Hinweis: Diese Anleitung setzt voraus, dass die Einstellung 'Neuer OP-Ausgleich' im Register Verschiedenes der Programmeinstellungen aktiviert wurde.
Buchungen, die für einen Ausgleich eines offenen Postens herangezogen werden können, enthalten in der Regel eine Buchung eines erfolgsneutralen Kontos (zumeist ein Finanzkonto) an ein Personenkonto (Kunde oder Lieferant) oder an Forderungen oder Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (ohne Sammelkonten), diese Buchungen werden nachfolgend OP-Zahlungsbuchung genannt.
OP-Zahlungsbuchungen können entweder manuell erstellt werden oder durch einen Import entstanden sein und können für den Zahlungsausgleich einer oder mehrerer Rechnungen genutzt werden.
Um in der Buchungsmaske nach OP-Zahlungsbuchungen zu filtern, gibt es am Schalter Filter zwei Einträge:
1) Manuelle OP-Zahlungsbuchung: Zeigt alle passenden Buchungen an.
2) Manuelle OP-Zahlungsbuchung mit Restbetrag: Zeigt alle passenden Buchungen an, bei denen der Buchungsbetrag noch nicht komplett für einen OP-Ausgleich genutzt wurde.
Anleitung:
Wählen Sie die passende Buchung aus und gehen Sie auf den Schalter OP in der Buchungsmaske.
Im sich öffnenden Dialog werden unter den Rechnungen die noch unbezahlten Rechnungen des Personenkontos in der Zahlungsbuchung angezeigt.
Mittels Mehrfachauswahl können die Rechnungen ausgewählt werden, die mit der Zahlung ausgeglichen werden solllen.
Sofern die Einstellung Datumsauswahl nutzen aktiviert ist, werden nur Rechnungen angezeigt, die sich im Datumsbereich befinden, der mit dem Schalter Einstellen eingestellt wurde, ansonsten alle Rechnungen.
Mit dem Schalter Bearbeiten können bestehende Zahlungszuweisungen zu einer Rechnungen gelöscht oder storniert werden.
Mit dem Schalter Zuweisen kann eine neue Zahlungszuweisung zu einer oder mehreren Rechnungen erstellt werden:
Mit restlichem Rechnungsbetrag ist nachfolgend der restliche Rechnungsbetrag der zuvor ausgewählten Rechnung bzw. der bei einem evtl. Skonto, der um den Skontobetrag gekürzte restliche Rechnungsbetrag gemeint.
Einstellungen:
Anwendungsfälle:
1) Der Zahlbetrag entspricht dem restlichem Rechnungsbetrag:
Keine Aktions-Einstellungen möglich.
2) Unterzahlung (der Zahlbetrag ist geringer als der restliche Rechnungsbetrag):
a) Aktion Unterzahlung: Keine (z.B. Teilzahlung):
Es wird der Zahlbetrag verbucht.
b) Aktion Unterzahlung: Unterzahlung als Skonto ausbuchen:
Die Differenz wird als Skonto ausgebucht.
3) Überzahlung (der Zahlbetrag ist höher als der restliche Rechnungsbetrag):
a) Aktion Überzahlung: Überzahlung für weitere Rechnung stehen lassen:
Es wird nur der restliche Rechnungsbetrag verbucht, der Restbetrag der OP-Zahlungsbuchung kann später für eine weitere Rechnung genutzt werden.
Siehe dazu auch am Anfang des Kapitels unter Filter/Manuelle OP-Zahlungsbuchung mit Restbetrag, um nur OP-Zahlungsbuchungen anzuzeigen, die noch einen Restbetrag enthalten).
b) Aktion Überzahlung: Überzahlung auf Erfolgskonto ausbuchen:
Der Betrag der Überzahlung wird auf ein Erfolgskonto gebucht.
Beispiel: Rechnung 500 Währungseinheiten, Überzahlung mit 1000 Währungseinheiten.
Beispiel mit Skonto: Rechnung 500 Währungseinheiten, bei Skonto 3% 485 Währungseinheiten, Überzahlung mit 490 Währungseinheiten.
c) Aktion Überzahlung: Skonto bei Überzahlung verringern (nur bei Rechnungen mit Skonto):
Der Skontobetrag wird so verringert, dass die Überzahlung mit dem Skonto verrechnet wird.
Beispiel: Rechnung 500 Währungseinheiten, bei Skonto 3% 485 Währungseinheiten, bei Überzahlung mit 490 Währungseinheiten wird das Skonto auf 2% verringert.
Buchungstext:
Manuell: Es kann im Eingabefeld rechts neben der Auswahlliste ein manueller Buchungstext eingetragen werden.
