Buchungen Erweiterte Suche

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Mit der Suchfunktion lassen sich die angezeigten Buchungen in der Buchungsliste nach allen wichtigen Eigenschaften einer Buchung filtern.

Das Suchergebnis kann danach entweder manuell bearbeitet werden, oder es können nachfolgende Aktionen wie z.B. Drucken, Ersetzen oder Exportieren angeschlossen werden.

 

Der Suchdialog muss bei nachfolgender Bearbeitung geöffnet bleiben, da die Buchungsliste nach dem Beenden die Einträge wieder ungefiltert anzeigt.

Um ihn so zu verkleinern, dass er nicht bei der Arbeit stört, reicht es, auf das Minimieren-Symbol auf der Titelleiste des Dialoges zu drücken, der Dialog nimmt dann seine minimale Größe ein.

Ein Klick auf das Maximieren-Symbol stellt den Dialog umgekehrt wieder in seiner Normalgröße dar.

 

Ermittlung des Suchergebnisses:

Damit ein manuelles Bearbeiten der gefundenen Buchungen  in der Maske nicht fehlschlägt, wird das Suchergebnis  anschließend zusätzlich bzgl. der aktuell ausgewählten Buchungsmaske gefiltert.

Die Unter <Bedienung|Anzeigen> (Schalter in der Buchungsmaske) getroffenen Einstellungen werden dabei jedoch ignoriert.

 

Register Expertenmodus:

Es werden alle Buchungen ohne Kontenfilter angezeigt, um eine Suche über alle Buchungen zu ermöglichen, muss also in den Expertenmodus gewechselt werden.

Register Einfach buchen:

Sofern unter Konto der Leereintrag ausgewählt wurde, wird ein Eintrag gefunden, sofern er im Soll oder Haben einers der in der Liste enthaltenen Konten enthält, ansonsten wird ein Eintrag gefunden, sofern er im Soll oder Haben das in der Liste ausgewählte Konto enthält.

Register Splittbuchen:

Es werden immer nur die Sub-Splitt-Buchungen einer im Expertenmodus oder im Einfach-Buchen-Modus ausgewählten Haupt-Splitt-Buchung angezeigt.

 

 

Datumsfilter: Unter Datum von und Datum bis ist eine optionale lokale Datumsauswahl möglich, die Einstellung Globales Datum benutzen, bewirkt, dass der auf der Mauspalette eingestellte Auswertungszeitraum benutzt wird.

Diese Eigenschaften lassen sich separat für jede Einstellung festlegen.

 

Globalen Buchungsstatus benutzen:

Die in Filter 1-4 abgefragten Eigenschaften Die Buchung befindet sich im Stapel und Die Buchung befindet sich im Journal werden ignoriert, es wird der auf der Mauspalette eingestellte Buchungsstatus (Stapel [vorläufige Buchungen], Journal [endgültige Buchungen] oder Stapel und Journal) benutzt.

 

Filter 1:

Eine Auswahl erfolgt, sofern nur eine der aktivierten Bedingungen in der Liste zutrifft.

Beispiel: Die aktivierten Bedingungen Die Buchung enthält Vorsteuer und die Die Buchung enthält Umsatzsteuer, findet alle Buchungen, bei denen entweder Vorsteuer oder Umsatzsteuer enthalten ist.

 

Filter 2:

Eine Auswahl erfolgt, sofern alle aktivierten Bedingungen in der Liste zutreffen.

Beispiel: Die aktivierte Bedingung Die Buchung enthält Vorsteuer findet nur Buchungen, bei denen auch Vorsteuer enthalten ist.

 

Filter 3:

Eine Auswahl erfolgt, sofern keine der aktivierten Bedingungen in der Liste zutrifft.

Beispiel: Die aktivierte Bedingung Die Buchung enthält Vorsteuer, findet nur Buchungen, bei denen keine Vorsteuer enthalten ist.

 

Filter 4:

Eine Auswahl erfolgt, sofern alle aktivierten Bedingungen in der Liste nicht zutreffen.

Beispiel: Die aktivierten Bedingungen Die Buchung enthält Vorsteuer und die Die Buchung wurde storniert, findet keine Buchungen, bei denen Vorsteuer enthalten und die zusätzlich storniert wurden.

 

Hinweis: Haupt-Splitt-Buchungen dienen nur zur Verwaltung der eigentlichen Buchungen und werden bei Berechnungen ignoriert.

Informationen zum Aufbau von Splitt-Buchungen finden Sie in dem Eintrag Aufbau von Splitt-Buchungen.

Werden Haupt-Splitt-Buchungen in die Suchliste integriert, so beziehen sich die meisten nachfolgenden Aktionen wie z.B. Löschen oder Exportieren auch auf alle enthaltenen Sub-Splittbuchungen, dies ist in der Regel erwünscht, wenn allerdings nur Buchungen exportiert werden sollen, die ein bestimmtes Sollkonto oder Habenkonto enthalten, sollte unter Filter 3 die Negativ-Bedingung Es handelt sich um eine Haupt-Splitt-Buchung aktiviert werden.

