der Buchungsmaske erforderlich bewirkt, dass eine Buchung im Programm nur abgeschlossen werden kann, sofern der Buchung ein Buchungstext zugewiesen wurde.

 

In der Regel bucht man immer wieder auf die gleichen Konten, und evtl. sogar noch mit dem gleichen Betrag.

Durch passende Buchungsvorlagen können das zeitintensive Zusammenstellen einer Buchung sowie Flüchtigkeitfehler vermieden werden.

 

Buchungsvorlagen können direkt in der Buchungsmaske aus einer bestehenden Buchung oder manuell erstellt werden.

 

Eine neue Buchungsvorlage wird mit dem Schalter Neu erzeugt, es öffnet sich anschließend ein Konfigurationsdialog.

 

Hinweis: Auf der rechten Seite einiger Eingabefelder des Dialoges befinden sich Auswahlschalter, die standardmäßig deaktiviert sind.

Normalerweise werden bei der Auswahl einer Buchungsvorlage nur Werte in die Buchungsmaske eingetragen, wenn im korrespondierenden Datenfeld der Buchungsvorlage ein Wert eigetragen wurde, die Aktivierung der Auswahlbox bewirkt, dass auch Leerfelder übertragen werden.

Analog dazu gibt es unter dem Schalter Bedienung die Einstellung Bei Buchungsvorlagenauswahl Leerfelder anwenden, diese bewirkt global, dass die Datenfelder Betrag, Soll-Konto, Haben-Konto bei der Auswahl einer Buchungsvorlage immer zurückgesetzt werden, sofern im korrespondierenden Datenfeld der Buchungsvorlage kein Wert hinterlegt wurde.

 

Ein Beispiel: Angenommen, Sie haben jeden Monat pauschale Mietkosten für ein Büro in Höhe von 1190 EUR, diese werden von Ihrem Konto ('Bank', 1200 im SKR03) abgebucht.

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Tragen Sie unter Anzeigename die Bezeichnung (im Beispiel 'Miete Büro') ein, die später in der Buchungsmaske in der Auswahl-Liste erscheinen soll.

Unter Buchungstext kann ein evtl. abweichender Buchungstext eingetragen werden, wird das Feld leergelassen, wird der Anzeigename als Buchungstext verwendet.

Doppelte Anzeigenamen sollten vermieden werden, sofern mehre Vorlagen mit gleichem Namen angelegt wurden, bei denen das Erfolgskonto gleich aber das Gegenkonto unterschiedlich ist, kann z.B. das Gegenkonto in Klammern und unter Buchungstext der vorherige Anzeigename eingetragen werden.

Beispiel: Zwei Einträge mit dem Anzeigenamen:

'KFZ-Kosten' mit den Konten 4530/1200

'KFZ-Kosten' mit den Konten 4530/1000

Ändern des Anzeigenamens nach:

'KFZ-Kosten (1200)'

'KFZ-Kosten (1000)'

Bei beiden Einträgen setzen des Buchungstextes als 'KFZ-Kosten'.

 

Mittels Gültig ab Jahr und Gültig bis Jahr (inklusive) kann der Datumsbereich eingegeben werden, in dem die Vorlage gültig ist.

Beide Werte können freigelassen werden, in diesem Fall ist Vorlage immer gültig.

In der Buchungsmaske werden nur Vorlagen angezeigt, bei denen sich das eingestellte Wirtschaftsjahr im Datumsbereich der Buchungsvorlage befindet.

 

Hinweis: Zu den Spalten Soll-Konto und Haben-Konto:

Folgende Regel gilt, falls Sie ein Aufwands- oder Ertragskonto an ein Finanzkonto buchen:

Tragen Sie Einnahmen (z.B. Erlöse) in dem Habenkontofeld ein.

Tragen Sie Ausgaben (z.B. Telefonkosten) in dem Sollkontofeld ein.

 

Im Beispiel (Ausgabe Mietkosten): Wählen Sie unter Sollkonto das Konto 'Miete' aus oder unter Soll-Nr. '4210' im SKR03.

Tragen Sie dann das ergebnis-neutrale Finanzkonto in das Feld Haben-Konto ein oder unter Haben-Nr. '1200' im SKR03.

 

Hinweis: Wenn bei einer Buchungsvorlage ein Finanzkonto hinterlegt wurde, das im Einfach-Buchen-Modus in der Liste der Belegnummernkreise vorkommt, sorgt dies dafür dass der dortige Kontenfilter  durch die Vorlage ausgewählt wird, sodass es evtl. bei der Nutzung der Vorlage zur Bebuchung  mehrerer Finanzkonten evtl. sinnvoll sein kann, das Finanzkonto nicht einzutragen.

 

Hinweis: Bei einer Splittbuchung darf nur eine Kontenseite eingetragen werden.

Um im Einfach-Buchen-Modus eine eine evtl. ungewollte Auswahl des Belegnummernkreises durch das in der Sammelbuchung hinterlegte Finanzkonto zu unterbinden, existieren die Einstellungen Sollkonto ist Platzhalter und Habenkonto ist Platzhalter, die sich nur auf die Sammelbuchung beziehen und dazu führen, dass das hinterlegte Konto der Sammelbuchung (i.d.R. ein Finanzkonto) bei der Befüllung der Buchungsmaske ignoriert wird.

 

Geben Sie unter Betrag den Buchungsbetrag ein (Im Beispiel: '1190').

Die Eingabe eines Betrages ist optional.

Neues Datenformat (nur bei Splitt-Buchungen): Die Aktivierung der Einstellung erlaubt die Eingabe des Gesamt-Betrages der Haupt-Splitt-Buchung auch als Nettowert.

Sofern dies erwünscht ist, sollte bei der Haupt-Splittbuchung die Einstellung Brutto deaktiviert werden, die Steuerung Brutto/Netto kann aber auch die Buchungsmaske erfolgen.

Weiterhin werden bei Buchungsvorlagen die Faktoren der Einzelwerte in der Buchung gespeichert, wodurch es bei einer Änderung einer bestehenden Buchung zu einem genauren Ergebnis kommen kann.

Um bestehende Buchungsvorlagen nicht zu verändern, ist diese Einstellung bei neuen Buchungsvorlagen automatisch aktiv, bei alten Buchungsvorlagen kann sie bei Bedarf aktiviert werden.

 

 

Das Feld Belegdatum bleibt in der Regel frei, es kann dort jedoch auch entweder ein komplettes Datum wie '1.1.2013' oder ein Datumssegment wie
'1.1.' oder '1.' eingetragen werden, in diesem Fall ergänzt die Buchungsmaske das Jahr oder den Monat mit dem Wert aus der aktuell ausgewählten Datums-Einstellung.

 

Nach dem Beenden des Dialoges erscheint die neue Buchungsvorlage zur Auswahl in der Buchungsmaske.

Die Auswahl der Buchungsvorlage sorgt nun dafür, dass bereits alle zur Buchung notwendigen Daten in die Buchungsmaske eingetragen wurden.

 

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Damit Sie Buchungsvorlagen nicht für jede Firma neu anlegen müssen, können diese auch exportiert und z.B. in eine andere Firma importiert werden.

Beim Import können per Abfrage entweder alle bisherigen Vorlagen gelöscht oder die neuen Vorlagen einfach nur aufaddiert werden.

 

Abofunktion: Mit der Abofunktion lassen sich wiederkehrende Buchungen definieren.