Rechnungsnummer: Ersetzt den ursprünglichen Buchungstext der OP-Zahlungsbuchung durch die Rechnungsnummern der Rechnungen, die mit der Buchung beglichen werden. Optional kann unter Text für Zahlungseingang auch noch ein Text eingetragen werden, der an den neuen Buchungstext angehangen wird.
Die Einstellung ist nur für die erste Zahlungszuweisung aktiviert, nachfolgende Zahlungszuweisungen übernehmen dabei die Einstellung der ersten Zuweisung.
Automatisch: Mit dem Schalter Konfigurieren kann der Buchungstext aus Variablen erstellt werden, das Eingabefeld Zusatz entspricht dabei der Variablen <Zusatz>.
Hinweis: Die Änderung der Einstellung wirkt sich auch auf den generierten Buchungstext im Register Zahlungen der Kunden- und Lieferantenverwaltung aus.
Die Einstellung ist nur für die erste Zahlungszuweisung aktiviert, nachfolgende Zahlungszuweisungen übernehmen dabei die Einstellung der ersten Zuweisung.
Beispiel: Bilanz-Ist, vorher:
Nach der Zahlungszuweisung an zwei Rechnungen mit der Einstellung Rechnungsnummer:
Nach der Zahlungszuweisungan zwei Rechnungen mit der Einstellung Manuell:
Splittbuchungen erstellen, sofern möglich:
Fasst Umbuchungen bei Rechnungen mit mehreren Steuersätzen als Splittbuchung zusammen.
IBAN an Personenkonto zuweisen:
Sofern eine Buchung eine IBAN-Information durch einen Import enthält, werden die IBAN+BIC in das Personenkonto eingetragen, sofern noch nicht vorhanden, dadurch kann das passende Personenkonto beim nächsten Import automatisch zugewiesen werden (siehe dazu auch die Import-Einstellung Personenkonten finden).
Text für Skonto, Überzahlung, Anzahlung und andere Umbuchungen:
Der Buchungstext für Umbuchungen wird aus dem Buchungstext der Zahlungsbuchung plus dem Text des entsprechenden Eingabefeldes erstellt.
Sofern die Einstellung Rechnungsnummer kopieren aktiviert wurde, wird der Buchungstext für Umbuchungen aus der Rechnungsnummer der Rechnung plus dem Text des entsprechenden Eingabefeldes erstellt.
Belegkreis ändern: Ersetzt den ursprünglichen Belegkreis der OP-Zahlungsbuchung und evtl. Umbuchungen durch einen benutzerdefinerten Belegkreis.
Wie der Belegkreis ersetzt wird, kann in dem Auswahlfeld Auswahl festgelegt werden:
Automatisch:
Es wird je nach Buchung der passende Belegkreis aus den Belegkreisen ZE, ZA, GA und GE vorausgewählt.
Aus Kontonummer:
Es wird der Belegkreis ausgewählt, dem die Nummer des Finanzkontos der Buchung zugeordnet wurde.
Immer gleich:
Es wird ein fester Belegkreis genutzt, dieser muss in der Belegkreisliste ausgewählt werden.
Wie Rechnung:
Der Belegkreis und die Belegnummer werden aus der Rechnung übernommen.
Diese Einstellung sollte aktiviert werden, falls ein Austausch im DATEV-Format geplant ist.
Buchungsperiode: Ersetzt die ursprüngliche Buchungsperiode der OP-Zahlungsbuchung und evtl. Umbuchungen durch eine andere Buchungsperiode.
Fremdbeleg: Weist der OP-Zahlungsbuchung und evtl. Umbuchungen einen Fremdbelegtext zu.
Hinweise:
Nachdem Beträge einer OP-Zahlungsbuchung einer Rechnung zugewiesen wurden kann die Buchung nicht mehr gelöscht, storniert oder in der Buchungsmaske geändert werden.
Dazu müssen die Zuweisungen mit dem Schalter Bearbeiten oder dem Menüpunkt OP-Zahlung aktuelle Buchung ändern gelöscht oder storniert werden.
Die evtl. durch die Zuweisung an eine Rechnung erzeugten Umbuchungen lassen sich in der Buchungsmaske weder bearbeiten noch löschen oder stornieren. Ein Löschen oder Storno der Buchungen kann nur über den Schalter Bearbeiten in diesem Dialog oder den Menüpunkt OP-Zahlung aktuelle Buchung ändern geschehen.
Sofern eine Rechnung der Kunden- und Lieferantenverwaltung gelöscht oder storniert wird, die eine eine Zahlungszuordnung von einer OP-Zahlungsbuchung enthält, werden auch die entsprechenden Einträge der OP-Zahlungsbuchung gelöscht oder storniert.