Informationen zum Aufbau von Storno-Buchungen finden Sie in dem Eintrag Gutschrift und Storno.

 

Datenfelder abfragen:

Es können beliebig viele Datenfelder abgefragt werden, eine neue Abfrage kann mit dem Schalter Einfügen erzeugt werden.

Die Einstellung Alle Datenfeld-Bedingungen müssen erfüllt sein, bestimmt die logische (ODER, UND) Verknüpfung der Datenfeldabfragen.

 

Wählen Sie unter Datenfelder abfragen das Datenfeld aus, in dem gesucht werden soll.

Wählen Sie den Vergleichs-Operator aus.

Geben Sie im Eingabefeld neben der Auswahl der Vergleichs-Operatoren den zu suchenden Begriff ein.

Aktivieren Sie evtl. einer der nachfolgenden optionalen Zusatzeinstellungen und erzeugen Sie die Abfage mit dem Schalter Einfügen.

 

Gross/- Kleinschreibung beachten: Bei der Suche in Textdatenfeldern wird zwischen Gross/- und Kleinschreibung unterschieden.

Suche mit Platzhalter: Im Suchwort werden Platzhalter, * für ein beliebig häufiges Vorkommen eines beliebigen Zeichens oder ? für ein einmaliges Vorkommen eines beliebigen Zeichens, benutzt.

Beispiel:

M*ller findet, Müller, Möller, Mäller und Maeller.

M?ller findet nur Müller, Möller, Mäller.

Hinweis: Die Suche mit Platzhaltern ist nur bei Textdatenfeldern und dort nur bei den Operatoren ist gleich oder ist ungleich anwendbar.

 

Eine geänderte Einstellung wird nicht automatisch gesichert, sondern muss mit dem Schalter Ändern bestätig werden.

 

Spezielle Datenfelder:

Die interne ID des Steuersatzes: Es ist zwar auch eine Suche nach Steuersätzen mittels der Bezeichnung möglich, aber der beste Weg ist die Suche mittels der programminternen eindeutigen ID (Zahl), diese ist im Verwaltungsdialog der Steuersätze im Feld Interne ID ablesbar.

 

Kontenfilter:

Konten, die enthalten sein müssen: Es werden nur Buchungen gefunden, bei denen entweder das Sollkonto oder das Habenkonto in der Liste enthalten sind.

Konten, die nich enthalten sein dürfen: Es werden nur Buchungen gefunden,  bei denen das Sollkonto und das Habenkonto in der Liste nicht enthalten sind.

Eingabeformat: Kontonummernbereiche werden mit einem Bindestrich getrennt, einzelne Konten mit einem Komma, z.B.: 1000-1210,8400,4930

 

Nach dem Betätigen des Schalters Suchen werden in der Buchungsliste nur die zutreffenden Buchungen angezeigt.

Der Suchdialog ist nicht modal, d.h. Sie können die Buchungen weiter bearbeiten, ohne den Suchdialog schließen zu müssen.

Hinweis: Mit einem Doppelklick auf das Minimieren-Symbol können Sie den Dialog verkleinern, mit einem Doppelklick auf das Maximieren-Symbol wieder die ursprüngliche Grösse herstellen. Dadurch können Sie den Dialog solange aus dem Sichtbereich schieben, bis er wieder benötigt wird.

Nach dem Beenden des Dialoges werden die Buchungen wieder ungefiltert in der Buchungsliste angezeigt.

 

Auf das Suchergebnis können verschiedene Aktionen angewandt werden:

Ausbuchen in das Journal: Das Suchergebnis wird in das Journal ausgebucht.

Buchungsliste drucken: Druckt das Suchergebnis aus.

Ersetzen: In den gefundenen Einträgen können Datenfeldinhalte ersetzt werden.

Export im DATEV©-Format: Exportiert das Suchergebnis im DATEV©-Format.

Exportieren: Exportiert das Suchergebnis in ein anderes Datenbankformat.

Gutschrift erstellen: Erstellt eine Gutschrift zu den Buchungen, das neue Belegdatum kann nach dem Start der Aktion festgelegt werden.

Kopie erstellen: Erstellt eine Kopie zu den Buchungen, das neue Belegdatum kann nach dem Start der Aktion festgelegt werden.

Löschen: Löscht die gefundenen Buchungen.

Stornieren: Storniert die Buchungen, das neue Belegdatum kann nach dem Start der Aktion festgelegt werden.

 

 

Anleitung zu der Ersetzen-Funktion:

 

Nach dem Betätigen des Schalters Aktion Starten im Suchdialog, erscheint ein Dialog, in dem Ersetzen-Einstellungen erstellt werden können.

