In diesem Dialog können Sie die in der Buchungsmaske benutzten Buchungsvorlagen verwalten.
Bitte beachten Sie auch die Funktionsweise des Dialoges.
Sie sollten jede Buchung mit einem Buchungstext versehen.
Nur so können Sie Buchungen später nachvollziehen.
Dieser kann manuell im Buchungsdialog eingegeben oder vordefiniert aus einer Liste entnommen werden.
In der Regel bucht man immer wieder auf die gleichen Konten, und evtl. sogar noch mit dem gleichen Betrag.
Für diesen Zweck lohnt es sich, passende Buchungsvorlagen zu erstellen.
Im besten Fall können Sie in einer Buchungsvorlage sämtliche Buchungsparameter ablegen und ersparen sich dadurch die ständige Suche nach einem geeigneten Konto in den Kontenlisten.
Ein Beispiel: Angenommen, Sie haben jeden Monat pauschale Mietkosten für ein Büro in Höhe von 1190 EUR, diese werden von Ihrem Konto ('Bank', 1200) abgebucht.
Hinweis: Das unter Gültig ab Jahr eingetragene Jahr ist nicht nur für die Anzeige in der Buchungsmaske wichtig, sondern entscheidet auch, welche Einträge unter Soll-Konto und Haben-Konto beim Aufklappen der Listenauswahl angezeigt werden.
Dies liegt daran, dass im Programm zwei Kontenrahmen (bis 2006 und ab 2007) verwendet werden.
Unter Bezeichnung tragen Sie die Bezeichnung ('Miete Büro') ein, der Text erscheint später in der Buchungsmaske in der Auswahlliste und wird beim Buchen als Buchungstext eingetragen.
Hinweis: Zu den Spalten Soll-Konto und Haben-Konto:
Folgende Regel gilt, falls Sie ein Aufwands- oder Ertragskonto an ein Finanzkonto buchen:
Tragen Sie Einnahmen (z.B. Erlöse) in dem Habenkontofeld ein.
Tragen Sie Ausgaben (z.B. Telefonkosten) in dem Sollkontofeld ein.
Im Beispiel (Ausgabe): Wählen Sie unter Sollkonto das Konto 'Miete' aus oder unter Soll-Nr. '4210'.
Tragen Sie dann das neutrale Finanzkonto in das Feld Haben-Konto ein oder unter Haben-Nr. '1200'.
Geben Sie unter Betrag '1190' ein. Fertig.
Nach dem Beenden des Dialoges erscheint die neue Buchungsvorlage zur Auswahl in der Buchungsmaske.
Die Auswahl der Buchungsvorlage sorgt nun dafür, daß bereits alle zur Buchung notwendigen Daten in die Buchungsmaske eingetragen wurden.
Das Ausfüllen der Werte für Soll-Konto, Haben-Konto und Betrag ist optional und kann unterbleiben, falls sich die Werte erst beim Buchen ergeben sollen.
Sie können die Vorauswahl der angezeigten Konten über den Schalter Kontenfilter beeinflussen. Dadurch läßt sich die Kontensuche nach dem Titel beschleunigen.
Um die Buchungen für Sie transparenter zu gestalten, empfiehlt es sich, pro Produktgruppe eine eigene Buchungsvorlage anzulegen.
Z.B. Produkt:
X-Software: Bezeichnung X-Software, Habenkonto: Erlöse 19% USt., 8400, Betrag 49 EUR.
Y-Software: Bezeichnung Y-Software, Habenkonto: Erlöse 19% USt., 8400, Betrag 49 EUR.
Die spätere Auswertung in Taxpool-Buchhalter™ ermöglicht eine Zusammenfassung nach Buchungstexten.
Dadurch werden Ihre Produkte nicht nur unter Erlöse aufgeführt, sondern einzeln aufgeschlüsselt.
Alternativ, könnten Sie für jedes Produkt auch ein Konto anlegen, doch dies würde den benutzten Kontenrahmen z.B. beim Datenaustausch inkompatibel machen.
Vermeiden Sie die Neuanlage von Konten, legen Sie anstelle dessen besser eine Buchungsvorlage an.
Damit Sie Buchungsvorlagen nicht für jede Firma neu anlegen müssen, können diese auch exportiert und z.B. in eine andere Firma importiert werden.
Beim Import können per Abfrage entweder alle bisherigen Vorlagen gelöscht oder die neuen Vorlagen einfach nur aufaddiert werden.
Hinweis: Wenn bei einer Buchungsvorlage ein Finanzkonto hinterlegt wurde, das im Einfach-Buchen-Modus in der Liste der Belegnummernkreise vorkommt, sorgt dies dafür dass der dortige Kontenfilter durch die Vorlage ausgewählt wird, sodass es evtl. bei der Nutzung der Vorlage zur Bebuchung mehrerer Finanzkonten evtl. sinnvoll sein kann, das Finanzkonto nicht einzutragen.
Splitt-Buchungsvorlagen:
Splitt-Buchungsvorlagen können nur in der Buchungsmaske erstellt werden.
Dazu wird die Sammelbuchung inklusive Splittbuchungen zuerst in der Maske so eingegeben, wie sie später benutzt werden soll.
Anschliessend wird die Vorlage mittels des Schalters <Vorlagen bearbeiten | Neue Vorlage aus den aktuellen Einstellungen erstellen> gesichert.
Hinweis: Die Kontonummer der Sammelbuchung darf in der Listenansicht der Buchungsvorlagenverwaltung nicht entfernt werden, da die Splittbuchung nach der Auswahl ansonsten nicht erstellt werden kann.
Um im Einfach-Buchen-Modus eine eine evtl. ungewollte Auswahl des Belegnummernkreises durch das in der Sammelbuchung hinterlegte Finanzkonto zu unterbinden, existieren die Einstellungen Sollkonto ist Platzhalter und Habenkonto ist Platzhalter, die sich nur auf die Sammelbuchung beziehen und dazu führen, dass das hinterlegten Konto der Sammelbuchung (i.d.R. ein Finanzkonto) bei der Befüllung der Buchungsmaske ignoriert wird.