Mit dem Schalter Sichern und Abbrechen kann zuerst eine Konfiguration ohne Ersetzung erfolgen.

Der Schalter Ersetzung starten, startet die Ersetzung nach einer vorherigen Abfrage.

 

Hinweis: Beachten Sie dabei, dass bei einer Änderung einer steuerlich relevanten Einstellung einer Buchung, die bereits in einer Steuermeldung in einem vorhergehenden Abgabezeitraum gemeldet wurde, eine manuelle Meldungskorrektur notwendig ist.

 

Da ein versehentlich falsches Ersetzen problematisch sein kann und nur mittels einer Sicherungskopie rückgängig gemacht werden kann, gibt es die Möglichkeit, mittels der Einstellung Datensicherung vor der ersten Ersetzung eine temporäre Kopie des aktuellen Datenbankzustandes zu erstellen.

Dieser Sicherungszustand kann mit der Funktion <Datei|Datensicherung|Änderungen seit erstem Skript rückgängig machen> wiederhergestellt werden.

Der Schalter Status zurücksetzen, löscht den vorherigen Sicherungszustand und erzeugt einen neuen Zustand ab dem aktuellen Zeitpunkt, z.B. nach einer erfolgreichen Ersetzung.

 

Aktion, falls die Buchung nicht geändert werden kann:

Bei Buchungen, die nicht mehr geändert werden können, da sie z.B. in einem gesperrten Monat liegen, ist keine Ersetzung möglich.

Alternativ kann es jedoch evtl. sinnvoll sein, die Buchung zu stornieren oder eine Gutschrift zu erstellen und eine Kopie der Buchung mit den Änderungen in einzufügen (Gutschriften werden im Stapel eingefügt).

Unter Datumseinstellung kann das Datum der neuen Buchung, das gleichzeitig das Datum der Stornobuchung oder der Gutschrift ist, festgelegt werden.

Sofern die Änderung steuerlich relevant ist und bereits in einer Steuermeldung in einem vorhergehenden Abgabezeitraum gemeldet wurde, führt z.B. eine Gutschrift mit dem Belegdatum zum Änderungszeitpunkt im neuen Abgabezeitraum zu einer automatischen Korrektur z.B. in der Zusammenfassenden Meldung.

Hinweis: Diese Einstellung sollte nur von Buchhaltungsprofis benutzt werden.

 

Unter Datenfelder können Datenfelder ausgewählt werden, in denen eine Ersetzung bei den gefundenen Buchungen stattfinden soll.

Unter Neuer Inhalt, ist der Text einzutragen, mit dem der vorhandene Datenfeldinhalt ersetzt werden soll.

Eine neue Ersetzung kann mit dem Schalter Einfügen erzeugt werden.

 

Spezielle Datenfelder:

Die interne ID des Steuersatzes: Es ist zwar auch eine Suche nach Steuersätzen mittels der Bezeichnung möglich, aber der beste Weg ist die Suche mittels der programminternen eindeutigen ID (Zahl), diese ist im Verwaltungsdialog der Steuersätze im Feld Interne ID ablesbar.

 

Die interne ID des Soll-Steuersatzes, Die interne ID des Haben-Steuersatzes,

Der Name des Soll-Steuersatzes, Der Name des Haben-Steuersatzes:

Zusätzlich zu der Zuweisung des Steuersatzes ist auch die Seite des Steuerkontos vorgegeben, die Vorgabe wird jedoch nur in Spezialfällen benutzt, bei denen dies nicht eindeutig anhand der bebuchten Konten ermittelt werden kann.

 

1, sofern es sich um eine ungültige Buchung handelt: Das Datenfeld wird beim Ersetzen ignoriert.

 

1, sofern es sich um nicht fällige Umsatzsteuer handelt: Unter Neuer Inhalt kann 0 (fällige Umsatzsteuer)  oder 1 (nicht fällige Umsatzsteuer) eingetragen werden.

 

Kostenstellen: Zugewiesene Kostenstellen müssen zuvor angelegt worden sein, bei der Zuweisung über den Titel muss der Text eingegeben werden, der in der Kostenstellenverwaltung (Schalter <Bedienung|Verwalten|Kostenstellen> in der Buchungsmaske) unter Name erscheint, nicht der Text, der unter Beschreibung erscheint.

 

Die Sollkontonummer oder die Habenkontonummer: Die Soll-Habenseite wird bei Splitt-Buchungen automatisch ermittelt, ansonsten bei ungültigen (unvollständig importierten) Buchungen anhand des fehlenden Gegenkontes ansonsten wird bei Ertragskonten die Habenseite und bei Aufwandskonten die Sollseite zugewiesen.

Die Datenfelder Die Sollkontonummer und Die Habenkontonummer sorgen im Gegensatz dazu für eine explizite Zuweisung der Sollseite bzw. der Habenseite.